# Zrozumienie statusów Każda faktura w Rejestrze Faktur Sprzedaży ma swój status. Status informuje Cię, na jakim etapie cyklu życia znajduje się faktura i jakie działania (jeśli w ogóle) należy podjąć. {% hint style="success" %} Istnieją 4 główne statusy: **Niewysłane**, **Problemy z importem**, **Wysłane** i **Problemy z dostawą.** {% endhint %} Zrozumienie każdego z nich pomoże Ci zachować porządek i dokładnie wiedzieć, na co zwrócić uwagę. *** ### Przegląd statusu #### Niewysłane **Co to oznacza**: Faktura jest gotowa do wysłania. To pierwszy status w procesie faktur sprzedaży. **Kiedy go widzisz:** * Po ręcznym utworzeniu nowej faktury (bez błędów) * Po zaimportowaniu faktury za pomocą pliku PDF lub API (bez błędów) **Co zrobić**: Sprawdź fakturę, aby upewnić się, że jest poprawna, a następnie kliknij Wyślij e-fakturę, aby ją wysłać. **Przykład**: Właśnie utworzyłeś fakturę SI-00451 dla Tech Star Corp. Pojawia się ona w Twoim Rejestrze ze statusem = Niewysłane. Sprawdzasz szczegóły, a następnie klikasz Wyślij e-fakturę. Teraz jest w drodze. *** #### Problemy z importem **Co to oznacza**: Wystąpił błąd podczas importowania lub tworzenia faktury przez Fitek. Faktura NIE została wysłana. **Kiedy to widzisz**: Ten status jest przypisywany, gdy faktura ma którykolwiek z poniższych problemów: **Brakujące lub nieprawidłowe dane obowiązkowe** * Pole wymagane jest puste (np. nazwa firmy, numer VAT) * Dane są w niewłaściwym formacie (np. numer VAT nie jest zgodny z formatem kraju) **Niezgodność sumy** (dotyczy tylko importowanych faktur) * Suma w nagłówku nie zgadza się z sumą pozycji * Zwykle spowodowane błędami OCR podczas digitalizacji pliku PDF **Duplikat** * Ta sama faktura została zaimportowana dwukrotnie * Fitek wykrył to i oznaczył duplikat **Co zrobić:** **W przypadku faktur utworzonych ręcznie:** 1. Kliknij fakturę, aby wyświetlić komunikat o błędzie. 2. Rozwiąż problem bezpośrednio w Fitek (dodaj brakujące dane, popraw format, popraw sumę itp.). 3. Zapisz zmiany. 4. Po rozwiązaniu problemu status powinien zmienić się na Niewysłane. 5. Następnie wyślij fakturę. **W przypadku zaimportowanych faktur:** 1. Kliknij fakturę, aby wyświetlić komunikat o błędzie. 2. Rozwiąż problem w systemie źródłowym (PDF, API lub ERP). 3. Ponownie zaimportuj poprawioną fakturę do Fitek. 4. Status powinien zmienić się na Niewysłane. 5. Następnie wyślij fakturę. {% hint style="info" %} Obecnie nie można edytować zaimportowanych faktur bezpośrednio w Fitek. Przyszłe wersje będą na to pozwalać. {% endhint %} **Przykłady:** Importujesz plik PDF ze swojego systemu ERP. Fitek odczytuje go, ale zauważa brak numeru VAT klienta. Faktura ma status = Problemy z importem. Naprawiasz plik PDF w systemie źródłowym, importujesz go ponownie i teraz jego status wynosi = Niewysłane. Możesz go wysłać. Importujesz fakturę w formacie PDF. Fitek digitalizuje ją, ale suma nagłówka (1050 EUR) nie zgadza się z sumą pozycji (1000 EUR). Prawdopodobnie jest to błąd OCR. Sprawdzasz źródłowy plik PDF, poprawiasz pozycje lub sumę i importujesz ponownie. Status = Niewysłane. Możesz go wysłać. {% hint style="success" %} **Wskazówka**: Problemy z importem zazwyczaj oznaczają brakujące lub nieprawidłowo sformatowane dane. Komunikat o błędzie dokładnie wskazuje, co należy poprawić. Najpierw sprawdź dane klienta – to one często są przyczyną problemu. {% endhint %} *** #### Wysłano **Co to oznacza**: Faktura została pomyślnie wysłana za pośrednictwem sieci e-faktur. **Kiedy to widzisz:** * Po kliknięciu „Wyślij e-fakturę” na niewysłanej fakturze * W przypadku faktur PEPPOL: „Wysłano” oznacza, że ​​faktura została wysłana do sieci * W przypadku faktur KSeF: „Wysłano ✓” (z zaznaczeniem) oznacza, że ​​faktura została zaakceptowana przez KSeF **Co zrobić**: Nic, faktura została pomyślnie dostarczona. W razie potrzeby możesz wyświetlić historię wysyłek. *** #### Problemy z dostawą **Co to oznacza**: Faktura została wysłana, ale odrzucona przez operatora e-faktur (PEPPOL, KSeF lub podobną sieć). Faktura NIE znajduje się w systemie Twojego klienta. **Częste przyczyny problemów z dostawą:** **Odbiorca nie został znaleziony w sieci e-faktur** * Twój klient nie jest zarejestrowany u operatora e-faktur (PEPPOL, KSeF, RIK itp.) * LUB imię i nazwisko klienta, numer rejestracyjny lub numer VAT nie zgadzają się z danymi w bazie danych sieci **Brakujące lub nieprawidłowo sformatowane dane** * Na fakturze brakuje danych wymaganych przez odbiorcę * LUB dane są nieprawidłowo sformatowane dla danego kraju * Operatorzy e-faktur stosują złożone reguły walidacji, które czasami wykrywają problemy, których Fitek nie mógł przewidzieć **Co zrobić:** **W przypadku faktur utworzonych ręcznie:** 1. Kliknij fakturę, aby wyświetlić komunikat o błędzie od operatora e-faktury. 2. Zrozum, co poszło nie tak: * Czy problem dotyczy danych klienta? (Nieprawidłowy numer VAT, nieprawidłowe nazwisko?) * Czy chodzi o dane faktury? (Brak wymaganych pól?) 3. Rozwiąż problem bezpośrednio w Fitek. 4. Kliknij ponownie „Wyślij e-fakturę”, aby spróbować ponownie. **W przypadku zaimportowanych faktur:** 1. Kliknij fakturę, aby wyświetlić komunikat o błędzie. 2. Rozwiąż problem w systemie źródłowym. 3. Ponownie zaimportuj poprawioną fakturę do Fitek. 4. Kliknij ponownie „Wyślij e-fakturę”. **Przykłady:** Ręcznie tworzysz i wysyłasz fakturę SI-00452 do klienta „Beta Corp”. PEPPOL odrzuca ją z błędem: „Klient nie został znaleziony w sieci PEPPOL”. Sprawdzasz profil klienta Beta Corp i zdajesz sobie sprawę, że jego numer VAT jest błędny. Naprawiasz problem w Fitek, a następnie ponownie klikasz „Wyślij e-fakturę”. Tym razem PEPPOL akceptuje fakturę, a status = Wysłana. Wysyłasz fakturę do klienta z Belgii. PEPPOL odrzuca ją, twierdząc, że „Belgijski numer przedsiębiorstwa MUSI być w prawidłowym formacie”. Sprawdzasz numer rejestracyjny klienta – brakuje w nim początkowego kodu „BE”. Dodajesz „BE” i wysyłasz ponownie. PEPPOL akceptuje fakturę. {% hint style="info" %} Większość problemów z dostawą wynika z błędów danych klienta. Dokładnie sprawdź imię i nazwisko klienta, numer VAT i numer rejestracyjny, aby były zgodne z oczekiwaniami operatora e-faktury. {% endhint %} *** ### Jak korzystać ze statusów, aby zachować porządek #### Znajdź faktury wymagające działania Użyj filtra w rejestrze faktur sprzedaży: **Aby znaleźć faktury do wysłania:** * Filtruj według statusu = Niewysłane * Są gotowe do wysłania **Aby znaleźć faktury z problemami z importu:** * Filtruj według statusu = Problemy z importem * Napraw je przed wysłaniem **Aby znaleźć faktury odrzucone przez operatora e-faktury:** * Filtruj według statusu = Problemy z dostawą * Napraw je i wyślij ponownie **Przykładowy przepływ pracy:** 1. Filtruj według statusu = Problemy z importem → napraw wszystkie problemy 2. Filtruj według statusu = Niewysłane → wyślij wszystkie gotowe faktury 3. Filtruj według statusu = Problemy z dostawą → napraw odrzucenia i wyślij ponownie 4. Gotowe #### Śledź, co się powiodło Filtruj według statusu = Wysłane, aby wyświetlić wszystkie pomyślnie dostarczone faktury. Możesz przeglądać dziennik wysyłek dla każdej wysłanej faktury, aby potwierdzić czas dostawy. #### Eksportuj faktury z problemami (wkrótce) W przyszłości będziesz mógł eksportować faktury z problemami z importem lub dostawą (w tym z przyczynami błędów), aby naprawić je w systemie ERP lub źródłowym, a następnie ponownie zaimportować do Fitek. *** ### Zmiany statusów Oto typowy przebieg statusów: **Utworzenie ręczne (pomyślne):** ``` Utwórz fakturę → Niewysłane → Wyślij e-fakturę → Wysłane ✓ ``` **Utworzenie ręczne (operator e-faktury odrzuca ją):** ``` Utwórz fakturę → Niewysłane → Wyślij e-fakturę → Problemy z dostawą → Popraw dane → Niewysłane → Wyślij e-fakturę → Wysłane ✓ ``` **Import pliku PDF (pomyślny):** ``` Import pliku PDF → Niewysłane → Wyślij e-fakturę → Wysłane ✓ ``` **Import pliku PDF (niekompletne lub błędne dane):** ``` Importuj PDF → Problemy z importem → Napraw w źródle → Ponowny import → Niewysłane → Wyślij e-fakturę → Wysłane ✓ ``` **Import API (pomyślny):** ``` Import przez API → Niewysłane → Wyślij e-fakturę → Wysłane ✓ ``` **Import API (niekompletne lub błędne dane):** ``` Import przez API → Problemy z importem → Napraw w źródle → Ponowny import → Niewysłane → Wyślij e-fakturę → Wysłane ✓ ``` *** ### Dlaczego statusy są ważne Statusy pomagają Ci zachować porządek i zapobiegają błędom: * **Niewysłane** = „Gotowe do wysłania – nie zapomnij” * **Wysłane** = „Pomyślnie dostarczone, nie wymaga żadnych działań” * **Problemy z importem** = „Napraw te, zaimportuj ponownie i wyślij ponownie” * **Problemy z dostawą** = „Operator e-faktury odrzucił te, spróbuj ponownie po poprawieniu” Bez jasnych statusów musiałbyś ręcznie śledzić, które faktury zostały wysłane, które były problematyczne, a które oczekują na rozpatrzenie. Fitek robi to za Ciebie. *** ### Wkrótce * **Kolumny daty wysłania i kanału**: Zobacz dokładnie, kiedy i przez jaką sieć została wysłana każda faktura * **Bezpośrednia edycja zaimportowanych faktur**: Rozwiąż problemy z importem bez ponownego importowania * **Eksport zbiorczy ze szczegółami błędów**: Eksportuj faktury z problemami z importem/dostawą, aby analizować je i naprawiać zbiorczo *** ### Następne kroki * [Tworzenie i wysyłanie faktur](https://claude.ai/link-to-creating-invoices) — gotowy na wystawienie pierwszej faktury? * [Rozwiązywanie problemów](https://claude.ai/link-to-troubleshooting) — co zrobić, gdy coś pójdzie nie tak --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://fitek-learning.fitek.com/fitek-learning-space/poland-polski/faktury-sprzedazy/zaczynamy/zrozumienie-statusow.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.