# Zarządzanie klientami Twoi klienci to firmy, którym wysyłasz faktury. Fitek przechowuje ich dane – dzięki czemu tworząc nową fakturę, nie musisz za każdym razem wpisywać ponownie ich nazwy, numeru VAT i adresu. To jak lista kontaktów, tyle że do fakturowania. *** ### Dlaczego dane klientów są ważne ### Why customer data matters Gdy wysyłasz fakturę jako e-fakturę (na przykład do Peppol), system musi odnaleźć Twojego klienta. Wykorzystuje on: * Nazwę firmy * Numer VAT lub numer rejestracyjny * Kraj Jeśli którykolwiek z tych elementów jest nieprawidłowy lub go brakuje, faktura może nie zostać dostarczona. Dlatego dbanie o poprawność danych klienta oszczędza Ci później kłopotów. Ustawienia klienta kontrolują również sposób, w jaki faktury są tworzone ręcznie w Fitek. W przypadku importowanych faktur ustawienia zazwyczaj pochodzą z systemu źródłowego. *** ### Gdzie znaleźć swoich klientów ### Where to find Your customers Przejdź do **Ustawienia > Klienci**. Zobaczysz Rejestr klientów – tabelę zawierającą wszystkich klientów z kolumnami takimi jak: * **Nazwa** – nazwa firmy * **NR REJ.** – numer rejestracyjny * **Numer VAT** – numer VAT Możesz wyszukiwać według Nazwy, NR REJ. lub Numeru VAT i sortować listę, aby szybko znaleźć potrzebnego klienta. Aby dodać lub zaktualizować dane, kliknij klienta, aby otworzyć jego profil. *** ### Pola w profilu klienta ### Fields in the customer profile #### Identyfikacja (pola wymagane) #### Identification (required fields) **Nazwa (wymagana)** *Name (required)* Nazwa firmy klienta. Używana wszędzie tam, gdzie wyświetla się klient, i podczas wysyłania e-faktur. **Numer rejestracyjny (wymagany, jeśli brak numeru VAT; w pozostałych przypadkach opcjonalny, ale zalecany)** *Registration number (required if VAT number is empty; otherwise optional, but strongly recommended)* Numer rejestracyjny/identyfikator działalności firmy (format różni się w zależności od kraju). Używany do dopasowywania klientów i do wielu walidacji e-faktur. **Numer VAT (wymagany, jeśli brak numeru rejestracyjnego; w pozostałych przypadkach opcjonalny, ale zalecany)** *VAT number (required if Registration number is empty; otherwise optional, but strongly recommended)* Numer identyfikacyjny VAT klienta. Używany również do dopasowywania i wymagany w większości scenariuszy e-fakturowania. **Kraj (wymagany)** *Country (required)* Kraj klienta. Obowiązkowy, ponieważ wiele reguł e-faktur (i reguł Peppol) jest specyficznych dla danego kraju. **Adres (opcjonalny)** *Address (optional)* * Adres wiersz 1 / Adres wiersz 2 – adres ulicy i dodatkowy wiersz adresu (w razie potrzeby) * Kod pocztowy * Miasto Używane, gdy Fitek generuje pliki PDF i spełnia niektóre wymagania dotyczące formatu e-faktury. *** #### Ustawienia faktury sprzedaży (opcjonalne nadpisania) #### Sales invoice settings (optional overrides) Te ustawienia kontrolują sposób działania faktur tworzonych ręcznie w Fitek. W przypadku faktur importowanych ustawienia zazwyczaj pochodzą z systemu źródłowego. Jeśli ustawisz je w profilu klienta, zastąpią one ustawienia domyślne w **Ustawienia → Ustawienia firmy**. **Język** *Language* Język używany, gdy Fitek automatycznie generuje plik PDF dla tego klienta. Dotyczy tylko faktur tworzonych ręcznie — nie dotyczy faktur importowanych (których plik PDF pochodzi z systemu ERP). **Waluta** *Currency* Domyślna waluta faktury dla tego klienta (np. EUR). Podczas ręcznego tworzenia faktury sprzedaży Fitek automatycznie wypełnia walutę, korzystając z ustawień klienta (lub powraca do ustawień firmy). **Warunki płatności (w dniach)** *Payment terms (in days)* Liczba dni, w których klient ma czas na zapłatę faktury. Podczas ręcznego tworzenia faktury Fitek oblicza termin płatności według wzoru: > Termin płatności = Data faktury + Warunki płatności (w dniach) W razie potrzeby termin płatności można zawsze zmienić ręcznie. **Stawka opłaty za przeterminowanie (% dziennie)** *Overdue charge rate (% per day)* Procent dzienny używany do obliczania opłat za przeterminowanie faktury (np. 0,05 = 0,05% dziennie). Podczas ręcznego tworzenia faktury Fitek wstępnie wypełnia ją na podstawie ustawień klienta (lub powraca do ustawień firmy). Nie dotyczy importowanych faktur. *** ### Dodaj nowego klienta ### Add a new customer Kliknij **Dodaj klienta**. Musisz wypełnić 3 obowiązkowe pola: * **Nazwa** – nazwa firmy klienta * **Numer VAT lub NR REJ.** – co najmniej jedno z poniższych (numer VAT LUB numer rejestracyjny) * **Kraj** – miejsce siedziby klienta Jeśli nie masz pewności co do numeru rejestracyjnego lub VAT klienta, zapytaj bezpośrednio klienta lub sprawdź rejestr w jego urzędzie skarbowym. Prawidłowe podanie numeru zapobiega późniejszym problemom z dostarczeniem. Kliknij **Zapisz**. Twój klient jest już w systemie. Im więcej szczegółów dodasz (adres, warunki płatności, waluta), tym bardziej przydatny stanie się profil klienta. Fitek użyje ich do wstępnego wypełnienia informacji podczas tworzenia faktur. *** ### Pozwól Fitekowi automatycznie tworzyć klientów ### Let Fitek create customers automatically Nie zawsze musisz dodawać klientów ręcznie. Możesz wysyłać faktury do Fitek jako pliki PDF na swój dedykowany adres do digitalizacji. Fitek digitalizuje PDF i automatycznie importuje fakturę do systemu. Oto jak to działa podczas importu PDF: 1. Fitek odczytuje fakturę w formacie PDF 2. Wyodrębnia nazwę klienta, numer VAT, numer rejestracyjny i kraj 3. Sprawdza, czy dany klient znajduje się już na liście (dopasowuje według nazwy, numeru VAT/REJ i kraju) * Jeśli tak → łączy fakturę z tym klientem * Jeśli nie → automatycznie tworzy nowego klienta na podstawie danych z pliku PDF, pod warunkiem że podana jest nazwa firmy i co najmniej jeden z numerów VAT/REJ 4. Jeśli brakuje kraju, klient może zostać utworzony, ale importowana faktura otrzyma status **Problemy z importem** Twoja baza danych klientów rośnie naturalnie w miarę importowania faktur. Bez dodatkowej pracy z Twojej strony. *** ### Edytuj istniejącego klienta ### Edit an existing customer Kliknij klienta w Rejestrze klientów, aby otworzyć jego profil. Możesz zaktualizować dowolne pole: nazwę, numer VAT, numer rejestracyjny, kraj, dane adresowe, język, walutę, warunki płatności i stawkę za przeterminowanie. Zawsze musisz mieć: * Nazwę * Co najmniej jeden z następujących: Numer VAT lub NR REJ. * Kraj Kliknij **Zapisz**, aby zastosować zmiany. Aktualizacje dotyczą nowych faktur, które utworzysz — nie mają wpływu na faktury już wysłane. Jeśli dane klienta ulegną zmianie (numer VAT, kraj, warunki płatności), zaktualizuj jego profil. Zapobiegnie to przyszłym problemom z dostarczaniem e-faktur lub obliczaniem terminów płatności. *** ### Wyszukaj klienta ### Search for a customer Skorzystaj z pola **Wyszukaj** u góry Rejestru klientów. Możesz wyszukiwać według: * Nazwy (np. „Acme Corp") * NR REJ. (numer rejestracyjny) * Numeru VAT (np. „BE123456789") Przydatne, gdy masz wielu klientów i chcesz szybko znaleźć jednego. *** ### Dostosuj widok rejestru ### Customize the register view Rejestr klientów domyślnie wyświetla Nazwę, NR REJ. i Numer VAT. Możesz dostosować wyświetlane kolumny: 1. Kliknij ikonę ustawień kolumn (ikona tabeli/siatki) u góry Rejestru klientów 2. Otworzy się panel **Ustawienia kolumn tabeli** 3. Zaznacz lub odznacz kolumny — Nazwa jest zawsze widoczna (zablokowana), NR REJ. i Numer VAT możesz włączać lub wyłączać 4. Przeciągnij kolumny, aby zmienić ich kolejność (użyj uchwytu przeciągania po prawej stronie każdej kolumny) 5. Kliknij **Zapisz**, aby zastosować zmiany *** ### Po co organizować klientów? ### Why keep customers organized * **Ponowne wykorzystywanie danych** – bez konieczności ponownego wpisywania danych za każdym razem * **Spójność** – te same dane firmy na wszystkich fakturach * **Zapobiega błędom** – poprawny numer VAT/rejestracyjny = pomyślna dostawa * **Łatwa skalowalność** – wraz z dodawaniem klientów lista rośnie; wyszukiwanie i filtrowanie ułatwiają zarządzanie * **Automatyzacja** – język, waluta i warunki płatności są wstępnie wypełniane podczas tworzenia faktur * **Lepsze raportowanie** – w przyszłości czyste dane klientów usprawnią śledzenie historii i rejestry audytów --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://fitek-learning.fitek.com/fitek-learning-space/poland-polski/faktury-sprzedazy/zaczynamy/zarzadzanie-klientami.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.