# Role użytkowników Twoja organizacja jest wyjątkowa, podobnie jak sposób, w jaki Twój zespół obsługuje faktury. Być może masz mały zespół finansowy, w którym każdy pełni wiele funkcji, a może jesteś częścią większej organizacji z jasno określonymi hierarchiami zatwierdzania i surowymi wymogami audytowymi.\ Elastyczny system ról Fitek został zaprojektowany tak, aby odpowiadał rzeczywistemu sposobowi pracy Twojego zespołu. Każda osoba otrzymuje dokładnie taki dostęp, jakiego potrzebuje – nic więcej, nic mniej. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz kogoś, kto może wszystko zobaczyć, ale niczego nie zmienić (jak audytor), czy kogoś, kto może zająć się codziennym przetwarzaniem faktur, ale nie powinien zmieniać ustawień systemu (jak osoba przydzielająca), mamy dla Ciebie rozwiązanie. ### Jak działają poszczególne role **Przypisywanie ról:** Administrator przypisuje role w oparciu o zadania każdej osoby. Większość osób ma jedną główną rolę, ale niektóre role mogą ze sobą współdziałać – na przykład osoba zatwierdzająca może również pełnić rolę „Kończenie przepływu pracy”, co czyni ją osobą podejmującą ostateczne decyzje. **Łączenie ról:** Niektóre role naturalnie się uzupełniają (np. osoba zatwierdzająca + kończenie przepływu pracy). Inne są niezależne, ponieważ służą różnym celom (np. rola recenzenta, która działa samodzielnie lub w połączeniu z rolą „Kończenie przepływu pracy”). Na przykład rola audytora nigdy nie łączy się z innymi – jest ona z założenia przeznaczona tylko do odczytu. **W przypadku zmiany ról:** Administrator może aktualizować role za każdym razem, gdy ktoś zmienia stanowisko, gdy wprowadzane są nowe moduły (np. zamówienia zakupu lub wydatki) lub gdy zmieniają się wymagania audytowe. *** ### Role główne #### Administrator **Kto korzysta z tej roli:** Właściciele procesów finansowych, kluczowi użytkownicy systemu, zaufani decydenci. **Zakres uprawnień administratora:** * Pełna kontrola systemu: zmiana wszystkich ustawień i konfiguracji * Zarządzanie użytkownikami: tworzenie nowych użytkowników i modyfikowanie istniejących kont * Pełny nadzór nad fakturami: przeglądanie i zarządzanie każdą fakturą, niezależnie od jej statusu * Zarządzanie danymi: modyfikowanie danych księgowych, numerów kont i wymiarów * Kontrola przepływu pracy: tworzenie i zarządzanie przepływami potwierdzeń oraz automatycznymi księgowaniami * Zaawansowane funkcje: ulepszone wyszukiwanie, ręczne wprowadzanie faktur, eksport do plików CSV/XLS * Czyszczenie: usuwanie faktur w razie potrzeby **Jak to działa:** Po zalogowaniu się jako administrator widzisz wszystko – cały proces fakturowania (nowe, oczekujące na potwierdzenie, zrealizowane), wszystkie ustawienia systemu i narzędzia do zarządzania użytkownikami. Jest to najwyższy poziom dostępu w Fitek, więc zazwyczaj jest ograniczony do niewielkiej liczby zaufanych osób. **Przykład:** Dyrektor finansowy musi zatwierdzić przepływy pracy zatwierdzania w firmie, dostosować ustawienia systemu dla nowego centrum kosztów i przeglądać faktury we wszystkich działach. Rola administratora jest odpowiednia. *** #### Księgowy **Kto korzysta z tej roli:** Członkowie zespołu ds. zobowiązań, pracownicy finansowi, pracownicy centrum usług wspólnych. **Zakres uprawnień księgowych:** * Pełne zarządzanie fakturami: edycja szczegółów faktur, usuwanie faktur, pełne przetwarzanie * Nadzór finansowy: dostęp do funkcji księgowych, reguł automatyzacji, danych dostawców * Eksport danych: pobieranie danych faktur do plików CSV lub XLS w celu raportowania **Czego księgowi nie mogą robić:** * Zarządzać kontami użytkowników * Zmieniać ustawień w całej firmie * Konfigurować przepływów potwierdzeń **Jak to działa:** Księgowi są w zasadzie superużytkownikami w codziennych operacjach związanych z fakturami. Zajmują się cyklem życia faktur – od ich otrzymania do zaksięgowania – ale nie mogą zmieniać struktury organizacyjnej ani ustawień. Można ich postrzegać jako kręgosłup operacyjny: zapewniają płynne przetwarzanie faktur bez konieczności zmiany konfiguracji systemu. **Przykład:** Lider zespołu ds. zobowiązań korzysta z roli Księgowego, aby zapewnić prawidłową kategoryzację faktur i comiesięczne eksportowanie uzgodnień. Nie konfigurują nowych przepływów pracy zatwierdzania – to zadanie dla administratora – ale mają pełny wgląd w mechanizm przetwarzania faktur. *** #### Przypisujący **Kto korzysta z tej roli:** Centralne zespoły przyjmowania faktur, „recepcje” ds. AP, koordynatorzy ds. faktur. **Co mogą robić cedujący:** * Kierowanie faktur do obiegu potwierdzeń: kierowanie nowych faktur do właściwej ścieżki zatwierdzania * Ręczne tworzenie faktur: tworzenie nowych faktur bezpośrednio w Fitek * Edycja faktur: zmiana szczegółów i informacji na fakturach * Wyszukiwanie w całej firmie: wyszukiwanie dowolnej faktury w systemie * Zarządzanie dokumentami: dołączanie nowych dokumentów do faktur **Ważne:** Cedujący nie mogą sami brać udziału w procesie zatwierdzania. Jeśli cedujący musi również potwierdzać faktury, musi również mieć rolę zatwierdzającego. **Jak to działa:** Jeśli w Twojej organizacji istnieje centralny zespół, który decyduje, „gdzie ta faktura powinna trafić do zatwierdzenia?” – ten zespół korzysta z roli cedującego. Kontrolują oni ruch, upewniając się, że każda faktura trafia do odpowiednich osób zatwierdzających. Widzą wszystkie faktury, ale zazwyczaj ich nie zatwierdzają. **Przykład:** Twój scentralizowany zespół ds. przyjmowania faktur skanuje i przesyła faktury ze wszystkich działów. Korzystając z roli „Assigner”, kierują faktury do odpowiednich kierowników działów i dbają o to, aby nic nie zginęło. Mogą również ręcznie wprowadzać faktury, które nie dotarły do ​​Ciebie za pośrednictwem zautomatyzowanych kanałów dostawców. *** #### Aprobujący **Kto korzysta z tej roli:** Menedżerowie, właściciele centrów kosztów, kierownicy działów odpowiedzialni za budżet. **Co mogą robić osoby zatwierdzające:** * Otrzymywać powiadomienia: alerty e-mail, gdy faktury oczekują na potwierdzenie * Potwierdzać faktury: zatwierdzać faktury z opcjonalnymi komentarzami * Odrzucać faktury: odsyłać faktury z wymaganymi komentarzami odrzucającymi * Ponownie przypisywać faktury: przekierowywać faktury do innych osób zatwierdzających * Zarządzać danymi faktur: dodawać lub edytować informacje w nagłówkach i wierszach faktur * Zarządzać transakcjami: księgować wiersze transakcji w widoku szczegółowym * Zarządzać dokumentami: dołączać nowe dokumenty do faktur * Wyszukiwać: przeglądać rejestr faktur w celu znalezienia poprzednich zatwierdzeń **Limit dostępu:** Osoby zatwierdzające widzą tylko faktury przypisane do nich. Nie mogą przeglądać kolejek faktur innych działów. **Jak to działa:** Osoby zatwierdzające są decydentami w procesie fakturowania. Sprawdzają poprawność faktur, zgodność z polityką i dostępność budżetu, a następnie zatwierdzają lub odrzucają. Każda osoba zatwierdzająca zazwyczaj widzi własną kolejkę oczekujących faktur. **Przykład:** Kierownik Twojego działu sprawdza każdą przesłaną do niego fakturę, weryfikuje, czy wydatek jest uzasadniony i mieści się w budżecie, i ją zatwierdza. Jeśli coś wygląda nie tak, odrzuca ją, dodając komentarz wyjaśniający przyczynę. {% embed url="" %} *** #### Recenzent **Kto korzysta z tej roli:** Użytkownicy, którzy muszą zatwierdzać faktury, ale nie powinni ich modyfikować. Przydatna dla osób zatwierdzających wtórnie lub w rolach zgodności. **Co mogą robić Recenzenci:** * Zatwierdzać, odrzucać lub pomijać faktury * Pobierać załączone dokumenty * Eksportować szczegóły transakcji do Excela * Przeglądać historię aktywności i dzienniki zatwierdzeń * Zarządzać własnym kontem (nazwa, hasło, adres e-mail) **Czego Recenzenci nie mogą robić:** * Edytować informacji o fakturach * Łączyć lub odłączać faktur z zamówieniami zakupu * Zmieniać przepływów pracy zatwierdzania * Modyfikować danych finansowych **Konfiguracja:** Recenzenci nie mogą łączyć się z innymi głównymi rolami. Jeśli ktoś potrzebuje dostępu Recenzenta, jego poprzednie role muszą zostać najpierw usunięte. Uwaga: Rola Recenzenta nie jest jeszcze obsługiwana w aplikacji mobilnej. **Jak to działa:** Rolę Recenzenta można traktować jako „zatwierdzenie bez edycji”. Przydatna, gdy potrzebujesz kogoś do zatwierdzenia faktur (kontrola zgodności, zatwierdzenie wtórne), ale ta osoba nie może w ogóle zmieniać kwot, kont ani przepływów pracy. **Przykład:** Twój audytor wewnętrzny musi co miesiąc przeglądać i zatwierdzać próbkę faktur w ramach procesu zgodności, ale nigdy nie powinien mieć możliwości zmiany kwot faktur ani ich ponownego przypisywania. Rola Recenzenta jest tu idealna. *** #### Kończenie przepływu pracy **Kto korzysta z tej roli:** Ostateczni zatwierdzający, kontrolerzy finansowi, Dyrektor Finansowy/Kierownik Finansowy. **Jak to działa:** Nie jest to samodzielna rola — dodaje ona uprawnienie do ostatecznego zatwierdzania do istniejącej roli (zwykle Zatwierdzający lub Recenzent). **Co dodaje**: * Uprawnienia do ostatecznego potwierdzenia: przygotowuje faktury do eksportu po ich ukończeniu * Usuwanie faktur: usuwa faktury, gdy zezwalają na to wewnętrzne zasady * W połączeniu z Recenzentem: przyznaje dodatkowe uprawnienia, w tym edycję przepływu pracy i pełne zarządzanie dokumentami **Dlaczego warto z niej korzystać?:** Niektóre organizacje potrzebują wyraźnego „decydenta ostatecznego” w swoim łańcuchu zatwierdzania. Rola Zakończenie Przepływu Pracy oznacza tę osobę. **Przykład:** Twój Dyrektor Finansowy ma uprawnienia Zatwierdzający + Zakończenie Przepływu Pracy. Mogą oni nie tylko zatwierdzać faktury, ale także oznaczać je jako w pełni ukończone, zwalniając je do eksportu do systemu księgowego. *** #### Audytor **Kto korzysta z tej roli:** Audytorzy wewnętrzni, audytorzy zewnętrzni, specjaliści ds. zgodności, menedżerowie potrzebujący wyłącznie wglądu. **Co audytorzy mogą robić:** * Przeglądać wszystkie faktury: pełny dostęp tylko do odczytu do wszystkich faktur firmy * Przeglądać zatwierdzenia: zobaczyć, co zatwierdzili zatwierdzający i jakie mają komentarze * Dostęp do danych księgowych: przeglądać wpisy księgowe dołączone do faktur * Przeglądać rejestr faktur: wyszukiwać i filtrować wszystkie faktury zakupu firmy **Czego audytorzy nie mogą robić:** * Edytować żadnych informacji * Usuwać faktur * Potwierdzać lub odrzucać faktur * Wprowadzać żadnych zmian w systemie **Jak to działa:** Rola audytora ma uprawnienia tylko do odczytu. Przydatna dla osób, które potrzebują pełnej widoczności (w celu zapewnienia zgodności, analizy lub nadzoru), ale nie mają uprawnień do modyfikacji. Idealna dla podejścia „zaufaj, ale weryfikuj”. **Przykład:** Twój audytor zewnętrzny loguje się do Fitek raz na kwartał, aby przejrzeć faktury i łańcuchy zatwierdzeń, potwierdzając, że Twoje mechanizmy kontroli finansowej działają. Rola audytora zapewnia im pełną widoczność bez ryzyka przypadkowych (lub celowych) zmian. *** #### Twórca wydatków **Kto korzysta z tej roli:** Pracownicy przesyłający raporty wydatków. **Co może robić Twórca wydatków:** * Tworzyć i przesyłać raporty wydatków za pośrednictwem aplikacji mobilnej Fitek * Przesyłać raporty na platformie internetowej * Przeglądać przesłane przez siebie raporty **Dostęp:** Ograniczony wyłącznie do danych o wydatkach osobistych. **Wymagania:** Twoja firma musi mieć aktywny moduł Wydatki. **Jak to działa:** Jeśli Twoja organizacja używa Fitek do zarządzania wydatkami pracowników, ta rola umożliwia członkom zespołu przesyłanie paragonów i raportów bezpośrednio za pośrednictwem aplikacji mobilnej, bez udzielania im dostępu do innych wydatków firmowych. **Przykład:** Twój zespół sprzedaży używa roli Twórca wydatków do fotografowania i przesyłania paragonów podczas podróży, a te raporty automatycznie trafiają do księgowości w celu przetworzenia zwrotu kosztów. *** #### Przeglądanie archiwum **Kto korzysta z tej roli:** Użytkownicy, którzy potrzebują informacji historycznych, ale nie uczestniczą w codziennym przetwarzaniu. Co mogą robić Przeglądający Archiwum: * Przeglądać historyczne faktury i zamówienia * Uzyskiwać dostęp do powiązanych dokumentów (w zależności od konfiguracji) **Dostęp:** Dostęp tylko do odczytu zarchiwizowanych danych. **Jak to działa:** Przydatne dla osób odpowiadających na pytania dotyczące historii lub przeprowadzających analizę aktywności związanej z fakturami bez konieczności posiadania aktualnych uprawnień do zatwierdzania. **Przykład:** Twój analityk finansowy chce zbadać wzorce wydatków z zeszłego roku. Rola Przeglądarki Archiwum zapewnia mu dostęp do historycznych danych bez zaśmiecania interfejsu bieżącymi fakturami. **Wymagania:** Twoja firma musi mieć aktywowany moduł Archiwum i dostęp do zarchiwizowanych faktur. *** #### **Role w zamówieniach zakupu** Fitek oferuje dwie dedykowane role w zamówieniach zakupu, jeśli Twoja organizacja korzysta z modułu zamówień zakupu: **Twórca zamówień zakupu:** Pracownicy i działy, którzy tworzą i przesyłają zamówienia zakupu. Widzą i zarządzają tylko utworzonymi przez siebie zamówieniami zakupu. **Administrator zamówień zakupu:** Kierownicy ds. zaopatrzenia i kierownicy zespołów zakupowych, którzy edytują i tworzą wszystkie zamówienia zakupu w całej organizacji. Nie mogą przypisywać zamówień zakupu do zatwierdzenia – odpowiedzialność za zatwierdzenie spoczywa na właścicielach firmy. *** #### **Administrator faktur sprzedaży** **Kto korzysta z tej roli:** Pracownicy administracji sprzedaży, zespoły ds. należności (AR), scentralizowane biura fakturowania. **Zakres uprawnień administratorów faktur sprzedaży:** * Pełna kontrola nad fakturami sprzedaży: tworzenie nowych, edycja wszystkich (w tym tych utworzonych przez innych) * Zarządzanie klientami: dodawanie i edycja rekordów klientów * Konfiguracja ustawień: kody księgowe, kody produktów i wszystkie ustawienia związane z fakturami sprzedaży **Dostęp:** Gdy jest to jedyna przypisana rola, użytkownik widzi uproszczony pulpit nawigacyjny skoncentrowany na operacjach sprzedaży — bez zatwierdzania faktur zakupu. **Ograniczenia:** Nie można łączyć z rolami „Recenzent” lub „Kończący przepływ pracy”, aby wyraźnie oddzielić operacje związane ze sprzedażą i fakturami zakupu. **Jak to działa:** Administrator faktur sprzedaży to rola właściciela firmy po stronie sprzedaży — analogiczna do roli „Księgowy po stronie zakupów”. **Przykład:** Zespół ds. rozliczeń używa tej roli do tworzenia faktur dla klientów, korygowania rekordów klientów i zarządzania planem kont specyficznym dla Twojej działalności sprzedażowej. *** ### **Menedżer ds. Eksportu** **Kto korzysta z tej roli:** Użytkownicy, którzy muszą ponownie eksportować faktury, które zostały już wysłane do systemu księgowego. **Ważne:** Ta rola może być przypisana tylko razem z rolą Administratora. **Zakres funkcji:** Umożliwia reeksport zatwierdzonych faktur, które zostały już przetworzone i wyeksportowane, co jest przydatne w przypadku korekt lub ponownego przesyłania. *** ### **Hierarchia uprawnień ról** Oto jak role układają się pod względem dostępu: 
Administrator (pełna kontrola)
    ↓
Księgowy (prawie pełne uprawnienia administracyjne)
    ↓
Przypisujuący (przesyłanie i przetwarzanie faktur)
    ↓
Aprobujący (potwierdzanie i edycja danych)
    ↓
Tworzący wydatki (tylko przesyłanie wydatków)
    ↓
Recenzent (tylko zatwierdzanie, bez edycji)
    ↓
Audytor (tylko do odczytu)
Hierarchia nie oznacza, że ​​niższe role są „gorsze” — są one przeznaczone do innych zadań. Audytor może mieć większe uprawnienia w Twojej organizacji niż osoba przypisująca; hierarchia odzwierciedla jedynie poziomy dostępu do systemu. *** ## **Łączenie ról: co działa** Niektóre role naturalnie ze sobą współgrają: * **Zatwierdzający + Kończący Przepływ Pracy:** Zatwierdzający staje się ostatecznym decydentem * **Recenzent + Kończący Przepływ Pracy:** Recenzent uzyskuje uprawnienia do edycji i ostatecznego zatwierdzania * **Administrator + Menedżer Eksportu:** Administrator może reeksportować faktury * **Wiele głównych ról dla jednej osoby:** Niektóre organizacje przypisują zatwierdzającego i osobę przydzielającą faktury tej samej osobie, jeśli zajmuje się ona zarówno zatwierdzaniem, jak i routingiem Role, których nie można łączyć: * **Recenzent + inne główne role:** Recenzent jest niezależny (z wyjątkiem Kończącego Przepływu Pracy) * **Administrator faktur sprzedaży + Recenzent lub Kończący Przepływ Pracy:** Oddziela operacje sprzedaży i zakupu *** ## **Aktualizacja ról** Administrator może zmienić rolę w dowolnym momencie. Typowe powody to: * **Awans lub zmiana stanowiska:** ktoś przechodzi z roli osoby przypisującej na osobę zatwierdzającą * **Nowe moduły:** Aktywujesz zamówienia zakupu i przypisujesz role twórcy zamówień * **Zmiany kadrowe:** Restrukturyzujesz procesy zatwierdzania * **Aktualizacje zgodności:** Dodajesz role audytora lub przeglądającego archiwum zgodnie z nowymi wymogami regulacyjnymi Zgłaszając problem do działu wsparcia Fitek, zawsze podawaj rolę(-y) użytkownika, którego(-ych) dotyczy problem — pomoże nam to szybciej odtworzyć i rozwiązać problem. *** ### **Wybór odpowiedniej roli dla Twojego zespołu** Zacznij od pytania: „Co ta osoba powinna właściwie robić w Fitek?” * **Widok i zarządzanie wszystkim:** Administrator * **Obsługa codziennych operacji fakturowania:** Księgowy * **Kierowanie faktur do osób zatwierdzających:** Przydzielający * **Zatwierdzanie i potwierdzanie faktur:** Osoba zatwierdzająca * **Tylko zatwierdzanie, bez edycji:** Recenzent * **Ostateczna decyzja:** Dodanie przepływu pracy dotyczącego finalizacji * **Obserwacja, bez ingerencji:** Audytor * **Przesyłanie własnych wydatków:** Twórca wydatków * **Wyszukiwanie starych rekordów:** Przeglądarka archiwum Jeśli nie masz pewności, zacznij od węższej roli i w razie potrzeby rozszerz dostęp. System ról w Fitek daje Administratorowi pełną kontrolę i możliwość dostosowania w dowolnym momencie. --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://fitek-learning.fitek.com/fitek-learning-space/poland-polski/zaczynamy/przewodnik-wprowadzajacy/role-uzytkownikow.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.