# Digitalizacja Digitalizacja oznacza, że ​​faktury otrzymywane w formie plików – głównie jako obrazy PDF – są automatycznie konwertowane na ustrukturyzowane dane, które możesz przeglądać w Fitek, zatwierdzać za pomocą przepływów potwierdzeń i eksportować do systemu księgowego lub ERP. Zamiast ręcznego wpisywania danych faktury, usługa digitalizacji Fitek wyodrębnia kluczowe informacje (dostawca, kwoty, daty, pozycje) i przygotowuje je do procesu zatwierdzania. To pomost między fakturami papierowymi lub w formacie PDF wysyłanymi przez dostawców a ustrukturyzowanymi danymi, których potrzebuje Twój system ERP. *** ### Jak działa digitalizacja ### 1. Faktury docierają do Fitek Masz dwa główne sposoby wysyłania faktur do Fitek w celu digitalizacji: **Skrzynka e-mail** Fitek tworzy dedykowany adres skrzynki pocztowej dla Twojej firmy (na przykład ). Udostępniasz ten adres swoim dostawcom, a oni wysyłają na niego swoje faktury w formacie PDF. Skrzynka ma jasno określone limity: czas przechowywania wiadomości e-mail, maksymalny rozmiar załącznika i akceptowane typy plików. **SFTP** Fitek udostępnia konto SFTP, na którym Ty (lub Twój dostawca ERP) umieszczacie pliki w predefiniowanych folderach: * digi\_input – dla faktur wymagających digitalizacji (PDF, JPG, JPEG) * input – dla faktur w formacie XML (digitalizacja nie jest wymagana) Fitek automatycznie przetwarza pliki z tych folderów. **Korzyść dla klienta:** Zamiast faktur docierających do wielu lokalizacji, masz jeden kontrolowany punkt wejścia. Zmniejsza to ryzyko utraty faktur i ręcznego przekazywania. *** ### 2. Fitek konwertuje pliki PDF i obrazy na dane Po dotarciu faktur do Fitek: **Wstępne przetwarzanie** System sprawdza typ, rozmiar i format pliku. Twoja konfiguracja definiuje akceptowane typy plików i to, czy e-faktury XML powinny być preferowane nad PDF-ami. **Digitalizacja (OCR)** Pliki PDF i obrazy są wysyłane do modułu digitalizacji Fitek, który wyodrębnia kluczowe dane: * Nazwa i dane dostawcy * Numer i data faktury * Kwoty i podatek * Pozycje zamówienia (produkty/usługi) – jeśli Twój pakiet je zawiera Zespół digitalizacji Fitek pracuje z oddzielnymi kolejkami dla każdego klienta, dzięki czemu Twoje specyficzne potrzeby i wyjątki są odpowiednio obsługiwane. **Pakiety digitalizacji: nagłówek czy pełne pozycje** Możesz wybrać, co zostanie zdigitalizowane: * **Tylko nagłówek:** Przechwytywane są tylko główne sumy faktur i podstawowe kody księgowe. W Fitek są one wyświetlane jako pojedyncza pozycja. * **Nagłówek + wszystkie pozycje:** Każda pozycja faktury (produkty, usługi) jest digitalizowana i widoczna w Fitek. Wybierz w zależności od swoich potrzeb: jeśli potrzebujesz tylko sum, sam nagłówek jest prostszy i bardziej opłacalny. Jeśli chcesz uzyskać szczegółową analizę wydatków lub dopasować zamówienie zakupu, wybierz nagłówek + wiersze. *** ### 3. Dane są przygotowywane dla Fitek i Twojego systemu ERP Po digitalizacji: **Konwersja do formatu standardowego** Fitek konwertuje zdigitalizowane dane do formatu XML odpowiedniego dla Fitek i Twojego systemu ERP (na przykład estońska e-faktura v1.2 XML). **Zatwierdzenie w Fitek** Dla klientów Fitek z pełnym kontem: zdigitalizowane faktury pojawiają się w Twoim rejestrze faktur, gdzie Twój zespół zatwierdza je za pomocą przepływów pracy. Dla klientów korzystających tylko z digitalizacji: faktury przepływają przez Fitek jako system tranzytowy (bez ręcznego zatwierdzania). Są one optymalizowane pod kątem Twojego systemu ERP i wysyłane bezpośrednio. **Eksport do Twojego systemu ERP** Po zatwierdzeniu (lub automatycznym potwierdzeniu) faktury są eksportowane za pośrednictwem protokołu SFTP lub innych zintegrowanych metod. Ty kontrolujesz, co jest zawarte: pliki PDF, XML, pozycje zamówienia itp. {% hint style="success" %} **Korzyść dla klienta:** Otrzymujesz czyste, przewidywalne pliki XML. Twój system ERP może niezawodnie importować – nawet jeśli oryginalne pliki PDF mogą wyglądać zupełnie inaczej. {% endhint %} *** ### Obsługiwane formaty i kanały **Typy plików przychodzących:** * PDF: główny format faktur zakupu i sprzedaży * JPG/JPEG: obsługiwane w przypadku digitalizacji za pośrednictwem protokołu SFTP i przy użyciu określonych ustawień skrzynki pocztowej * Formaty e-faktur XML: rozpoznawane i przetwarzane bezpośrednio **Kanały:** * Skrzynka pocztowa do digitalizacji e-mail: dla plików PDF i załączników graficznych * SFTP: foldery dla plików zdigitalizowanych i wstępnie sformatowanego pliku XML *** ### Szybkość i niezawodność: digitalizacja umów SLA Umowa SLA (Service Level Agreement) gwarantuje, jak szybko Fitek konwertuje Twoje faktury po ich otrzymaniu. Dostępne umowy SLA (konfigurowane podczas wdrażania): * 24 godziny (domyślnie) * 8 godziny * 6 godziny * 4 godziny * 1 godziny **Jak to działa:** Jeśli Twoja umowa SLA wynosi 24 godziny, faktury otrzymane dzisiaj są zobowiązane do digitalizacji o tej samej porze następnego dnia roboczego. Jeśli Twoja umowa SLA wynosi 4 godziny, digitalizacja następuje w ciągu czterech godzin. *** ### Co się dzieje, gdy digitalizacja się nie powiedzie? Czasami pliku nie można zdigitalizować – jakość obrazu jest słaba, nie jest to faktura lub jest zaadresowany do niewłaściwej firmy. **Powiadomienia o odrzuceniu** W takim przypadku Fitek wysyła powiadomienie e-mail do Twojego zespołu (zazwyczaj na skrzynkę pocztową AP) z załączoną fakturą, która nie została zrealizowana. Twój zespół może wówczas: * Skontaktować się z dostawcą, aby uzyskać lepszą wersję * Poprawić adres odbiorcy * Ponownie wysłać plik **Korzyść dla klienta:** Nie tracisz po cichu wadliwych faktur i możesz podjąć odpowiednie działania. *** ### Korzyści biznesowe: dlaczego digitalizacja ma znaczenie #### Mniej pracy ręcznej **Przed digitalizacją:** Faktury trafiają do różnych skrzynek pocztowych. Ktoś ręcznie wpisuje dane do systemu ERP. Załączniki są rozproszone. **Dzięki digitalizacji:** Dostawcy wysyłają na jeden adres. Fitek konwertuje je automatycznie. Oryginalne pliki PDF pozostają połączone. Twój zespół koncentruje się na wyjątkach i zatwierdzeniach, a nie na wprowadzaniu danych. **Przykład:** Firma otrzymuje 10 000 faktur PDF rocznie. Przepisanie jednej faktury zajmuje 2–3 minuty, czyli 400–500 godzin pracy rocznie. Dzięki digitalizacji ta ręczna praca znika. #### Szybsze przetwarzanie i lepsze warunki płatności Faktury pojawiają się w Fitek lub Twoim systemie ERP wkrótce po ich otrzymaniu. Zatwierdzenie może rozpocząć się tego samego dnia. Jeśli korzystasz z krótszego SLA (4 godziny zamiast 24), faktury od kluczowych dostawców są przetwarzane niemal w czasie rzeczywistym. Pomaga Ci to dotrzymać terminów płatności i uniknąć opłat za opóźnienie. #### Lepsza jakość danych i raportowanie Digitalizacja zapewnia: * Spójną rejestrację dostawców, numerów faktur, stawek podatkowych i sum * Opcjonalne, kompletne przechwytywanie pozycji w celu szczegółowej analizy kosztów * Digitalizacja raportuje, ile faktur przeszło OCR, ile pojawiło się jako e-faktury, a ile zostało odrzuconych Te dane pomagają w podejmowaniu decyzji, takich jak to, których dostawców przenieść na e-faktury lub czy obecna konfiguracja jest wystarczająca. #### Elastyczna konfiguracja dla różnych potrzeb * Używaj digitalizacji wyłącznie jako usługi konwersji, korzystając z usługi Bypass Fitek, jeśli wolisz pracować w całości we własnym systemie ERP * Lub skorzystaj z pełnej wersji Fitek, gdzie faktury są zatwierdzane, wzbogacane o dane księgowe i eksportowane z bogatszą strukturą * Digitalizacja faktur sprzedaży wychodzącej, konwertując pliki PDF na e-faktury, które otrzymują Twoi klienci *** ### W skrócie Twoi dostawcy wysyłają faktury e-mailem lub przez SFTP do Fitek. Fitek automatycznie konwertuje je na ustrukturyzowane dane w uzgodnionym terminie. Faktury pojawiają się w Fitek gotowe do zatwierdzenia i eksportowane do Twojego systemu ERP w standardowym formacie XML. Oryginalne pliki PDF pozostają dołączone. W przypadku awarii Twój zespół otrzymuje wyraźne powiadomienie, więc nic nie zostanie utracone. *** ### XML intake Pobieranie XML oznacza, że ​​faktury docierają do Fitek już jako ustrukturyzowane pliki elektroniczne, a nie jako pliki PDF lub obrazy. Zamiast digitalizacji (skanowania) faktury przez Fitek, Fitek odczytuje plik XML bezpośrednio i konwertuje go do standardowego formatu, który FitekIN i Twój system ERP rozumieją. Wyobraź sobie różnicę między otrzymaniem faktury napisanej ręcznie, którą musisz wpisać, a otrzymaniem faktury, która jest już cyfrowa i gotowa do użycia. *** ### Jak działa przyjmowanie XML – faktury zakupu przychodzące **Jak XML dociera** Faktury XML można wysyłać do Fitek na dwa sposoby: **Przez SFTP** Umieść pliki XML w folderze wejściowym na swoim koncie SFTP. Fitek rozpoznaje je jako faktury ustrukturyzowane i natychmiast je przetwarza. **Przez email** Skrzynka odbiorcza faktur może odbierać załączniki XML. Jeśli przetwarzanie e-faktur jest włączone w ustawieniach skrzynki odbiorczej, Fitek traktuje załączniki XML jako faktury ustrukturyzowane. W obu przypadkach digitalizacja (OCR) nie jest wymagana. Plik XML trafia bezpośrednio do konwersji. **Konwersja do formatu Fitek** Kiedy XML dociera: 1. Fitek wykrywa, że ​​jest to plik XML (a nie PDF ani obraz). 2. Wszystkie dane są mapowane w wewnętrznej strukturze Fitek: * Strony (dostawca, nabywca). * Nagłówek (numer faktury, daty, sumy, waluta, warunki płatności). * Pozycje (produkty, usługi, ilości, ceny). 3. Dodane zostają metadane (z którego kanału pochodzi faktura, czy jest to e-faktura). 4. Przekonwertowana faktura pojawia się w rejestrze faktur Fitek do zatwierdzenia. Jeśli korzystasz z konfiguracji „Pomiń” (tylko digitalizacja, bez zatwierdzenia w Fitek), faktura automatycznie otrzymuje status eksportu i jest przekazywana do Twojego systemu ERP. **Załączniki z XML** Dostawcy często wysyłają XML wraz z kopią PDF w tym samym e-mailu. Fitek wykorzystuje XML jako wiarygodne źródło danych i zachowuje plik PDF jako punkt odniesienia wizualnego. *** ### Dlaczego pobieranie danych XML jest ważne #### Najwyższa jakość danych Dane XML są dostarczane w gotowej, ustrukturyzowanej formie od Twojego dostawcy lub systemu ERP. Fitek nie musi „zgadywać” na podstawie nieczytelnych skanów lub nietypowych układów. Nie ma ryzyka błędów OCR spowodowanych: * Niską jakością obrazu * Nietypowymi układami faktur * Ręcznymi notatkami {% hint style="success" %} Rezultat: wyższa dokładność, mniej ręcznych poprawek, mniej kontaktów z dostawcami. {% endhint %} #### Znacznie szybsze przetwarzanie Brak etapu digitalizacji oznacza, że ​​faktury XML są dostępne w Fitek niemal natychmiast po ich otrzymaniu. Wymagane jest jedynie routing, mapowanie i walidacja. Może to znacznie skrócić czas od: * wystawienia faktury przez dostawcę → do jej wyświetlenia w Fitek * utworzenia faktury sprzedaży w systemie ERP → do jej otrzymania przez klienta #### Jeden spójny format dla Twojego systemu ERP Niezależnie od tego, jak dostawcy sformatowali swoje oryginalne faktury lub z jakiego kanału (SFTP czy e-mail) skorzystali, Twój system ERP zawsze otrzymuje tę samą, przewidywalną strukturę XML. Oznacza to: * Łatwiejsze mapowanie i konserwację systemu ERP * Jedno mapowanie do XML Fitek zamiast wielu mapowań do różnych formatów dostawców * Bardziej niezawodną automatyzację i integrację #### Pełna transparentność i identyfikowalność Każda faktura zawiera metadane dotyczące kanału, przez który została wysłana i formatu. Jeśli coś nie spełnia Twoich oczekiwań, dział wsparcia Fitek może łatwo zbadać całą ścieżkę przetwarzania – od przyjęcia, przez Fitek, po eksport. *** ### Kiedy korzystać z XML-owego importu faktur **Najlepsze rozwiązanie dla przychodzących faktur zakupu:** * Dostawcy, którzy mogą już wysyłać ustrukturyzowane faktury elektroniczne (zarówno za pośrednictwem własnego systemu, jak i poprzez eksport XML) * **Dostawcy, którzy nie wybrali jeszcze partnera do e-fakturowania – XML-owy import faktur to dobry krok pośredni, gdy rozważają lub przechodzą na pełne kanały e-fakturowania** * Dostawcy strategiczni lub o dużej skali działania (np. firmy telekomunikacyjne lub użyteczności publicznej wystawiające tysiące faktur rocznie) * Skomplikowane faktury z wieloma pozycjami, rabatami lub zawiłymi przepisami podatkowymi * Kiedy planujesz korzystać z automatyzacji lub automatycznego dopasowywania w Fitek lub swoim systemie ERP **Nadal korzystaj z PDF + digitalizacji dla:** * Dostawców, którzy jeszcze nie mogą wysyłać XML * Okresów przejściowych, gdy dostawcy przygotowują się do XML lub e-fakturowania *** ### W skrócie Faktury XML są dostarczane w postaci ustrukturyzowanych danych, a nie obrazów. Fitek konwertuje je bezpośrednio, bez skanowania. Otrzymujesz najwyższą jakość danych, szybsze przetwarzanie i niższe koszty, szczególnie w przypadku dostawców strategicznych lub obsługujących duże ilości. Plik PDF jest nadal dostępny jako wizualny punkt odniesienia. --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://fitek-learning.fitek.com/fitek-learning-space/poland-polski/faktury-zakupu/przyjecie-faktury-zakupu/digitalizacja.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.