# Začíname ### Výdavky Modul Výdavky umožňuje vašim zamestnancom odosielať správy o výdavkoch priamo z ich telefónov. Stačí odfotiť účtenku, kľúčové údaje sa rozpoznajú automaticky (ak je táto funkcia zapnutá) a výkaz prejde rovnakým schvaľovacím procesom ako vaše faktúry – následne sa exportuje priamo do vášho ERP systému. Tento nástroj je navrhnutý tak, aby šetril čas zamestnancom (už žiadne papierové obálky ani ručné prepisovanie) aj vášmu finančnému tímu (všetky výdavky sú na jednom mieste a s priloženými dokladmi). *** ### Kto môže používať Výdavky * Tvorca výdavkov (Expense Creator): Hlavná rola pre zamestnancov, ktorí predkladajú vlastné správy o výdavkoch. Stačí si nainštalovať mobilnú aplikáciu, odfotiť účtenku a odoslať. * Účtovník (Accountant): Prezerá a spracováva výkazy výdavkov v systéme Fitek podobne ako faktúry. Môže ich schvaľovať, smerovať manažérom alebo kontrolovať detaily. * Administrátor (Administrator): Môže predkladať výdavky v aplikácii a zároveň spravuje nastavenia na úrovni spoločnosti a prístupy používateľov. Roly sa prideľujú v rámci vašej bežnej správy používateľov v systéme Fitek. *** ### Aktivácia modulu Výdavky * Kto to robí: Tím Fitek * Postup: Váš administrátor môže následne prideliť potrebné roly. Po aktivácii sa zamestnancom s rolou Tvorca výdavkov (Expense Creator) zobrazí sekcia Výdavky priamo v mobilnej aplikácii. *** ### Pre zamestnancov: Odoslanie výdavku * Nainštalujte si mobilnú aplikáciu Fitek Aplikácia je dostupná v obchodoch App Store (iOS) a Google Play (Android). * Prihláste sa Použite rovnaké prihlasovacie údaje ako do vášho webového konta Fitek. Ak máte prístup k viacerým spoločnostiam, vyberte tú, v ktorej chcete výdavok evidovať. * Skontrolujte sekciu Výdavky V menu aplikácie vyhľadajte položku „Výdavky“. Ak ju nevidíte, modul pravdepodobne nie je pre vašu spoločnosť aktivovaný alebo vaša používateľská rola neobsahuje prístup k tejto funkcii. *** ### Vytvorenie nového výkazu výdavkov #### Krok 1: Otvorte sekciu Výdavky V menu aplikácie ťuknite na položku Výdavky. Zobrazí sa zoznam vašich výkazov, pričom pri každom uvidíte jeho stav (Odoslaný, Prebieha schvaľovanie, Schválený, Zamietnutý) a základné údaje. #### Krok 2: Začnite nový výdavok Ťuknite na tlačidlo „Vytvoriť výdavok“ alebo na ikonu „+“. #### Krok 3: Priložte fotografiu dokladu Vyberte si jednu z možností: * Fotoaparát: Odfoťte účtenku priamo na mieste. * Galéria: Vyberte už existujúcu fotku z vášho telefónu. * **Files:** select an existing file from Your phone > \[!IMPORTANT] Uistite sa, že je doklad na fotke celý, viditeľný a čitateľný. #### Krok 4: Automatické vyplnenie údajov (ak je zapnuté Mobilné OCR) Ak je funkcia Mobilné OCR aktívna, aplikácia automaticky rozpozná a vyplní: * Dátum * Celkovú sumu * Menu * Informácie o dani (ak sú na doklade viditeľné) Ak funkcia Mobilné OCR nie je aktivovaná, zobrazí sa prázdny formulár a všetky polia budete musieť vyplniť manuálne. #### Krok 5: Kontrola a doplnenie údajov o výdavku Skontrolujte a prípadne upravte nasledujúce polia: * Dátum: Zvyčajne sa preberie z účtenky; v prípade potreby ho opravte. * Suma: Celková suma výdavku. * Mena: Mena uvedená na doklade. * Daň/DPH: Jednoduché alebo podrobné zadanie v závislosti od nastavenia vašej spoločnosti. * Spôsob platby: Ako ste za výdavok zaplatili: * Firemná karta * Súkromná karta * Hotovosť * Kategória / Typ nákladu: Voliteľné pole podľa vášho nastavenia. * Popis: Voľný text o tom, na čo bol výdavok určený. * Dodávateľ: Vyberte zo zoznamu existujúcich dodávateľov alebo pridajte nového priamo v aplikácii. #### Krok 6: Pridanie alebo výber dodávateľa Aplikácia vám teraz umožňuje vytvoriť nového dodávateľa priamo vo formulári výdavku: 1. Ťuknite na pole Dodávateľ, aby ste videli existujúci zoznam. 2. V hornej časti ťuknite na „Pridať nového dodávateľa“. 3. Vyplňte údaje: * Krajina (predvyplnená podľa vašej firmy, ale dá sa zmeniť). * Názov spoločnosti (povinný údaj; max. 100 znakov). 4. Ťuknite na Pridať dodávateľa. Nový dodávateľ sa použije pre tento konkrétny výkaz. Ak bude účtovník neskôr potrebovať doplniť ďalšie detaily (DIČ, adresu), môže kartu dodávateľa aktualizovať vo webovom rozhraní Fitek. #### Krok 7: Uloženie alebo odoslanie * Uložiť ako koncept (ak je k dispozícii): Výdavok zostane vo vašom zozname a pred odoslaním ho môžete neskôr upraviť. * Odoslať: Pošle výdavok do systému Fitek. Po odoslaní už výdavok v aplikácii nemôžete meniť. *** #### Po odoslaní Akonáhle ťuknete na Odoslať: * Fotografia účtenky sa pridá ako príloha. * Výdavok sa zobrazí v systéme Fitek ako faktúra typu „výdavok“. * Váš tím ho spracuje v schvaľovacom procese (schválenie manažérom, účtovníkom alebo priame schválenie v závislosti od vášho workflow). * Po schválení sa výdavok exportuje do vášho ERP systému rovnako ako akákoľvek iná faktúra. Svoj výdavok môžete sledovať v zozname Výdavky: * Stavy: Odoslaný → Prebieha schvaľovanie → Schválený (alebo Zamietnutý). * Ťuknutím na ktorúkoľvek kartu výdavku si zobrazíte celé detaily, fotografiu účtenky a aktuálny stav spracovania. *** ### Pre váš finančný tím: Spracovanie výdavkov vo Fiteku #### Hľadanie výdavkov Vo webovom rozhraní Fitek otvorte Register faktúr a použite filtre alebo vyhľadávanie podľa: * Typu dokumentu (Výdavok / Expense) * Mena dodávateľa alebo mena zamestnanca * Dátumu alebo sumy Výdavky sa zobrazia spolu s údajmi o dodávateľovi, sumami, informáciami o daniach a priloženými originálmi účteniek. #### Čo môže robiť váš účtovník Kontrola údajov: * Detaily o dodávateľovi. * Sumy a DPH. * Spôsob platby (firemná karta, súkromná karta, hotovosť). * Nákladové stredisko, projekt alebo iné dimenzie. Využitie AI návrhov (ak je aktivovaná služba FitekAI): * Automatické návrhy účtovných kódov a alokácie nákladov. * Umelá inteligencia sa časom učí z vašich vzorcov schvaľovania. Schválenie alebo smerovanie: * Priame schválenie finančným oddelením, alebo * Odoslanie manažérom či vlastníkom nákladových stredísk na schválenie (v závislosti od vášho nastaveného workflow). #### Export do ERP: * Po schválení sú výdavky automaticky zahrnuté do vášho najbližšieho cyklu exportu dát. * V systéme ERP sa zaúčtujú ako náklady a záväzky voči zamestnancom (ak je to relevantné). *** ### Prečo na module Výdavky záleží #### Menej práce pre zamestnancov * Žiadne papierové účtenky v obálkach: Všetko prebieha digitálne. * Fotka + minimum písania: Namiesto manuálneho nahadzovania dát stačí dokument odfotiť. * Mobilné OCR: Automatické rozpoznávanie textu znamená ešte menej ručného vypĺňania. #### Rýchlejšie schvaľovanie * Okamžitá dostupnosť: Výdavky sa v systéme Fitek objavia takmer okamžite po odoslaní. * Transparentnosť: Manažéri a účtovníci vidia jasné údaje, priložené snímky a kompletnú históriu dokumentu. #### Lepšia kontrola a reportovanie * Všetko na jednom mieste: Výdavky sú v rovnakom systéme ako faktúry. * Flexibilné filtre: Vyhľadávajte podľa zamestnanca, nákladového strediska, projektu alebo kategórie. * Konzistentné dáta: Do vášho ERP sa exportujú jednotné údaje pre potreby analýz a daňových priznaní. #### Integrácia s AI * Inteligentné účtovanie: Ak je aktivovaná funkcia FitekAI, automatické návrhy na zaúčtovanie výdavkov výrazne znižujú objem manuálnej práce účtovníkov. * Učenie sa v reálnom čase: Umelá inteligencia sa časom zlepšuje, pretože sa učí z vašich predchádzajúcich rozhodnutí a vzorcov. *** *** #### Kontrolný zoznam pre rýchle nastavenie Pre vášho administrátora: * Potvrďte aktiváciu: Overte si u tímu Fitek, že je modul Výdavky aktivovaný. * Zapnite Mobilné OCR: Odporúčame sa uistiť, že je zapnuté automatické rozpoznávanie dát. * Prideľte roly: Priraďte rolu „Tvorca výdavkov“ (Expense Creator) zamestnancom, ktorí budú výdavky predkladať. * Overte nastavenia exportu: Skontrolujte, či sú schválené výdavky správne smerované do vášho ERP systému. Pre zamestnancov (pred prvým použitím): * Nainštalujte si aplikáciu: Stiahnite si mobilnú aplikáciu FitekIN. * Prihláste sa: Použite svoje bežné prihlasovacie údaje do systému Fitek. * Skontrolujte menu: Overte, či v ponuke aplikácie vidíte sekciu „Výdavky“. Pre váš finančný tím: * Lokalizácia: Uistite sa, že viete, kde v Registri faktúr nájsť prichádzajúce výdavky. * Workflow: Vyjasnite si schvaľovací proces (či ide o priame schválenie alebo smerovanie k manažérom). * Využívajte AI: Ak sú k dispozícii návrhy od umelej inteligencie, používajte ich na zrýchlenie účtovania. --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://fitek-learning.fitek.com/fitek-learning-space/slovakia-slovencina/expences/zaciname.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.