> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://fitek-learning.fitek.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://fitek-learning.fitek.com/fitek-learning-space/french-francais/getting-started/guide-de-demarrage/roles-utilisateur.md). # Rôles utilisateur Chaque organisation gère ses factures à sa manière : une petite équipe financière où chacun cumule plusieurs fonctions, ou une organisation plus large avec une hiérarchie d'approbation clairement définie et des exigences d'audit strictes. Le système de rôles de Fitek s'adapte au fonctionnement réel de votre équipe. Chaque personne reçoit exactement l'accès dont elle a besoin. Vous pouvez par exemple donner à quelqu'un une visibilité complète sans droit de modification (Auditeur), ou permettre à une personne de traiter les factures au quotidien sans toucher aux paramètres du système (Responsable des affectations). ### Fonctionnement des rôles **Attribution des rôles :** votre administrateur attribue les rôles selon ce que chaque personne doit faire. La plupart des utilisateurs ont un rôle principal, mais certains rôles se combinent : par exemple, un approbateur peut aussi recevoir le rôle Finalisation du flux pour devenir le décideur final. **Combinaison des rôles :** certains rôles se complètent naturellement (comme Approbateur + Finalisation du flux). D'autres sont autonomes, car ils répondent à d'autres besoins (comme Vérificateur, utilisé seul ou avec Finalisation du flux). Le rôle Auditeur, par exemple, ne se combine jamais avec d'autres : il est en lecture seule par conception. **Évolution des rôles :** votre administrateur peut modifier les rôles lorsqu'une personne change de fonction, lorsque de nouveaux modules sont activés (comme Bons de commande ou Notes de frais), ou lorsque vos exigences d'audit évoluent. *** ### Rôles principaux #### Administrateur **Utilisateurs concernés :** responsables des processus financiers, utilisateurs clés du système, décideurs de confiance. **Ce que les administrateurs peuvent faire :** * contrôle complet du système : modifier tous les paramètres et toutes les configurations ; * gestion des utilisateurs : créer de nouveaux utilisateurs et modifier les comptes existants ; * supervision complète des factures : consulter et gérer chaque facture, quel que soit son statut ; * gestion des données : modifier les données comptables, les numéros de compte et les dimensions ; * contrôle des processus : créer et gérer les flux d'approbation et les imputations automatiques ; * fonctions avancées : recherche avancée, saisie manuelle de factures, export CSV/XLS ; * suppression : supprimer des factures si nécessaire. **Fonctionnement :** l'administrateur voit tout : l'ensemble des factures (nouvelles, en attente d'approbation, terminées), tous les paramètres du système et les outils de gestion des utilisateurs. C'est le niveau d'accès le plus élevé de Fitek ; il est généralement réservé à un petit nombre de personnes de confiance. **Exemple :** votre directeur financier doit valider les flux d'approbation de l'entreprise, ajuster les paramètres pour un nouveau centre de coûts et consulter les factures de tous les services. Le rôle Administrateur convient. *** #### Comptable **Utilisateurs concernés :** équipes comptabilité fournisseurs, employés administratifs financiers, centres de services partagés. **Ce que les comptables peuvent faire :** * gestion complète des factures : modifier les détails, supprimer des factures, finaliser le traitement ; * supervision financière : accès aux fonctions comptables, aux règles d'automatisation et aux données fournisseurs ; * export de données : télécharger les données des factures en CSV ou XLS pour les rapports ; * flux d'approbation : ajouter, modifier, supprimer, activer et désactiver des flux d'approbation dans **Paramètres → Flux d'approbation**, les exporter vers Excel et remplacer un utilisateur dans les flux. Un comptable peut aussi être défini comme dernier approbateur d'un flux. **Ce que les comptables ne peuvent pas faire :** * gérer les comptes utilisateur ; * modifier les paramètres de l'entreprise. **Fonctionnement :** les comptables sont les utilisateurs avancés du traitement quotidien des factures. Ils gèrent le cycle de vie des factures – de leur arrivée à leur comptabilisation – et peuvent configurer les flux d'approbation, mais n'ont pas accès à la gestion des utilisateurs ni aux paramètres de l'entreprise. **Exemple :** le responsable de votre équipe comptabilité fournisseurs utilise le rôle Comptable pour vérifier l'imputation des factures, produire les exports de rapprochement mensuels et mettre à jour un flux d'approbation lorsqu'un chef de service change, sans avoir besoin du rôle Administrateur. *** #### Responsable des affectations **Utilisateurs concernés :** équipes centrales de réception des factures, accueil de la comptabilité fournisseurs, coordinateurs des factures. **Ce que les responsables des affectations peuvent faire :** * affecter les factures à un flux d'approbation : placer les nouvelles factures dans le bon circuit d'approbation ; * création manuelle de factures : créer de nouvelles factures directement dans Fitek ; * modification des factures : modifier les détails et informations des factures ; * recherche dans toute l'entreprise : retrouver n'importe quelle facture ; * gestion des documents : joindre de nouveaux documents aux factures. **Important :** les responsables des affectations ne peuvent pas participer eux-mêmes au processus d'approbation. Si un responsable des affectations doit aussi approuver des factures, il doit également avoir le rôle Approbateur. **Fonctionnement :** si votre organisation dispose d'une équipe centrale qui décide vers quel circuit d'approbation envoyer chaque facture, cette équipe utilise le rôle Responsable des affectations. Elle veille à ce que chaque facture parvienne aux bons approbateurs ; elle voit toutes les factures, mais ne les approuve généralement pas. **Exemple :** votre équipe centrale de réception numérise et charge les factures de tous les services. Avec le rôle Responsable des affectations, elle les affecte aux bons chefs de service et s'assure qu'aucune ne se perd. Elle peut aussi saisir manuellement les factures qui ne sont pas arrivées par vos canaux automatisés. *** #### Approbateur **Utilisateurs concernés :** responsables, responsables de centres de coûts, chefs de service ayant une responsabilité budgétaire. **Ce que les approbateurs peuvent faire :** * recevoir des notifications : alertes par e-mail lorsque des factures attendent leur approbation ; * approuver des factures, avec un commentaire facultatif ; * rejeter des factures, avec un commentaire obligatoire ; * réaffecter des factures à d'autres approbateurs ; * gérer les données des factures : ajouter ou modifier des informations dans l'en-tête et les lignes ; * gérer les lignes d'imputation dans la vue détaillée ; * gérer les documents : joindre de nouveaux documents aux factures ; * rechercher : parcourir le registre des factures pour retrouver les approbations passées. **Limites d'accès :** les approbateurs ne voient que les factures qui leur sont affectées. Ils ne voient pas les files d'attente des autres services. **Fonctionnement :** les approbateurs sont les décideurs du processus. Ils vérifient l'exactitude des factures et leur conformité aux règles internes, puis les approuvent ou les rejettent. Chaque approbateur voit généralement sa propre file de factures en attente. **Exemple :** votre chef de service vérifie chaque facture qui lui est affectée, s'assure que la dépense est justifiée et l'approuve. En cas de problème, il la rejette avec un commentaire expliquant pourquoi. {% embed url="" %} *** #### Vérificateur **Utilisateurs concernés :** les personnes qui doivent approuver des factures sans les modifier, par exemple des approbateurs secondaires ou des fonctions de conformité. **Ce que les vérificateurs peuvent faire :** * approuver, rejeter ou ignorer des factures ; * télécharger les documents joints ; * exporter le détail des imputations vers Excel ; * consulter l'historique d'activité et les journaux d'approbation ; * gérer leur propre compte (nom, mot de passe, e-mail). **Ce que les vérificateurs ne peuvent pas faire :** * modifier une information de la facture ; * lier ou délier des factures et des bons de commande ; * modifier les flux d'approbation ; * modifier des données financières. **Droits particuliers :** les vérificateurs peuvent ajouter des approbateurs s'ils ont aussi le rôle Finalisation du flux. **Configuration :** le rôle Vérificateur ne se combine pas avec d'autres rôles principaux. Pour attribuer ce rôle, retirez d'abord les rôles précédents. Notez aussi que le rôle Vérificateur n'est pas encore pris en charge dans l'application mobile. **Fonctionnement :** le vérificateur approuve sans modifier. Ce rôle est utile lorsqu'une personne doit valider des factures (contrôle de conformité, approbation secondaire) sans pouvoir modifier les montants, les comptes ou les flux. **Exemple :** votre auditeur interne doit examiner et approuver chaque mois un échantillon de factures dans le cadre de votre processus de conformité, sans jamais pouvoir modifier les montants ni réaffecter les factures. Le rôle Vérificateur convient. *** #### Finalisation du flux **Utilisateurs concernés :** approbateurs finaux, contrôleurs de gestion, directeur financier. **Fonctionnement :** ce n'est pas un rôle autonome : il ajoute le droit d'approbation finale à un rôle existant (généralement Approbateur ou Vérificateur). **Ce qu'il ajoute :** * droit d'approbation finale : la facture est prête pour l'export une fois approuvée ; * suppression de factures, lorsque vos règles internes le permettent ; * associé au rôle Vérificateur : des droits supplémentaires, dont la modification des flux et la gestion complète des documents. **Intérêt :** certaines organisations ont besoin d'un décideur final clairement identifié dans leur chaîne d'approbation. Le rôle Finalisation du flux le désigne. **Exemple :** votre directeur financier a les rôles Approbateur + Finalisation du flux. Il peut non seulement approuver les factures, mais aussi les finaliser, ce qui les libère pour l'export vers votre système comptable. *** #### Auditeur **Utilisateurs concernés :** auditeurs internes et externes, responsables de la conformité, responsables qui ont uniquement besoin de visibilité. **Ce que les auditeurs peuvent faire :** * consulter toutes les factures de l'entreprise, en lecture seule ; * consulter les approbations : ce que les approbateurs ont approuvé et leurs commentaires ; * consulter les données comptables associées aux factures ; * parcourir le registre des factures : rechercher et filtrer toutes les factures d'achat de l'entreprise. **Ce que les auditeurs ne peuvent pas faire :** * modifier une information ; * supprimer des factures ; * approuver ou rejeter des factures ; * apporter la moindre modification au système. **Fonctionnement :** le rôle Auditeur est strictement en lecture seule. Il convient aux personnes qui ont besoin d'une visibilité complète (conformité, analyse, supervision) sans aucun droit de modification. **Exemple :** votre auditeur externe se connecte à Fitek chaque trimestre pour examiner les factures et les chaînes d'approbation et confirmer que vos contrôles financiers fonctionnent. Le rôle Auditeur lui donne une visibilité complète, sans risque de modification accidentelle ou volontaire. *** #### Créateur de notes de frais **Utilisateurs concernés :** les employés qui soumettent des notes de frais. **Ce que les créateurs de notes de frais peuvent faire :** * créer et soumettre des notes de frais via l'application mobile Fitek ; * soumettre des notes de frais manuellement sur la plateforme web ; * consulter leurs propres notes de frais soumises. **Accès :** limité à leurs propres notes de frais. **Prérequis :** le module Notes de frais doit être activé pour votre entreprise. **Fonctionnement :** si votre organisation utilise Fitek pour gérer les notes de frais, ce rôle permet aux employés de soumettre leurs reçus et notes de frais directement depuis l'application mobile, sans accès aux dépenses des autres. **Exemple :** votre équipe commerciale utilise le rôle Créateur de notes de frais pour photographier et soumettre ses reçus en déplacement ; les notes de frais sont ensuite transmises automatiquement à la comptabilité pour remboursement. *** #### Lecteur d'archives **Utilisateurs concernés :** les personnes qui ont besoin d'informations historiques sans participer au traitement quotidien. **Ce que les lecteurs d'archives peuvent faire :** * consulter les factures et les bons de commande archivés ; * accéder aux documents associés (selon la configuration). **Accès :** lecture seule, limitée aux données archivées. **Fonctionnement :** ce rôle convient aux personnes qui répondent à des questions historiques ou analysent l'activité passée, sans avoir besoin de droits d'approbation actuels. **Exemple :** votre analyste financier souhaite étudier les dépenses de l'année précédente. Le rôle Lecteur d'archives lui donne accès aux données historiques sans encombrer son interface avec les factures en cours. **Prérequis :** le module Archives doit être activé pour votre entreprise et des factures archivées doivent être disponibles. *** #### Rôles des bons de commande Si votre organisation utilise le module Bons de commande, Fitek propose deux rôles dédiés : **Créateur de bons de commande :** employés et services qui créent et soumettent des demandes d'achat. Ils peuvent affecter des flux d'approbation à leurs propres BC et les modifier tant qu'ils sont au statut Brouillon. **Administrateur des bons de commande :** responsables des achats et chefs d'équipe achats qui créent et modifient tous les BC de l'organisation. Ils peuvent consulter, modifier et créer tous les BC, et affecter des flux à tout BC au statut Brouillon ; la responsabilité de l'approbation finale reste toutefois aux approbateurs désignés. *** #### Administrateur des factures de vente **Utilisateurs concernés :** administration des ventes, équipes de comptabilité clients, services de facturation centralisés. **Ce que les administrateurs des factures de vente peuvent faire :** * contrôle complet des factures de vente : créer de nouvelles factures et modifier toutes les factures, y compris celles créées par d'autres ; * gestion des clients : ajouter et modifier les fiches clients ; * configuration : codes comptables, codes articles et l'ensemble des paramètres des factures de vente. **Accès :** lorsque c'est le seul rôle attribué, l'utilisateur voit un tableau de bord simplifié, centré sur les ventes, sans approbation de factures d'achat. **Limites :** ce rôle ne peut pas être combiné avec les rôles Vérificateur ou Finalisation du flux, afin de bien séparer les opérations de vente et d'achat. **Fonctionnement :** c'est le rôle de référence côté ventes, l'équivalent du rôle Comptable côté achats. **Exemple :** votre équipe de facturation utilise ce rôle pour créer les factures clients, mettre à jour les fiches clients et gérer le plan comptable propre aux ventes. *** ### Gestionnaire d'export **Utilisateurs concernés :** les personnes qui doivent réexporter des factures déjà envoyées à votre système comptable. **Important :** ce rôle ne peut être attribué qu'avec le rôle Administrateur ou Comptable. **Ce qu'il permet :** réexporter des factures approuvées déjà traitées et exportées, par exemple pour une correction ou une nouvelle transmission. *** ### Hiérarchie des droits Voici comment les rôles se situent en termes d'accès : ``` Administrateur (contrôle complet) ↓ Comptable (droits presque complets) ↓ Responsable des affectations (affectation et traitement des factures) ↓ Approbateur (approbation et modification des données) ↓ Créateur de notes de frais (soumission de notes de frais uniquement) ↓ Vérificateur (approbation uniquement, sans modification) ↓ Auditeur (lecture seule) ``` Cette hiérarchie ne signifie pas que les rôles inférieurs sont moins importants : ils répondent à des besoins différents. Un auditeur peut avoir plus d'autorité dans votre organisation qu'un responsable des affectations ; la hiérarchie reflète seulement les niveaux d'accès au système. *** ### Combinaisons de rôles possibles Certains rôles se combinent naturellement : * **Approbateur + Finalisation du flux :** l'approbateur devient le décideur final ; * **Vérificateur + Finalisation du flux :** le vérificateur obtient des droits de modification et le droit d'approbation finale ; * **Administrateur + Gestionnaire d'export :** l'administrateur peut réexporter des factures ; * **plusieurs rôles principaux pour une même personne :** certaines organisations attribuent à la fois Approbateur et Responsable des affectations à une personne qui gère l'approbation et l'affectation. Rôles qui ne se combinent pas : * **Vérificateur + autres rôles principaux :** le rôle Vérificateur est autonome (sauf avec Finalisation du flux) ; * **Administrateur des factures de vente + Vérificateur ou Finalisation du flux :** pour séparer les opérations de vente et d'achat. *** ### Modifier les rôles Votre administrateur peut modifier les rôles à tout moment. Raisons fréquentes : * **promotion ou changement de fonction :** une personne passe de Responsable des affectations à Approbateur ; * **nouveaux modules :** vous activez les bons de commande et attribuez le rôle Créateur de bons de commande ; * **changements d'organisation :** vous restructurez vos flux d'approbation ; * **évolutions de conformité :** vous ajoutez les rôles Auditeur ou Lecteur d'archives pour de nouvelles exigences réglementaires. Lorsque vous signalez un problème au support Fitek, indiquez toujours le ou les rôles de l'utilisateur concerné : cela nous aide à reproduire et à résoudre le problème plus rapidement. *** ### Choisir le bon rôle Partez de la question : que doit réellement faire cette personne dans Fitek ? * **Tout voir et tout gérer :** Administrateur * **Gérer le traitement quotidien des factures :** Comptable * **Affecter les factures aux approbateurs :** Responsable des affectations * **Approuver des factures :** Approbateur * **Approuver sans modifier :** Vérificateur * **Prendre la décision finale :** ajouter Finalisation du flux * **Consulter sans modifier :** Auditeur * **Soumettre ses propres notes de frais :** Créateur de notes de frais * **Consulter les archives :** Lecteur d'archives En cas de doute, commencez par le rôle le plus restreint et élargissez l'accès si nécessaire. Votre administrateur peut ajuster les rôles à tout moment. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://fitek-learning.fitek.com/fitek-learning-space/french-francais/getting-started/guide-de-demarrage/roles-utilisateur.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. 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