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# Utiliser le registre des factures
Le registre des factures est l'endroit où vous trouvez toutes vos factures d'achat dans Fitek. C'est votre vue de travail principale — que vous ayez besoin de vérifier le statut d'une facture, de retrouver une facture du mois dernier, de surveiller ce qui est en attente d'approbation, ou d'exporter des données pour analyse. Vous le trouverez sous Factures d'achat dans le menu de gauche.
Ce que vous voyez dépend de votre rôle : si vous êtes approbateur, vous ne voyez que les factures où vous faites partie du flux d'approbation. Si vous êtes comptable ou administrateur, vous voyez toutes les factures de votre entreprise.
#### **À quoi ressemble le registre**
Au-dessus du tableau se trouvent trois boutons :
* **Exporter :** ouvre un choix entre deux rapports Excel – **Exporter en XLSX avec les lignes d'imputation** (données de facture et de lignes d'imputation, pour la comptabilité ou l'analyse) ou **Exporter en XLSX avec les approbations** (l'historique complet des approbations – [voir Rapport des approbations ci-dessous](#rapport-des-approbations)).
* **Nouvelle facture :** créer une facture d'achat manuellement.
* **Calculer :** dans la ligne de filtres, cliquez ici pour obtenir le total général de toutes les factures actuellement filtrées (sur toutes les pages), affiché séparément pour chaque devise – un total rapide sans export.
Le registre affiche un tableau de factures avec ces colonnes :
* **Fournisseur :** le nom du fournisseur, la description de la facture, et tout libellé spécial (plus de détails ci-dessous)
* **Date de facture :** la date figurant sur la facture
* **Date comptable :** la date de comptabilisation
* **Date de création :** quand la facture est entrée dans Fitek
* **Date d'échéance :** la date d'échéance de paiement. Si l'échéance est dans 5 jours ou déjà passée, vous verrez un indicateur d'avertissement
* **Montant :** montant total brut et devise
* **Statut :** où se situe la facture dans le processus
* **Prochain approbateur :** le ou les noms de la ou des personnes qui doivent agir ensuite dans le flux d'approbation, si la facture y est actuellement engagée
**Tri, pagination et largeur des colonnes :** cliquez sur l'en-tête d'une colonne pour trier selon celle-ci (le tri par défaut est la date de facture, du plus récent au plus ancien) ; votre dernier ordre de tri est mémorisé. Le tableau affiche les résultats par pages de 10 factures. Vous pouvez faire glisser le bord d'une colonne pour la redimensionner – la largeur de vos colonnes est enregistrée par utilisateur et par entreprise.
{% hint style="info" %}
Faites un clic droit sur une facture dans la première colonne (Fournisseur / N° de facture / Description) pour l'ouvrir dans un nouvel onglet du navigateur. Un clic gauche normal l'ouvre toujours dans l'onglet actuel.
{% endhint %}
#### **Recherche et filtrage**
Au-dessus du tableau, une zone de recherche et une ligne de filtres vous permettent de réduire le registre exactement aux factures dont vous avez besoin.
**Recherche libre :** saisissez un nom de fournisseur, un numéro de facture, un montant total ou un autre détail dans la zone de recherche.
Par défaut, elle recherche dans le fournisseur, la description de la facture, les descriptions des lignes de facture, le numéro de facture, l'ID ERP, le numéro de contrat et le numéro de bon de commande. Cliquez sur **Rechercher dans** pour élargir la recherche aux montants totaux, aux commentaires du flux d'approbation, au type de facture, au mode de paiement, aux champs personnalisés de facture et aux entreprises liées – les entreprises liées n'apparaissent ici que si votre utilisateur en a, et la recherche ne couvre que les entreprises auxquelles vous avez accès.
**Filtres :** en plus de la recherche, vous pouvez filtrer le registre par période, statut, utilisateurs, dimensions / axes d'imputation, et type de facture.
* Le filtre de période est défini par défaut sur **90 derniers jours** à l'ouverture de la page. Cliquez sur le **X** pour l'effacer complètement et voir les factures de toutes les dates – sans période définie, les flèches Précédent/Suivant se désactivent puisqu'il n'y a plus de période à parcourir.
* Le filtre **Entreprises liées** se trouve dans le menu déroulant **Rechercher dans** plutôt que d'être un bouton de filtre à part entière.
* Pour effacer un seul filtre, ouvrez-le et utilisez son propre lien **Effacer la sélection** (par exemple, dans le filtre Dimensions). Pour effacer tous les filtres actifs en une fois, utilisez le **X** à la fin de la ligne de filtres (la période n'est pas modifiée).
**Modèles de filtres enregistrés :** cliquez sur l'icône **épingle** au bout de la ligne de filtres pour enregistrer la combinaison actuelle comme modèle. Vous pouvez enregistrer plusieurs modèles – jusqu'à 4 s'affichent dans la ligne **Épinglés**, sous les filtres, les autres étant regroupés sous un menu déroulant **Plus** – et en définir un comme modèle par défaut. Votre modèle par défaut est appliqué automatiquement chaque fois que vous ouvrez Factures d'achat depuis le menu. Utilisez l'icône **crayon** au bout de la ligne Épinglés pour changer votre modèle par défaut ou supprimer d'anciens modèles. Les modèles enregistrés sont personnels et propres à chaque entreprise. Voir [Filtres et options de recherche](/fitek-learning-space/french-francais/purchase-invoices/recherche/filtres-et-options-de-recherche.md) pour le détail.
#### **Libellés spéciaux dans la colonne Fournisseur**
Certaines factures affichent des libellés supplémentaires à côté du nom du fournisseur pour signaler des éléments nécessitant attention :
**Note de crédit :** il s'agit d'une note de crédit, et non d'une facture d'achat ordinaire.
**Doublon :** Fitek a détecté qu'une autre facture avec le même fournisseur, la même année et le même numéro de facture existe déjà. À vérifier avant traitement pour éviter de payer deux fois.
**Nouveau fournisseur :** ce fournisseur n'a pas encore de code ERP sur sa fiche fournisseur. Si votre entreprise a activé « Gérer les fournisseurs non enregistrés », ces factures sont bloquées à l'export jusqu'à ce que quelqu'un complète la fiche fournisseur. Voir Fournisseurs pour plus d'informations sur la gestion de ce cas.
#### **Statuts des factures d'achat**
Chaque facture d'achat a un statut. Le statut vous indique où se situe la facture dans son parcours – de son arrivée dans Fitek jusqu'à son approbation puis son export vers votre système comptable – et quelle action, le cas échéant, vous devez effectuer ensuite.
**Nouvelle**
Ce que cela signifie : la facture est arrivée mais personne n'est encore dans son flux d'approbation, elle n'est donc pas encore en cours d'approbation. Quand vous la voyez : juste après l'import d'une facture, ou après la création manuelle d'une facture dans Fitek, avant qu'un approbateur ait été ajouté. Que faire : ajoutez la facture à un flux d'approbation pour qu'elle puisse avancer vers l'approbation. Une facture importée peut aussi être au statut Nouvelle : elle est présente dans Fitek, mais pas encore transmise à un approbateur.
**Affectée**
Ce que cela signifie : la facture est dans un flux d'approbation et attend au moins un approbateur – il reste une étape d'approbation non terminée. Quand vous la voyez : une fois les approbateurs affectés, et tant que l'un d'eux doit encore approuver. Que faire : l'approbateur ou les approbateurs affectés doivent approuver. Vous pouvez filtrer par Affectée pour voir ce qui est en attente et relancer les personnes concernées.
**Approuvée – non destinée à l'export**
Ce que cela signifie : entièrement approuvée, mais marquée comme ne devant pas être exportée (l'option Export n'a pas été cochée lors de l'approbation finale). Que faire : rien – la facture est terminée et ne sera pas envoyée à votre système comptable.
**Approuvée – en attente d'export**
Ce que cela signifie : entièrement approuvée et marquée pour export, mais pas encore prise en compte par l'export vers votre système comptable. Que faire : rien – elle est en file d'attente pour l'export.
**Approuvée – exportée**
Ce que cela signifie : entièrement approuvée, marquée pour export, et exportée avec succès vers votre système comptable. Que faire : rien – c'est terminé.
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Les trois statuts « Approuvée » ne diffèrent que par ce qui se passe au niveau de l'export. Lorsque le dernier approbateur approuve la facture, l'étape suivante dépend du fait que l'option « Export » ait été cochée ou non avant cette approbation finale.
{% endhint %}
**Supprimée**
Supprimée : la facture a été supprimée par un utilisateur.
**Rejetée**
Ce que cela signifie : un approbateur a rejeté la facture. Quand vous la voyez : après que quelqu'un dans le flux d'approbation l'a rejetée. Que faire : examinez le rejet et décidez de la marche à suivre, selon votre propre processus.
**Erreurs d'import**
Ce que cela signifie : la facture a été importée mais contient des erreurs, elle ne peut donc pas continuer telle quelle. Rien n'a encore été approuvé. Quand vous la voyez : lorsque des données obligatoires sont manquantes ou que certaines données sont invalides. Que faire : ouvrez la facture, lisez l'erreur, et corrigez les données pour que le traitement puisse continuer. Qui peut agir : les administrateurs, les comptables et les responsables des affectations disposent d'une visibilité et de droits de modification complets ; ces factures sont incluses dans les rappels quotidiens par e-mail des responsables des affectations.
#### **Rapport des approbations**
Depuis le registre, cliquez sur **Exporter → Exporter en XLSX avec les approbations** pour télécharger un **rapport Excel** couvrant l'historique complet des approbations de vos factures : chaque étape d'approbation, quel approbateur l'a effectuée, son action (approuver, rejeter, transmettre, etc.), et l'horodatage. Si votre entreprise utilise des entreprises liées, le rapport inclut également leurs données.
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# Agent Instructions
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