# Skaitmeninimas Skaitmeninimas reiškia, kad sąskaitos, kurias Jūs gaunate kaip failus (dažniausiai PDF ), yra automatiškai paverčiamos struktūrizuotais duomenimis. Juos Jūs galite matyti Fitek sistemoje, patvirtinti naudodami savo vizavimo sekas ir eksportuoti į savo apskaitos ar ERP sistemą. Vietoj to, kad rankiniu būdu vedinėtumėte sąskaitos duomenis, Fitek skaitmeninimo paslauga ištraukia pagrindinę informaciją (tiekėją, sumas, datas, eilutes) ir paruošia ją Jūsų patvirtinimo procesui. Tai yra tiltas tarp popierinių ar PDF sąskaitų, kurias siunčia Jūsų tiekėjai, ir struktūrizuotų duomenų, kurių reikia Jūsų ERP. *** ### Kaip veikia skaitmeninimas ### 1. Sąskaitos pasiekia Fitek Jūs turite du pagrindinius būdus siųsti sąskaitas skaitmeninimui: **El. paštu** Fitek sukuria specialų el. pašto adresą Jūsų įmonei (for example, `saskaitos.įmonė@fitekdigi.com`). Jūs pasidalinate šiuo adresu su savo tiekėjais, o jie siunčia PDF sąskaitas tiesiai ten. Dėžutei taikomi aiškūs apribojimai: laiškų saugojimo trukmė, maksimalus priedo dydis ir priimami failų tipai. **SFTP** Fitek suteikia SFTP paskyrą, kurioje Jūs (arba Jūsų ERP tiekėjas) dedate failus į nustatytus aplankus: * `digi_input` - sąskaitoms, kurias reikia skaitmeninti (PDF, JPG, JPEG) * `input` - sąskaitoms, kurios jau yra XML formatu (skaitmeninti nereikia) Fitek apdoroja failus šiuose aplankuose automatiškai. **Nauda klientui**: Vietoj to, kad sąskaitos atkeliautų į skirtingas vietas, Jūs turite vieną kontroliuojamą pradžios tašką. Tai sumažina prarastų sąskaitų skaičių ir rankinį persiuntimą. *** ### 2. Fitek paverčia PDF ir nuotraukas duomenimis Kai sąskaitos pasiekia Fitek: **Išankstinis apdorojimas** Sistema patikrina failo tipą, dydį ir formatą. Jūsų konfigūracija nustato, kokie failai priimami ir ar pirmenybė teikiama XML e-sąskaitoms prieš PDF. **Skaitmeninimas (OCR)** PDF ir nuotraukos siunčiamos į Fitek skaitmeninimo sistemą, kuri ištraukia duomenis: * Tiekėjo pavadinimą ir rekvizitus * Sąskaitos numerį ir datą * Sumas * Sąskaitų eilutes (produktus/paslaugas) - jei tai įtraukta į Jūsų paketą Fitek skaitmeninimo komanda dirba su skirtingomis skaitmeninimo eilėmis (kiekvienam klientui), kad atitiktų Jūsų reikalavimus ir poreikius tinkamai. **Skaitmeninimo paketai: antraštė vs. visos eilutės** Jūs galite pasirinkti, kas bus skaitmeninama: * **Tik antraštė**: Fiksuojamos tik bendros sumos ir pagrindinė informacija. Fitek sistemoje tai matoma kaip viena eilutė. * **Antraštė + eilutės**: Kiekviena sąskaitos eilutė (produktai, paslaugos) yra suskaitmeninama ir matoma Fitek. Rinkitės pagal poreikius: jei Jums reikia tik bendrų sumų, „tik antraštė“ yra paprastesnis ir pigesnis būdas. Jei norite detalios išlaidų analizės ar pirkimo užsakymų palyginimo, rinkitės „antraštė + eilutės“. *** ### 3. Duomenų paruošimas Fitek ir Jūsų ERP Po skaitmeninimo: **Konvertavimas į standartinį formatą** Fitek paverčia duomenis į XML, tinkamą Jūsų ERP sistemai (pvz., Estijos e-sąskaitos v1.2 XML). **Patvirtinimas Fitek** Sąskaitos atsiranda Jūsų sąskaitų registre, kur Jūsų komanda jas patvirtina naudodama vizavimo sekas. Klientams, kurie naudojasi tik skaitmeninimo paslaugomis: sąskaitos pereina per Fitek be jokių rankinių patvirtinimų. Jie paruošti Jūsų ERP ir perduodami tiesiai ten. **Eksportas į Jūsų ERP** Patvirtinus sąskaitas (arba automatiškai užfiksavus), jos eksportuojamos per SFTP ar kitais būdais. Jūs kontroliuojate, kas įtraukiama: PDF failai, XML, eilutės ir t. t. {% hint style="success" %} **Nauda klientui**: Jūs gaunate tvarkingus XML failus, kuriuos Jūsų ERP gali patikimai importuoti – net jei originalūs PDF failai atrodo visiškai skirtingai. {% endhint %} *** ### **Palaikomi formatai ir kanalai** **Formatai**: * PDF: pagrindinis pirkimo ir pardavimo sąskaitų formatas * JPG/JPEG: palaikomi skaitmeninimui per SFTP ir tam tikrus pašto dėžutės nustatymus * XML e-sąskaitos formatai: atpažįstami ir apdorojami tiesiogiai **Kanalai**: * El. laiškų priedų skaitmeninimas: PDF ir nuotraukų priedams * SFTP: aplankai tiek skaitmenintiems failams, tiek iš anksto suformatuotiems XML *** ### **Greitis ir patikimumas: skaitmeninimo SLA** SLA (Aptarnavimo lygio sutartis) garantuoja, kaip greitai Fitek konvertuoja Jūsų sąskaitas po jų gavimo. **Galimi SLA** (sukonfigūruoti diegimo metu): * 24 valandos (numatytasis) * 8 valandos * 6 valandos * 4 valandos * 1 valanda **Kaip tai veikia**: Jei Jūsų SLA yra 24 valandos (8 darbo valandos), šiandien gautos sąskaitos įsipareigojamos suskaitmeninti iki to paties laiko kitą darbo dieną. Jei Jūsų SLA yra 4 valandos, skaitmeninimas įvyksta per keturias valandas. *** ### Kas nutinka, kai skaitmeninimas neįvyksta Kartais failas negali būti nuskaitytas - vaizdo kokybė prasta, tai nėra sąskaita arba ji skirta neteisingai įmonei. **Atmetimo pranešimai** Kai tai nutinka, Fitek siunčia pranešimą el. paštu Jūsų komandai (paprastai į Jūsų paskirtą pašto dėžutę) su prisegta atmesta sąskaita. Jūsų komanda tuomet gali: * Susisiekti su tiekėju, kad gautų geresnę versiją * Pataisyti gavėją * Persiųsti failą iš naujo **Nauda klientui:** Jūs neprarandate sąskaitų ir galite imtis veiksmų. *** ### Skaitmeninimo svarba #### Mažiau rankinio darbo **Be skaitmeninimo**: Sąskaitos atkeliauja į skirtingas pašto dėžutes. Kažkas rankiniu būdu vedinėja duomenis į ERP. Priedai išmėtyti visur. **Su skaitmeninimu**: Tiekėjai siunčia vienu adresu. Fitek konvertuoja jas automatiškai. Originalūs PDF failai lieka susieti. Jūsų komanda susitelkia į išimtis ir patvirtinimus, o ne į duomenų įvedimą. **Pavyzdys**: Įmonė per metus gauna 10 000 PDF sąskaitų. Vienos sąskaitos įvedimas trunka 2–3 minutes = 400–500 darbo valandų per metus. Su skaitmeninimu šis rankinis darbas išnyksta. #### Greitesnis apdorojimas ir geresnės mokėjimo sąlygos Sąskaitos atsiranda Fitek arba Jūsų ERP netrukus po gavimo. Patvirtinimas gali prasidėti tą pačią dieną. Jei naudojate trumpesnį SLA (4 valandas vietoj 24), svarbių tiekėjų sąskaitos apdorojamos beveik realiuoju laiku. Tai padeda Jums laikytis mokėjimo terminų ir išvengti apmokėjimo vėlavimo. #### Geresnė duomenų kokybė ir ataskaitos Skaitmeninimas suteikia: * Nuoseklų tiekėjų, sąskaitų numerių, mokesčių ir sumų registravimą * Pasirenkamą pilną eilučių fiksavimą detaliai sąnaudų analizei * Skaitmeninimo ataskaitas, rodančias, kiek sąskaitų keliauja per OCR, kiek gaunama kaip e-sąskaitos ir kiek yra atmetama #### Lanksti sąranka skirtingiems poreikiams * Naudokite skaitmeninimą tik kaip konvertavimo paslaugą, naudojant paslaugą „Praleisti Fitek“, jei pageidaujate dirbti tik savo ERP sistemoje * Arba naudokite pilną Fitek sistemą, kur sąskaitos yra tvirtinamos, papildomos apskaitos duomenimis ir eksportuojamos su atitinkama struktūra * Taip pat skaitmeninkite išeinančias pardavimo sąskaitas, konvertuodami PDF failus į e-sąskaitas, kurias gauna Jūsų klientai *** ### Trumpai Jūsų tiekėjai siunčia sąskaitas el. paštu arba SFTP į Fitek. Fitek automatiškai konvertuoja jas į struktūrizuotus duomenis per Jūsų suderintą laikotarpį. Sąskaitos atsiranda Fitek sistemoje paruoštos patvirtinimui ir eksportui į Jūsų ERP standartiniu XML formatu. Originalūs PDF failai lieka prisegti. Jei kažkas nepavyksta, Jūsų komanda gauna aiškų pranešimą, kad niekas nepasimestų. *** ### XML duomenų priėmimas XML duomenų priėmimas reiškia, kad sąskaitos pasiekia Fitek jau kaip struktūrizuoti elektroniniai failai, o ne kaip PDF ar vaizdai. Užuot Fitek skaitmeninusi (skenavusi) Jūsų sąskaitą, ji skaito XML tiesiogiai ir konvertuoja jį į standartinį formatą, kurį supranta FitekIN ir Jūsų ERP. Galvokite apie tai kaip apie skirtumą tarp ranka rašytos sąskaitos gavimo, kurią Jums reikia perrašyti, ir sąskaitos gavimo, kuri jau yra skaitmeninė ir paruošta naudoti. *** ### Kaip veikia XML duomenų priėmimas – pirkimo sąskaitos **XML gavimas** Jūs galite siųsti XML sąskaitas į Fitek dviem būdais: **Per SFTP** Įkelkite XML failus į savo SFTP paskyros `input` aplanką. Fitek atpažįsta juos kaip jau struktūrizuotas sąskaitas ir apdoroja nedelsiant. **Per el. paštą** Jūsų sąskaitų pašto dėžutė gali priimti XML priedus. Jei Jūsų pašto dėžutės nustatymuose įjungtas e-sąskaitų apdorojimas, Fitek XML priedus laiko struktūrizuotomis sąskaitomis. Abiem atvejais skaitmeninimo (OCR) žingsnio nereikia. XML keliauja tiesiai į konvertavimą. **Konvertavimas į Fitek formatą** Kai XML atkeliauja: 1. Fitek aptinka, kad tai XML (ne PDF ar nuotrauka) 2. Visi duomenys susiejami su Fitek vidine struktūra: * Šalys (tiekėjas, pirkėjas) * Antraštė (sąskaitos numeris, datos, sumos, valiuta, mokėjimo terminai) * Eilutės (produktai, paslaugos, kiekiai, kainos) 3. Pridedami metaduomenys (per kurį kanalą atėjo, kad tai e-sąskaita) 4. Konvertuota sąskaita atsiranda Jūsų Fitek sąskaitų registre patvirtinimui Jei naudojate „Praleisti Fitek“ konfigūraciją (tik skaitmeninimas, be patvirtinimo Fitek), sąskaitai automatiškai nustatoma eksporto būsena ir ji persiunčiama į Jūsų ERP. **Priedai su XML** Tiekėjai dažnai siunčia XML kartu su PDF kopija tame pačiame el. laiške. Fitek naudoja XML kaip pagrindinį duomenų šaltinį, o PDF palieka prisegtą Jūsų peržiūrai. *** ### XML duomenų priėmimo svarba #### Aukščiausia duomenų kokybė XML duomenys atkeliauja jau struktūrizuoti iš Jūsų tiekėjo ar ERP. Fitek nereikia „spėlioti“ iš neaiškių skenavimų ar neįprastų maketų. Nėra skaitmeninimo klaidų rizikos dėl: * Prastos kokybės * Neįprastų sąskaitų formatų * Ranka rašytų pastabų {% hint style="success" %} **Rezultatas: didesnis tikslumas, mažiau rankinių pataisymų, mažiau aptarimų su tiekėjais.** {% endhint %} #### Greitesnis apdorojimas Nėra skaitmeninimo žingsnio, todėl XML sąskaitos pasiekiamos Fitek beveik iškart po gavimo. Reikia tik konvertavimo, susiejimo ir patvirtinimo. Tai gali žymiai sutrumpinti laiką nuo: * Tiekėjo sąskaitos išrašymo → iki Jūsų matymo ją Fitek * Jūsų pardavimo sąskaitos sukūrimo ERP → iki sąskaitos gavimo #### Vienas nuoseklus formatas Jūsų ERP Nepriklausomai nuo to, kaip tiekėjai suformatavo savo originalias sąskaitas ar kokį kanalą naudojo (SFTP ar el. paštą), Jūsų ERP visada gauna tą pačią, nuspėjamą XML struktūrą. Tai reiškia: * Lengvesnį ERP susiejimą ir priežiūrą * Vieną susiejimą su Fitek XML vietoj daugybės susiejimų su skirtingais tiekėjų formatais * Patikimesnį automatizavimą ir integracijas #### Aiškumas ir peržiūra Kiekviena sąskaita turi metaduomenis apie tai, per kurį kanalą ji atėjo ir kokio formato buvo. Jei kažkas neatitinka Jūsų lūkesčių, Fitek komanda gali lengvai peržiūrėti visą apdorojimo kelią - nuo priėmimo, per Fitek, iki eksporto. *** ### Kada naudoti XML duomenų priėmimą **Geriausia gaunamoms pirkimo sąskaitoms**: * Tiekėjams, kurie jau gali siųsti struktūrizuotas elektronines sąskaitas (per savo sistemą arba per XML eksportą) * **Tiekėjams, kurie dar nepasirinko e-sąskaitų partnerio – XML duomenų priėmimas yra geras tarpinis žingsnis, kol jie vertina ar juda link pilnų e-sąskaitų kanalų** * Strateginiams ar didelės apimties tiekėjams (pavyzdžiui, telekomunikacijų ar komunalinių paslaugų įmonėms, išrašančioms tūkstančius sąskaitų per metus) * Sudėtingoms sąskaitoms su daugybe eilučių, nuolaidų ar painių mokesčių taisyklių * Kai planuojate naudoti automatizacijas Fitek arba savo ERP sistemoje **Išlaikykite PDF + skaitmeninimą:** * Tiekėjams, kurie dar negali siųsti XML * Perėjimo laikotarpiams, kol tiekėjai ruošiasi XML ar e-sąskaitoms *** ### Trumpai XML, t.y. e-sąskaitos, atkeliauja kaip struktūrizuoti duomenys, o ne nuotraukos. Fitek konvertuoja jas tiesiogiai be nuskaitymo. Jūs gaunate aukščiausią duomenų kokybę, greitesnį apdorojimą ir mažesnes išlaidas, ypač strateginiams ar didelės apimties tiekėjams. PDF failas vis tiek pridedamas Jūsų vizualiai peržiūrai. --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://fitek-learning.fitek.com/fitek-learning-space/lithuania-lietuva/pirkimo-saskaitos/pirkimo-saskaitu-priemimas/skaitmeninimas.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.