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# Flux d'approbation

{% stepper %}
{% step %}

#### **Quand en avez-vous besoin ?**

Les flux d'approbation sont nécessaires lorsque les factures et les bons de commande doivent être approuvés par les bonnes personnes, dans le bon ordre. Vous définissez une seule fois le fonctionnement des approbations dans votre entreprise, puis Fitek applique automatiquement cette logique à chaque document. Vous n'avez plus à rechercher manuellement la personne qui doit approuver ensuite, et vous réduisez les erreurs et les blocages.
{% endstep %}

{% step %}

#### **Comment les flux sont-ils appliqués ?**

Lorsqu'un flux d'approbation est défini dans une imputation automatique (menu **Automatisation**), Fitek l'applique [automatiquement](/fitek-learning-space/french-francais/purchase-invoices/automatisation.md) aux documents. Si aucun flux n'y est défini, le flux d'approbation doit être sélectionné ou ajusté manuellement sur le document par un utilisateur disposant du rôle approprié (par exemple Responsable des affectations ou Administrateur).

{% tabs %}
{% tab title="Création" %}
{% embed url="<https://youtu.be/K_RS0nQEg8s?si=ClqELA00LH4hwJTE>" %}
{% endtab %}

{% tab title="Approbation" %}
{% embed url="<https://youtu.be/FtqjSGPNK2w?si=TK6PILUnrkb_Ygcg>" %}
{% endtab %}
{% endtabs %}
{% endstep %}

{% step %}

#### **Qui peut créer et gérer les flux d'approbation ?**

Les flux d'approbation applicables à toute l'entreprise sont gérés dans **Paramètres → Flux d'approbation**. Seuls les utilisateurs disposant du rôle **Administrateur** ou **Comptable** peuvent :

* créer de nouveaux flux d'approbation (**Ajouter**) ;
* modifier les flux existants (ajouter, retirer ou remplacer des approbateurs, modifier les étapes) ;
* exporter la liste des flux ;
* supprimer les flux qui ne sont pas utilisés.

{% hint style="info" %}
Sur une **facture (ou un bon de commande) en particulier**, les utilisateurs disposant des rôles **Approbateur + Responsable des affectations**, **Approbateur + Responsable des affectations + Finalisation du flux** ou **Administrateur** peuvent modifier le flux d'approbation de ce seul document : remplacer un approbateur, ajouter quelqu'un avant ou après lui, ou ajuster la chaîne.
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}

***

#### Remplacer un utilisateur

Il arrive qu'un approbateur ne doive plus faire partie d'une étape, par exemple parce qu'il a quitté l'entreprise, changé de fonction ou n'est plus responsable du centre de coûts concerné. Dans ce cas, inutile de reconstruire tout le flux : utilisez l'option **Remplacer l'utilisateur** pour remplacer une personne par une autre. Voir [Remplacer un utilisateur](/fitek-learning-space/french-francais/purchase-invoices/flux-dapprobation/remplacer-un-utilisateur.md).

***

#### Supprimer un flux d'approbation

{% endstep %}

{% step %}
Vous ne pouvez supprimer que les flux **qui ne sont pas utilisés** :

* si un flux est utilisé par une ou plusieurs **règles d'automatisation** (par exemple des imputations automatiques), l'option **Supprimer** est grisée et le message suivant s'affiche : « Le flux est utilisé par une ou plusieurs règles d'automatisation et ne peut pas être supprimé. »

<figure><img src="https://content.gitbook.com/content/Wujd6ZuCgPYsx1bEr2Us/blobs/rtMt95z0AKaNyPQBnrTn/Screenshot%202026-01-30%20at%2022.49.21.png" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Pour supprimer un **flux inutilisé**, cliquez sur l'**icône de suppression** en haut à droite du bloc du flux. Un message de confirmation s'affiche : « Êtes-vous sûr de vouloir effectuer cette action ? » (**Non / Oui**). Si vous cliquez sur **Oui** :
  * tous les approbateurs et toutes les étapes sont supprimés ;
  * le flux lui-même est supprimé ;
  * vous revenez à la page principale **Flux d'approbation**.

{% hint style="info" %}
**Conseil : désactiver plutôt que supprimer**

Si vous ne souhaitez plus qu'un flux d'approbation soit utilisé, mais voulez **conserver sa structure**, vous pouvez désactiver l'interrupteur **Actif** du flux.

Lorsque **Actif** est désactivé :

* le flux **n'apparaît plus** dans la liste déroulante des flux d'approbation sur les factures ;
* il **n'est plus proposé** lors de la création de nouvelles étapes d'imputation automatique.

C'est une option plus sûre que la suppression lorsque :

* vous pourriez avoir de nouveau besoin du flux ;
* le flux est encore lié à des automatisations et ne peut donc pas être supprimé.

***

Vous pouvez désactiver un flux d'approbation même si certaines factures l'utilisent déjà. La désactivation empêche uniquement son utilisation sur les nouvelles factures et dans les nouvelles règles d'automatisation ; les factures en cours conservent leur flux et peuvent être finalisées normalement.
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}

***

#### Modifier l'ordre d'un flux d'approbation

Si vous disposez des droits nécessaires (en général, en tant qu'administrateur), vous pouvez modifier l'ordre des approbateurs à deux endroits :

**1. Flux prédéfinis**

* **Où :** dans le menu principal de Fitek, sélectionnez **Paramètres → Flux d'approbation**.
* **Comment :** recherchez le flux à modifier ; la liste des utilisateurs s'affiche dans l'ordre d'approbation actuel. Vous pouvez **faire glisser** les utilisateurs pour modifier l'ordre, ajouter de nouveaux approbateurs ou retirer des approbateurs existants.

{% hint style="success" %}
**Quand l'utiliser ?**\
Pour modifier le processus d'approbation standard de toutes les futures factures affectées à ce flux, par exemple lorsque la chaîne d'approbation de votre entreprise change à la suite d'une embauche ou d'un changement de fonction.
{% endhint %}

<figure><img src="https://content.gitbook.com/content/Wujd6ZuCgPYsx1bEr2Us/blobs/TCzO5gnHn5jJqgsvxjxJ/Screenshot%202026-02-02%20at%2021.42.48.png" alt="" width="347"><figcaption></figcaption></figure>

**2. Sur une facture en particulier**

* **Où :** ouvrez la facture concernée et repérez le bloc des approbations.

<figure><img src="https://content.gitbook.com/content/Wujd6ZuCgPYsx1bEr2Us/blobs/4hBGrtb69qcU4j9LrIV5/Screenshot%202026-02-02%20at%2022.37.53.png" alt="" width="375"><figcaption></figcaption></figure>

* **Comment :** cliquez sur l'icône crayon (modifier) du bloc des approbations. Le flux d'approbation actuel de la facture s'affiche ; vous pouvez **faire glisser** les utilisateurs pour modifier l'ordre, ajouter des approbateurs en parallèle ou retirer une personne si nécessaire.

{% hint style="success" %}
**Quand l'utiliser ?**\
Pour une modification ponctuelle sur une facture donnée, par exemple si une personne est absente ou si la facture nécessite un examen particulier.
{% endhint %}
{% endstep %}
{% endstepper %}

<figure><img src="https://content.gitbook.com/content/Wujd6ZuCgPYsx1bEr2Us/blobs/BG859o8nlk8SSoJNAjCu/Screenshot%202026-02-02%20at%2022.40.19.png" alt="" width="375"><figcaption></figcaption></figure>

***

#### **Notions clés**

<table><thead><tr><th width="178.21484375">Notion</th><th>Définition</th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>Étape</strong></td><td>Un niveau de la chaîne d'approbation. Exemple : étape 1 = responsable administratif, étape 2 = équipe comptable.</td></tr><tr><td><strong>Approbateur</strong></td><td>Utilisateur affecté à une étape, qui peut approuver, ignorer ou rejeter un document.</td></tr><tr><td><strong>Rôle</strong></td><td>Le niveau de droits d'un utilisateur. Les rôles déterminent les actions possibles (affecter, approuver, finaliser un flux). Voir <a href="/fitek-learning-space/french-francais/getting-started/guide-de-demarrage/roles-utilisateur.md">Rôles utilisateur</a>.</td></tr><tr><td><strong>Flux statique</strong></td><td>Les mêmes approbateurs à chaque étape, quel que soit le montant du document. Adapté aux petites équipes ou aux processus d'approbation fixes. <a href="/fitek-learning-space/french-francais/purchase-invoices/flux-dapprobation/flux-statique.md">En savoir plus</a>.</td></tr><tr><td><strong>Flux dynamique</strong></td><td>Le système retire automatiquement les approbateurs dont la limite monétaire est supérieure au total de la facture. Adapté aux entreprises disposant de seuils d'approbation clairs. <a href="/fitek-learning-space/french-francais/purchase-invoices/flux-dapprobation/flux-dynamique.md">En savoir plus</a>.</td></tr><tr><td><strong>Approbation parallèle</strong></td><td>Plusieurs approbateurs d'une même étape interviennent en même temps, et non l'un après l'autre. <a href="/fitek-learning-space/french-francais/purchase-invoices/flux-dapprobation/approbation-parallele.md">En savoir plus</a>.</td></tr><tr><td><strong>Approbation X sur Y</strong></td><td>Seuls X approbateurs sur Y doivent approuver. Exemple : « 2 responsables sur 3 doivent approuver ». <a href="/fitek-learning-space/french-francais/purchase-invoices/flux-dapprobation/approbation-x-sur-y.md">En savoir plus</a>.</td></tr></tbody></table>


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