# Digitalizácia Digitalizácia znamená, že faktúry, ktoré dostávate ako súbory – predovšetkým vo forme PDF obrázkov – sú automaticky premenené na štruktúrované dáta. Tieto dáta následne vidíte priamo vo Fiteku, môžete ich schvaľovať v rámci svojich schvaľovacích procesov a exportovať do svojho účtovného alebo ERP systému. Namiesto ručného prepisovania údajov z faktúr vyťaží digitalizačná služba Fitek kľúčové informácie (dodávateľa, sumy, dátumy, položky faktúry) a pripraví ich na schválenie. Je to pomyselný most medzi papierovými alebo PDF faktúrami, ktoré posielajú vaši dodávatelia, a štruktúrovanými dátami, ktoré potrebuje váš ERP systém. *** #### Ako funguje digitalizácia 1\. Faktúry prichádzajú do Fiteku Existujú dva hlavné spôsoby, ako odoslať faktúry do Fiteku na digitalizáciu: **E-mailová schránka** Fitek zriadi pre vašu spoločnosť vyhradenú e-mailovú adresu (napríklad `faktury@vasafirma.fitek.com`). * Túto adresu zdieľate so svojimi dodávateľmi a tí na ňu posielajú svoje PDF faktúry. * Schránka má jasne stanovené limity: dĺžku uchovávania e-mailov, maximálnu veľkosť prílohy a podporované typy súborov. **SFTP** Fitek poskytne SFTP účet, kde vy (alebo váš poskytovateľ ERP systému) ukladáte súbory do preddefinovaných priečinkov: * digi\_input – pre faktúry, ktoré vyžadujú digitalizáciu (formáty PDF, JPG, JPEG). * input – pre faktúry, ktoré sú už vo formáte XML (nevyžadujú digitalizáciu). Fitek spracováva súbory z týchto priečinkov automaticky. *** #### 2. Fitek konvertuje PDF a obrázky na dáta Akonáhle faktúry dorazia do Fiteku, prechádzajú nasledujúcim procesom: **Predspracovanie (Pre-processing)** Systém skontroluje typ, veľkosť a formát súboru. Vaša konfigurácia určuje, ktoré typy súborov sú akceptované a či sa majú uprednostniť XML e-faktúry pred PDF súbormi (ak sú poslané oba formáty súčasne). **Digitalizácia (OCR)** PDF súbory a obrázky sú odoslané do digitalizačného centra Fitek, ktoré vyťaží kľúčové údaje: * Názov a údaje o dodávateľovi * Číslo a dátum faktúry * Sumy a DPH * Riadkové položky (produkty/služby) – ak ich váš balík služieb obsahuje. Digitalizačný tím Fitek pracuje so samostatnými frontami pre každého zákazníka, čo zaručuje, že vaše špecifické potreby a výnimky sú riešené správne. *** #### Digitalizačné balíky: Hlavička vs. Úplné riadky Môžete si vybrať rozsah vyťažovaných dát podľa vašich potrieb: * Iba hlavička (Header only): Vyťažujú sa len hlavné súčty faktúry a základné účtovné údaje. Vo Fiteku sa takáto faktúra zobrazí ako jeden riadok. * Hlavička + všetky riadky (Header + all line items): Každý riadok faktúry (jednotlivé produkty a služby) je zdigitalizovaný a viditeľný vo Fiteku. **Ktorý balík si vybrať?** > Rozhodnite sa podľa svojich potrieb: ak potrebujete len celkové sumy pre zaúčtovanie, vyťaženie hlavičky je jednoduchšie a nákladovo efektívnejšie. Ak však potrebujete detailnú analýzu výdavkov alebo párovanie s nákupnými objednávkami, zvoľte hlavičku + riadky. *** #### 3. Dáta sa pripravia pre Fitek a váš ERP systém Po dokončení digitalizácie nasledujú finálne kroky spracovania: **Konverzia do štandardného formátu** Fitek skonvertuje zdigitalizované údaje do formátu XML, ktorý je kompatibilný s rozhraním Fitek a vaším účtovným systémom (napríklad štandard *Estonian e-invoice v1.2 XML* alebo iný dohodnutý formát). **Schvaľovanie vo Fiteku** Spôsob spracovania závisí od vašej úrovne služieb: * Pre plných zákazníkov Fitek: Digitalizované faktúry sa zobrazia vo vašom registri faktúr, kde ich váš tím schvaľuje pomocou nastavených schvaľovacích procesov (workflow). * Pre zákazníkov využívajúcich len digitalizáciu: Faktúry prechádzajú Fitekom len ako tranzitným systémom (bez manuálneho schvaľovania). Sú optimalizované pre váš ERP a odosielané priamo ďalej. **Export do vášho ERP** Akonáhle sú faktúry schválené (alebo automaticky potvrdené), exportujú sa cez SFTP alebo iné integrované metódy. Vy máte plnú kontrolu nad tým, čo bude súčasťou exportu: * PDF súbory (vizuálny originál) * XML dáta (štruktúrované údaje) * Riadkové položky a ďalšie metadáta {% hint style="success" %} #### Prínos pre zákazníka: Získavate čisté a predvídateľné XML súbory, ktoré váš ERP systém dokáže spoľahlivo importovať – a to aj napriek tomu, že pôvodné PDF faktúry od rôznych dodávateľov môžu vyzerať úplne odlišne. {% endhint %} *** #### Podporované formáty a kanály Fitek je navrhnutý tak, aby spracoval širokú škálu vstupov a zabezpečil, že sa k vám dáta dostanú bez ohľadu na to, v akom stave ich dodávateľ odošle. **Typy prichádzajúcich súborov:** * PDF: Primárny formát pre nákupné aj predajné faktúry. Ide o najbežnejší spôsob výmeny dokumentov. * JPG/JPEG: Podporované formáty pre digitalizáciu prostredníctvom SFTP a špecifických nastavení e-mailovej schránky (vhodné napríklad pre skeny alebo fotky bločkov). * XML e-faktúry: Štruktúrované dáta, ktoré systém rozpozná a spracuje priamo, bez potreby OCR digitalizácie. **Kanály (Cesty doručenia):** * E-mailová digitalizačná schránka: Určená na automatický zber PDF súborov a obrázkových príloh priamo z e-mailov od vašich partnerov. * SFTP: Vyhradené priečinky pre hromadné nahrávanie – samostatne pre súbory určené na digitalizáciu a samostatne pre vopred naformátované XML súbory. *** #### Rýchlosť a spoľahlivosť: SLA pre digitalizáciu SLA (Service Level Agreement) je zmluvná garancia, ktorá určuje, ako rýchlo Fitek zkonvertuje vaše faktúry po ich doručení do systému. **Dostupné úrovne SLA (konfigurujú sa počas onboardingu):** * 24 hodín (predvolené nastavenie) * 8 hodín * 6 hodín * 4 hodiny * 1 hodina *** #### Ako to funguje v praxi: * Príklad (24h): Ak je vaše SLA nastavené na 24 hodín, faktúry prijaté dnes budú zdigitalizované najneskôr do rovnakého času nasledujúceho pracovného dňa. * Príklad (4h): Ak využívate zrýchlené SLA na 4 hodiny, proces digitalizácie prebehne do štyroch hodín od momentu prijatia dokumentu. *** #### Čo sa stane, ak digitalizácia zlyhá Niekedy sa stane, že súbor nie je možné zdigitalizovať – napríklad ak je kvalita obrazu príliš nízka, dokument v skutočnosti nie je faktúrou alebo je adresovaný nesprávnej spoločnosti. **Oznámenia o zamietnutí (Rejection notifications)** V takýchto prípadoch Fitek odošle notifikačný e-mail vášmu tímu (zvyčajne do schránky oddelenia záväzkov – AP mailbox) s priloženou chybnou faktúrou. Váš tím môže následne: * Kontaktovať dodávateľa, aby zaslal kvalitnejšiu verziu dokumentu. * Opraviť adresu príjemcu, ak bol dokument zaslaný omylom. * Znovu odoslať súbor, ak išlo o dočasnú technickú chybu na strane zdroja. *** #### Prínos pre zákazníka: O problematických faktúrach sa dozviete okamžite. Žiadna faktúra sa „v tichosti“ nestratí, čo vám umožňuje včas zasiahnuť a predísť upomienkam alebo zmeškaným lehotám splatnosti. *** #### Obchodné prínosy: Prečo na digitalizácii záleží Digitalizácia nie je len technologické vylepšenie, ale strategický nástroj na zefektívnenie chodu vašej firmy. Tu sú hlavné dôvody, prečo ju zaviesť: **Menej manuálnej práce** * Pred digitalizáciou: Faktúry prichádzajú do rôznych e-mailových schránok. Niekto musí ručne prepisovať údaje do ERP systému a prílohy sú roztrúsené na viacerých miestach. * S digitalizáciou: Dodávatelia posielajú doklady na jednu adresu. Fitek ich automaticky konvertuje a originálne PDF zostávajú prepojené s dátami. Váš tím sa sústredí na schvaľovanie a riešenie výnimiek, nie na prácu „písacieho stroja“. > Príklad z praxe: Firma, ktorá ročne prijme 10 000 PDF faktúr a prepisuje ich ručne (cca 2–3 minúty na faktúru), strávi touto činnosťou 400 až 500 pracovných hodín ročne. S digitalizáciou táto manuálna záťaž prakticky odpadá. **Rýchlejšie spracovanie a lepšie platobné podmienky** Faktúry sa vo Fiteku alebo vo vašom ERP objavia krátko po ich doručení. Schvaľovací proces môže začať ešte v ten istý deň. Pri využití kratšieho SLA (napr. 4 hodiny namiesto 24) sú faktúry od kľúčových dodávateľov spracované takmer v reálnom čase, čo vám pomáha dodržiavať termíny splatnosti a vyhýbať sa penále z omeškania. **Vyššia kvalita dát a lepší reporting** Digitalizácia prináša: * Konzistentnosť: Jednotná evidencia dodávateľov, čísel faktúr, sadzieb DPH a celkových súm. * Detailnosť: Voliteľné vyťaženie všetkých riadkových položiek pre hĺbkovú analýzu nákladov. * Transparentnosť: Reporty o digitalizácii, ktoré ukazujú, koľko faktúr prešlo cez OCR, koľko prišlo ako e-faktúry a koľko bolo zamietnutých. **Flexibilné nastavenie podľa vašich potrieb** Systém sa prispôsobí vašej infraštruktúre: * Bypass Fitek: Digitalizáciu využívate len ako konverznú službu a s dátami pracujete výhradne vo svojom vlastnom ERP. * Plný Fitek: Faktúry schvaľujete priamo v našom prostredí, kde ich obohacujete o účtovné dáta a následne exportujete v komplexnej štruktúre. * Odoslané faktúry: Môžete digitalizovať aj svoje vydané faktúry a konvertovať PDF súbory na e-faktúry, ktoré vaši zákazníci prijmú priamo do svojich systémov. *** #### V skratke Vaši dodávatelia posielajú faktúry e-mailom alebo cez SFTP priamo do Fiteku. Systém ich automaticky skonvertuje na štruktúrované dáta v rámci dohodnutého časového rámca (SLA). Faktúry sa následne zobrazia vo Fiteku pripravené na schválenie a export do vášho ERP systému v štandardnom formáte XML. *** #### Príjem XML (XML intake) Príjem XML znamená, že faktúry prichádzajú do Fiteku už ako štruktúrované elektronické súbory, nie ako PDF alebo obrázky. Namiesto toho, aby Fitek faktúru digitalizoval (skenoval), prečíta XML dáta priamo a skonvertuje ich do štandardného formátu, ktorému rozumejú FitekIN aj váš ERP systém. Predstavte si to ako rozdiel medzi prijatím rukou písanej faktúry, ktorú musíte pracne prepísať, a prijatím faktúry, ktorá je už digitálna a pripravená na okamžité použitie. *** #### Ako funguje príjem XML – nákupné faktúry Ako XML prichádza XML faktúry môžete do Fiteku odosielať dvoma spôsobmi: * Cez SFTP: XML súbory umiestnite do priečinka `input` vo vašom SFTP účte. Fitek ich rozpozná ako vopred štruktúrované faktúry a okamžite ich spracuje. * E-mailom: Vaša fakturačná schránka môže prijímať XML prílohy. Ak je v nastaveniach vašej schránky povolené spracovanie e-faktúr, Fitek s XML prílohami zaobchádza ako so štruktúrovanými faktúrami. V oboch prípadoch nie je potrebný krok digitalizácie (OCR). XML súbor smeruje priamo na konverziu. *** #### Konverzia do formátu Fitek Keď XML dorazí do systému: 1. Detekcia: Fitek rozpozná, že ide o XML (nie o PDF alebo obrázok). 2. Mapovanie dát: Všetky údaje sa prenesú do internej štruktúry Fiteku: * Zúčastnené strany: Dodávateľ a odberateľ. * Hlavička: Číslo faktúry, dátumy, sumy, mena, platobné podmienky. * Riadky: Produkty, služby, množstvá a ceny. 3. Metadáta: Pridajú sa informácie o kanáli doručenia a označenie, že ide o e-faktúru. 4. Zobrazenie: Konvertovaná faktúra sa objaví vo vašom registri faktúr Fitek, pripravená na schválenie. > Poznámka: Ak používate konfiguráciu "Bypass" (len digitalizácia bez schvaľovania vo Fiteku), faktúra sa automaticky nastaví do stavu na export a odošle sa priamo do vášho ERP systému. *** #### Prílohy k XML súborom Dodávatelia často posielajú XML súbor spolu s PDF kópiou v tom istom e-maile. Fitek vtedy používa XML ako autoritatívny zdroj údajov a PDF ponecháva priložené ako vizuálnu referenciu pre vašu kontrolu. *** #### Hlavné výhody XML príjmu: * Maximálna rýchlosť: Žiadne čakanie na manuálne overenie OCR operátorom. * Úplné dáta: Získate všetky riadkové položky presne tak, ako ich dodávateľ vygeneroval. * Bezpečnosť: Odpadá riziko "hádania" znakov, dáta sú prenesené v digitálnom kóde bez straty kvality. *** #### Prečo na príjme XML záleží **Najvyššia kvalita dát** Dáta v XML prichádzajú už štruktúrované priamo od vášho dodávateľa alebo z jeho ERP systému. Fitek nemusí nič „hádať“ z nejasných skenov alebo netradičných rozložení strán. Tým sa úplne eliminuje riziko chýb, ktoré pri technológii OCR bežne spôsobujú: * Nízka kvalita obrazu: Rozmazaný text, vyblednutá tlač alebo nízke rozlíšenie scanu, ktoré sťažujú čitateľnosť. * Neobvyklé rozloženie faktúry: Prípady, kedy dodávateľ používa neštandardné grafické prvky alebo umiestňuje kľúčové údaje na nezvyčajné miesta. * Ručne písané poznámky: Texty dopísané perom, ktoré môžu zmiasť automatické rozpoznávanie znakov. {% hint style="success" %} **Výsledok: maximálna presnosť, minimum manuálnych opráv, menej komunikácie s dodávateľmi.** {% endhint %} #### Oveľa rýchlejšie spracovanie Keďže odpadá krok digitalizácie (OCR), XML faktúry sú vo Fiteku dostupné takmer okamžite po doručení. Jediné potrebné kroky sú smerovanie, mapovanie dát a validácia. Toto výrazne skracuje čas v kľúčových momentoch: * Nákup: Od momentu, kedy dodávateľ vystaví faktúru, až po moment, kedy ju vidíte vo Fiteku. * Predaj: Od momentu, kedy vytvoríte predajnú faktúru vo vašom ERP, až po jej doručenie zákazníkovi. *** #### Jeden konzistentný formát pre váš ERP Bez ohľadu na to, ako si dodávatelia naformátovali svoje pôvodné faktúry alebo aký kanál použili (SFTP či e-mail), váš ERP systém dostane vždy tú istú, predvídateľnú XML štruktúru. Čo to znamená v praxi: * Jednoduchšia údržba ERP: Nemusíte upravovať nastavenia importu pre každého dodávateľa zvlášť. * Jedno mapovanie: Stačí nastaviť prepojenie na XML formát Fiteku namiesto desiatok rôznych formátov od dodávateľov. * Spoľahlivá automatizácia: Integrácie sú stabilnejšie, pretože dáta prichádzajú vždy v rovnakej kvalite a poradí. *** #### Úplná transparentnosť a sledovateľnosť Každá faktúra so sebou nesie metadáta o tom, cez ktorý kanál prišla a v akom formáte bola pôvodne odoslaná. Ak niečo nesedí s vaším očakávaním, podpora Fitek dokáže jednoducho preveriť celú cestu spracovania – od prijatia cez spracovanie vo Fiteku až po finálny export. *** #### Kedy zvoliť príjem XML (XML intake) Príjem XML je ideálnym riešením pre nákupné faktúry, ak chcete maximalizovať efektivitu. Odporúčame ho najmä v týchto prípadoch: * Dodávatelia s modernými systémami: Tí, ktorí už dnes dokážu generovať štruktúrované elektronické faktúry (či už priamo zo systému, alebo cez XML export). * Dodávatelia v prechodnom období: Pre firmy, ktoré zatiaľ nemajú partnera pre plnohodnotnú e-fakturáciu (napr. Peppol), ale vedia poskytnúť XML. Je to skvelý medzikrok k plnej digitalizácii. * Strategickí a veľkoobjemoví dodávatelia: Napríklad telekomunikační operátori alebo energetické spoločnosti, ktoré vám vystavujú tisíce faktúr ročne. Tu je úspora času najvýraznejšia. * Komplexné faktúry: Dokumenty s desiatkami riadkových položiek, rôznymi zľavami alebo zložitými daňovými pravidlami. XML eliminuje riziko chýb pri ich čítaní. * Plánovaná automatizácia: Ak plánujete využívať automatické párovanie faktúr s objednávkami (matching) vo Fiteku alebo vo vašom ERP, XML dáta sú pre tento účel najvhodnejším palivom. *** #### Kedy si ponechať PDF + digitalizáciu: Aj keď je XML budúcnosťou, tradičnú digitalizáciu (OCR) stále využijete pre: * Menších dodávateľov: Tých, ktorí zatiaľ technicky nedokážu posielať XML súbory. * Prechodné obdobia: Kým vaši partneri pripravujú svoje systémy na e-fakturáciu, PDF zostáva vašou poistkou. *** #### V skratke Pri príjme XML prichádzajú faktúry ako štruktúrované dáta, nie ako obrázky. Fitek ich konvertuje priamo bez potreby skenovania (OCR). Získavate tak najvyššiu možnú kvalitu dát, rýchlejšie spracovanie a nižšie náklady – čo je ideálne najmä pre strategických alebo veľkoobjemových dodávateľov. --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://fitek-learning.fitek.com/fitek-learning-space/slovakia-slovencina/purchase-invoices/prijem-prijatych-faktur/digitalizacia.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.