# Nastavenia Vaša e-mailová schránka vo Fiteku je viac než len obyčajná doručená pošta – je to konfigurovateľný vstupný bod, ktorý môžete prispôsobiť tomu, ako vaši dodávatelia posielajú faktúry a ako ich váš tím spracováva. Táto stránka sa venuje každému nastaveniu, kedy ho použiť a ako to vyzerá v praxi. *** 1. **Príjem XML (XML intake)** Niektorí dodávatelia posielajú elektronické faktúry ako XML súbory (napríklad UBL/BIS alebo E-arve) namiesto PDF. Toto nastavenie určuje, či vaša e-mailová schránka tieto XML súbory prijíma a spracováva. Medzi podporované **XML formáty** patria E-arve 1.1/1.2, UBL 2.1, BIS 3.0 a ISDOC. Keď je príjem **XML zapnutý**, XML súbory sa spracovávajú priamo – nie je potrebný žiadny krok digitalizácie, čo vám poskytuje najrýchlejšie vybavenie a najvyššiu presnosť údajov. Keď je príjem **XML vypnutý,** spracovávajú sa **iba ne-XML prílohy (PDF, JPG, TIFF)**. XML súbory sú ignorované. To je užitočné, ak už elektronické faktúry prijímate cez iný kanál (API, Peppol alebo lokálnu sieť) a e-mailová schránka je určená len pre PDF a obrázky, čím sa predíde duplicitám alebo konfliktným tokom. #### Kedy to použiť Požiadajte o zapnutie, ak chcete, aby schránka prijímala od dodávateľov PDF aj XML súbory. Vypnite to, ak XML prichádza cez samostatný kanál a schránka slúži len na PDF a obrázky. **Príklad** Dodávateľ pošle e-mailom faktúru vo formáte UBL. Pri povolenom príjme XML ju Fitek prečíta priamo – nie je potrebné žiadne skenovanie. Pri vypnutom príjme Fitek XML súbor preskočí a namiesto toho spracuje iba prílohy vo formáte PDF alebo obrázkov. *** 2. **Predspracovanie PDF (PDF preprocessing**) Pred digitalizáciou môže Fitek upraviť prichádzajúce PDF súbory, aby zabezpečil správne hranice dokumentov a čisté zachytenie celého záznamu. **Možnosti** * **Bypass (Obísť):** Žiadne zmeny, súbory idú priamo na digitalizáciu tak, ako boli prijaté. * **Rozdeliť viacstranové PDF (Split multipage PDFs):** Rozdelí jedno PDF na samostatné súbory (každá strana = jeden súbor); užitočné, keď dodávatelia posielajú balíky faktúr ako jeden súbor. * **Zlúčiť PDF abecedne (Merge PDFs alphabetically)**: Zlúči všetky akceptované súbory (PDF, JPEG, TIFF) podľa názvu súboru v poradí od A po Z. * **Zlúčiť PDF podľa poradia príloh v e-maile (Merge PDFs by email attachment order):** Zlúči súbory v poradí, v akom boli priložené k e-mailu, čím sa zachová postupnosť zamýšľaná odosielateľom. * **Ostrihať PDF na menšie (Cut PDF smaller)**: Pre potreby OCR zachová iba prvých 5 a posledné 2 strany; originál sa uloží a doručí po digitalizácii (užitočné pri rozsiahlych dokumentoch, kde sa podrobnosti o faktúre nachádzajú na začiatku a na konci). **K dispozícii je aj samostatná možnosť:** * **Ignorovať PDF podpis (Ignore PDF signature):** Keď je táto možnosť zapnutá, umožňuje Fiteku zlučovať a pridávať časovú pečiatku do podpísaných PDF. Túto možnosť použite len vtedy, ak nepotrebujete zachovať integritu podpisu (pozrite si často kladené otázky nižšie). **Kedy to použiť** Ak pravidelne dostávate faktúru + dodací list + pracovný výkaz ako samostatné prílohy, možnosť „Zlúčiť PDF podľa poradia príloh v e-maile“ ich spojí do jedného PDF v správnom poradí – presne tak, ako to dodávateľ zamýšľal. **Príklady** * Zlúčiť PDF podľa poradia príloh v e-maile Prídu tri prílohy: `001_Faktura.pdf`, `002_DodaciList.pdf`, `003_PracovnyVykaz.jpg`. Pri zapnutej funkcii zlučovania podľa poradia príloh Fitek skonvertuje podporované súbory (napr. PDF, JPEG) a vytvorí jedno kombinované PDF v presnom poradí: najprv faktúra, potom dodací list a nakoniec pracovný výkaz. * Rozdeliť viacstranové PDF Príde 50-stranový naskenovaný balík s názvom `Faktury_April.pdf`. Pri zapnutej funkcii rozdelenia viacstranových PDF Fitek rozdelí tento súbor stranu po strane na 50 samostatných PDF súborov, takže každá strana môže byť spracovaná ako samostatná faktúra. *** 3. **Upozorniť odosielateľa na chyby (Notify sender about errors)** Keď prichádzajúci e-mail nie je možné spracovať – napríklad ak je príloha príliš veľká, formát nie je podporovaný alebo e-mail neobsahuje vôbec žiadne prílohy – Fitek môže automaticky upozorniť odosielateľa, aby mohol chybu opraviť a e-mail poslať znova. **Kedy to použiť** Vždy. Dodávatelia dostanú jasné, dvojjazyčné chybové správy s adresou vašej schránky a príslušnými pravidlami, takže môžu problém vyriešiť sami bez toho, aby vás museli najprv kontaktovať. Požiadajte o vypnutie tejto funkcie, ak radšej riešite všetky výnimky interne. V takom prípade pridajte adresu vášho účtovného tímu (AP tím) do zoznamu adries pre zasielanie oznámení, aby bol namiesto odosielateľa upozornený váš tím. **Príklady** * **Dodávateľ pošle 40 MB PDF** súbor, pričom limit vašej schránky je 20 MB – odosielateľ dostane automatický chybový e-mail vysvetľujúci limit veľkosti a adresu vašej schránky. * **Príde e-mail** bez akýchkoľvek príloh vo formáte PDF, JPG alebo TIFF – odosielateľ dostane oznámenie, že sa nenašli žiadne akceptovateľné prílohy. *** 4. **Časová pečiatka (Timestamp)** Fitek môže na vrch každého PDF súboru faktúry pridať malú servisnú poznámku, ktorá zobrazuje: * **Názov e-mailovej schránky** * **Dátum a čas prijatia (CET)** * **E-mailovú adresu odosielateľa** Tým sa vytvára spoľahlivý audítorský záznam o tom, kedy faktúra prišla a kto ju poslal. **Poznámka:** Časové pečiatky sa nepridávajú do podpísaných PDF súborov, pokiaľ nemáte zapnutú možnosť **„Ignorovať PDF podpis“.** *** 5. **Povolené domény (Whitelist domain)** Obmedzte svoju e-mailovú schránku tak, aby prijímala e-maily len z konkrétnej domény (napríklad `@supplier.com` alebo `@gov.ee`). E-maily zo všetkých ostatných domén budú automaticky odmietnuté. **Kedy to použiť** Užitočné v prísne kontrolovaných prostrediach, vo verejnom sektore alebo vo finančníctve, kde sú dodávatelia povinní používať oficiálne adresy. Pomáha to aj pri zdieľaných alebo preposielaných schránkach, kde chcete odfiltrovať hluk a spam. **Príklad** Vaše interné pravidlá vyžadujú faktúry iba z domény `@subsidiary-group.com`. Nastavte túto doménu a každý e-mail od akéhokoľvek iného odosielateľa bude automaticky odmietnutý. *** 6. **Telo e-mailu ako PDF (Email body as PDF)** Niekedy dodávatelia uvádzajú dôležité podrobnosti o faktúre priamo v tele e-mailu – napríklad číslo objednávky (PO reference), dodaciu adresu alebo poznámku o schválení – a nie priamo v PDF faktúre. Môžete požiadať Fitek, aby zachytil telo e-mailu ako PDF, vďaka čomu sa tento kontext uchová vždy spolu s faktúrou. **Možnosti** * **Nie (No):** Negenerovať PDF z tela e-mailu. Spracuje sa iba priložený súbor s faktúrou. * **Jedna strana (Single page):** Zachytiť prvú stranu tela e-mailu ako PDF. * **Všetky strany (All pages):** Zachytiť celé telo e-mailu na všetkých stranách ako PDF. V závislosti od vášho nastavenia sa toto PDF s telom e-mailu môže buď pridať ako samostatná príloha, alebo sa pripojiť ako posledná strana k PDF faktúre, takže schvaľovatelia uvidia celý kontext na jednom mieste. Keď je vybratá možnosť „Jedna strana“ alebo „Všetky strany“, môžete tiež zapnúť funkciu Zahrnúť názvy priložených súborov (Include attached file names). Tým sa na prvú stranu PDF s telom e-mailu pridá zoznam pôvodných názvov príloh, čo je veľmi užitočné pre sledovateľnosť a audity. **Príklady** * Dodávateľ napíše: „Faktúra v prílohe; číslo objednávky PO 12345 a podrobnosti o doručení nájdete nižšie“ a samotnú objednávku a adresu uvedie v texte e-mailu. Použite možnosť *Všetky strany + Zahrnúť názvy priložených súborov*, aby sa s faktúrou zachoval celý text e-mailu aj zoznam priložených súborov. * Schválenie záväzkov závisí od poznámok v e-maile (napr. „schválené Johnom dňa 05.04“). Nakonfigurujte PDF s telom e-mailu tak, aby sa pripojilo ako posledná strana k PDF faktúre. Schvaľovatelia uvidia faktúru aj poznámku o schválení v jednom dokumente bez toho, aby museli otvárať druhý súbor. *** 7. **Súbory na zahrnutie (Files to include)** Vyberte, či má Fitek ďalej posielať iba PDF faktúru, alebo všetky prílohy, ktoré s e-mailom prišli – zmluvy, dodacie listy, fotografie a podobne. **Kedy to použiť** Nastavte na všetky súbory (all files), ak schvaľovatelia potrebujú mať vo Fiteku k dispozícii podporné dokumenty na rýchlejšie overenie. Ponechajte iba pôvodnú PDF faktúru (original invoice PDF only), ak uprednostňujete minimálny záznam a ostatné súbory ukladáte samostatne. **Príklady** * **Stavebné projekty:** Faktúry prichádzajú s fotografiami z miesta stavby a dodacími listami. Nastavte všetky súbory, aby všetko prechádzalo schvaľovacím procesom spolu s faktúrou. * **Štandardné kancelárske faktúry:** Ponechajte iba pôvodné PDF, aby ste znížili nároky na úložisko a udržali v dokumentoch poriadok. *** 8. **Prispôsobené rozšírenie (Customized extension)** Ak pre jednu spoločnosť spravujete viacero e-mailových schránok – napríklad jednu pre sklad a druhú pre kanceláriu – alebo ak chcete faktúry označiť konkrétnym štítkom na účely smerovania či reportingu, môžete vlastné metaúdaje vložiť priamo do exportovaného XML súboru. **Ako to funguje** * **ID prispôsobeného rozšírenia (Customized Extension Id):** maximálne 20 znakov (napríklad: SKLAD, KANCELARIA, PROJEKT42) * **Prispôsobené rozšírenie:** Obsah informácie (Customized Extension: Information Content): maximálne 500 znakov ľubovoľného textu Tieto hodnoty sa pridajú do XML súboru faktúry ako blok rozšírenia a zostávajú súčasťou dokumentu počas celého jeho spracovania. Ak používate pravidlá alebo automatizáciu vo Fiteku, tieto hodnoty môžu riadiť automatické smerovanie alebo spúšťať konkrétne schvaľovacie procesy (workflow). **Príklady** * Viacero schránok podľa nákladového strediska: *Extension Id* = NS; *Information Content* = 410-Marketing – nadväzujúce pravidlá automaticky priradia faktúru do schvaľovacieho procesu pre marketing. * Smerovanie podľa typu dodávateľa: *Extension Id* = Zdroj; *Information Content* = ServisnaZmluva – spustí špecifickú schvaľovaciu trasu určenú pre servisné zmluvy. *** ### Často kladené otázky (FAQ) **Môže Fitek upravovať moje podpísané PDF súbory?** V predvolenom nastavení nie. Fitek uchováva podpísané PDF súbory v pôvodnom stave – bez zlučovania a bez časovej pečiatky – aby ochránil integritu podpisu. Toto správanie môžete zmeniť zapnutím možnosti „Ignorovať PDF podpis“, ale urobte tak iba v prípade, že zachovanie podpisu pre vás nie je podmienkou. **Môžem si popri faktúre ponechať aj pôvodný obsah e-mailu?** Áno. Zapnutím možnosti „Zahrnúť PDF verziu pôvodného tela e-mailu“ môžete obsah e-mailu priložiť alebo pripojiť ako PDF. Pre kompletný záznam môžete na prvú stranu zahrnúť aj zoznam pôvodných názvov príloh. **Môžem ďalej posielať všetky prílohy, nielen faktúru?** Áno. Nastavením možnosti „Súbory na zahrnutie“ na hodnotu „Všetky súbory“ odošlete ďalej každú akceptovanú prílohu – PDF súbory, obrázky či kancelárske dokumenty – spolu s faktúrou. Môžem faktúry označiť vlastným štítkom na účely smerovania? Áno. Použite polia „ID prispôsobeného rozšírenia“ a „Prispôsobené rozšírenie – Obsah informácie“ na vloženie vlastných štítkov do XML súboru faktúry pre následné smerovanie a automatizáciu. *** ### Ako požiadať o zmeny v konfigurácii Pošlite e-mail prostredníctvom vášho servisného kanála podpory. V e-maile uveďte: * Adresu vašej e-mailovej schránky (napríklad `invoices.company@fitekdigi.com`) * Nastavenie, ktoré chcete zmeniť, a požadovanú možnosť * Akékoľvek závislosti, o ktorých je potrebné vedieť (napríklad „musí byť zachovaná integrita podpisu“ alebo „vyžaduje sa zlúčenie podľa poradia príloh“) --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://fitek-learning.fitek.com/fitek-learning-space/slovakia-slovencina/purchase-invoices/prijem-prijatych-faktur/nastavenia.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.