> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://fitek-learning.fitek.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://fitek-learning.fitek.com/fitek-learning-space/french-francais/purchase-invoices/reception-des-factures-dachat/parametres-de-la-boite-e-mail-fitek.md). # Paramètres de la boîte e-mail Fitek Votre boîte e-mail Fitek n'est pas une simple boîte de réception : c'est un point d'entrée configurable, que vous pouvez adapter à la manière dont vos fournisseurs envoient leurs factures et dont votre équipe les traite. Cette page explique chaque paramètre, quand l'utiliser et à quoi il correspond concrètement. ### 1. Réception XML Certains fournisseurs envoient leurs factures électroniques sous forme de fichiers XML, par exemple **UBL/BIS** ou **E-arve**, au lieu de PDF. Ce paramètre détermine si votre boîte e-mail accepte et traite ces fichiers XML. Les formats XML pris en charge comprennent notamment : * **E-arve 1.1 / 1.2** * **UBL 2.1** * **BIS 3.0** * **ISDOC** Lorsque la réception XML est activée, les fichiers XML sont traités directement, sans numérisation : le traitement est plus rapide et les données plus précises. Lorsqu'elle est désactivée, seuls les fichiers non XML, comme les **PDF**, **JPG** ou **TIFF**, sont traités ; les fichiers XML sont ignorés. C'est utile si vous recevez déjà les factures électroniques par un autre canal (API, Peppol ou réseau local) et que la boîte e-mail est réservée aux PDF et aux images : vous évitez ainsi les doublons ou les flux contradictoires. #### Quand l'utiliser ? Activez ce paramètre si la boîte e-mail doit accepter à la fois les PDF et les fichiers XML envoyés par les fournisseurs. Désactivez-le si les fichiers XML arrivent par un canal distinct et que la boîte e-mail ne doit traiter que les PDF et les images. #### Exemple Un fournisseur envoie une facture UBL par e-mail. Si la réception XML est activée, Fitek lit directement le fichier XML, sans numérisation. Si elle est désactivée, Fitek ignore le XML et traite uniquement les pièces jointes PDF ou image. ### 2. Prétraitement des PDF Avant la numérisation, Fitek peut réorganiser les PDF entrants pour que chaque document soit correctement délimité et capturé proprement. #### Options disponibles * **Bypass :** aucune modification ; les fichiers sont envoyés à la numérisation tels qu'ils ont été reçus. * **Diviser les PDF multipages :** divise un PDF en un fichier par page. Utile lorsque les fournisseurs envoient plusieurs factures regroupées dans un seul fichier. * **Fusionner les PDF par ordre alphabétique :** fusionne tous les fichiers acceptés (PDF, JPEG ou TIFF) selon l'ordre alphabétique des noms de fichiers. * **Fusionner les PDF selon l'ordre des pièces jointes :** fusionne les fichiers dans l'ordre où ils ont été joints à l'e-mail, pour respecter la séquence prévue par l'expéditeur. * **Réduire le PDF :** conserve uniquement les 5 premières et les 2 dernières pages pour l'OCR. Le document d'origine est conservé et transmis après la numérisation. Utile pour les documents volumineux dont les informations importantes se trouvent au début et à la fin. Un autre paramètre peut aussi être activé : * **Ignorer la signature PDF :** permet à Fitek de fusionner et d'horodater des PDF signés. N'utilisez cette option que si vous n'avez pas besoin de préserver l'intégrité de la signature électronique (voir la FAQ ci-dessous). #### Quand l'utiliser ? Si vous recevez régulièrement une facture, un bon de livraison et une feuille de temps en pièces jointes séparées, l'option **Fusionner les PDF selon l'ordre des pièces jointes** les regroupe dans un seul PDF, dans l'ordre d'envoi du fournisseur. #### Exemples **Fusionner les PDF selon l'ordre des pièces jointes** Trois pièces jointes arrivent avec l'e-mail : * **001\_Invoice.pdf** * **002\_PackingList.pdf** * **003\_Timesheet.jpg** Avec cette option, Fitek convertit les fichiers pris en charge (PDF et JPEG) et produit un seul PDF dans cet ordre exact : d'abord la facture, puis le bon de livraison, puis la feuille de temps. **Diviser les PDF multipages** Un scan de 50 pages intitulé **Invoices\_April.pdf** arrive dans la boîte e-mail. Avec cette option, Fitek le divise en 50 PDF distincts, pour que chaque page soit traitée comme une facture séparée. ### 3. Notifier l'expéditeur en cas d'erreur Lorsqu'un e-mail entrant ne peut pas être traité – pièce jointe trop volumineuse, format non pris en charge ou absence de pièce jointe –, Fitek peut en informer automatiquement l'expéditeur pour qu'il corrige l'erreur et renvoie le document. #### Quand l'utiliser ? Nous recommandons de toujours activer ce paramètre. Les fournisseurs reçoivent un message d'erreur clair, avec l'adresse de votre boîte e-mail et les règles applicables : ils peuvent corriger le problème eux-mêmes, sans vous contacter. Si vous préférez gérer toutes les exceptions en interne, vous pouvez demander la désactivation de cette option. Ajoutez alors l'adresse e-mail de votre équipe comptable fournisseurs à la liste de notification, pour que votre équipe soit alertée à la place. #### Exemples Un fournisseur envoie un PDF de **40 Mo**, alors que la limite de votre boîte e-mail est de **20 Mo** : l'expéditeur reçoit automatiquement un e-mail qui explique la limite de taille et rappelle l'adresse de votre boîte e-mail. Un e-mail arrive sans pièce jointe PDF, JPG ou TIFF : l'expéditeur est informé qu'aucune pièce jointe acceptée n'a été trouvée. ### 4. Horodatage Fitek peut ajouter une courte mention en haut de chaque PDF de facture, indiquant : * le nom de la boîte e-mail ; * la date et l'heure de réception (heure CET) ; * l'adresse e-mail de l'expéditeur. Vous disposez ainsi d'une piste d'audit fiable sur l'arrivée de la facture et son expéditeur. **Remarque :** l'horodatage n'est pas ajouté aux PDF signés, sauf si l'option **Ignorer la signature PDF** est activée. #### Exemple Un fournisseur conteste la date d'envoi d'une facture. L'horodatage du PDF indique l'heure de réception enregistrée par votre boîte e-mail. ### 5. Domaine autorisé Ce paramètre limite votre boîte e-mail aux messages envoyés depuis un domaine précis, par exemple **@supplier.com** ou **@gov.ee**. Les e-mails provenant d'autres domaines sont automatiquement rejetés. #### Quand l'utiliser ? Ce paramètre est utile dans les environnements à contrôle renforcé (secteur public, finance, organisations où les fournisseurs doivent utiliser des adresses officielles), ainsi que pour les boîtes partagées ou transférées, afin de filtrer les envois parasites, les erreurs d'envoi ou le spam. #### Exemple Votre politique impose que les factures proviennent uniquement du domaine **@subsidiary-group.com**. Vous le configurez comme domaine autorisé : tous les e-mails d'autres expéditeurs sont automatiquement rejetés. ### 6. Corps de l'e-mail en PDF Certains fournisseurs indiquent des informations importantes dans le corps de l'e-mail – référence de bon de commande, adresse de livraison, note d'approbation – plutôt que dans le PDF de la facture. Vous pouvez demander à Fitek de capturer le corps de l'e-mail en PDF, pour que ce contexte reste lié à la facture. #### Options disponibles * **Non :** aucun PDF n'est généré à partir du corps de l'e-mail ; seul le fichier de facture joint est traité. * **Une page :** seule la première page du corps de l'e-mail est capturée en PDF. * **Toutes les pages :** l'intégralité du corps de l'e-mail est capturée en PDF. Selon votre configuration, ce PDF est ajouté comme pièce jointe séparée ou comme dernière page du PDF de facture, pour que les approbateurs consultent tout le contexte au même endroit. Avec l'option **Une page** ou **Toutes les pages**, vous pouvez aussi activer **Inclure les noms des fichiers joints**, qui ajoute la liste des noms de fichiers d'origine sur la première page du PDF généré. C'est particulièrement utile pour la traçabilité et les audits. #### Exemples Un fournisseur écrit : **« Facture en pièce jointe ; BC 12345 et détails de livraison ci-dessous »**, puis indique la référence de commande et l'adresse dans le texte de l'e-mail. Utilisez **Toutes les pages + Inclure les noms des fichiers joints** pour conserver le texte complet de l'e-mail et la liste des fichiers joints avec la facture. Les approbations reposent parfois sur des notes de l'e-mail, par exemple **« approuvé par John le 05/04 »**. Configurez le PDF du corps de l'e-mail pour qu'il soit ajouté comme dernière page du PDF de facture : les approbateurs voient la facture et la note d'approbation dans un seul document. ### 7. Fichiers à inclure Ce paramètre détermine si Fitek transmet uniquement le PDF de la facture ou toutes les pièces jointes reçues avec l'e-mail (contrats, bons de livraison, photos ou autres documents). #### Quand l'utiliser ? Choisissez **Tous les fichiers** si les approbateurs ont besoin des pièces justificatives dans Fitek pour approuver plus rapidement. Conservez uniquement le **PDF original de la facture** si vous préférez un dossier minimal et que les autres documents sont stockés ailleurs. #### Exemples **Projets de construction** Les factures arrivent avec des photos de chantier et des bons de livraison. Incluez tous les fichiers pour que l'ensemble des documents accompagne la facture dans le flux d'approbation. **Factures de bureau standard** Conservez uniquement le PDF original pour limiter le volume de stockage et garder un dossier simple. ### 8. Extension personnalisée Si vous gérez plusieurs boîtes e-mail pour une même entreprise (par exemple une pour l'entrepôt et une pour le bureau), ou si vous souhaitez ajouter une étiquette aux factures pour l'acheminement ou les rapports, vous pouvez intégrer des métadonnées personnalisées directement dans le XML exporté. #### Fonctionnement * **Identifiant de l'extension personnalisée :** jusqu'à 20 caractères, par exemple **WAREHOUSE**, **OFFICE** ou **PROJECT42** ; * **Contenu de l'extension personnalisée :** jusqu'à 500 caractères de texte libre. Ces valeurs sont ajoutées au XML de la facture sous forme de bloc d'extension et restent liées au document tout au long du traitement. Si vous utilisez des règles ou des automatisations Fitek, elles peuvent déclencher un acheminement automatique ou un flux d'approbation spécifique. #### Exemples **Plusieurs boîtes e-mail par centre de coûts** * **Identifiant de l'extension :** CC * **Contenu :** 410-Marketing Les règles en aval peuvent affecter la facture au flux d'approbation Marketing. **Acheminement par type de fournisseur** * **Identifiant de l'extension :** Source * **Contenu :** ServiceContract Cette valeur déclenche un circuit d'approbation spécifique pour les contrats de services. ## Questions fréquentes ### Fitek modifie-t-il mes PDF signés ? Par défaut, non. Fitek conserve les PDF signés tels quels – ni fusion ni horodatage – afin de préserver l'intégrité de la signature. Vous pouvez modifier ce comportement avec l'option **Ignorer la signature PDF**, uniquement si la préservation de la signature n'est pas une exigence pour votre organisation. ### Puis-je conserver le contenu de l'e-mail d'origine avec la facture ? Oui. Activez l'option qui inclut une version PDF du corps de l'e-mail ; elle peut être ajoutée comme pièce jointe ou intégrée au PDF de la facture. Vous pouvez aussi inclure la liste des noms de fichiers d'origine sur la première page, pour un dossier complet. ### Puis-je transmettre toutes les pièces jointes, et pas seulement la facture ? Oui. Réglez **Fichiers à inclure** sur **Tous les fichiers** pour transmettre toutes les pièces jointes acceptées avec la facture : PDF, images, documents bureautiques, etc. ### Puis-je ajouter une étiquette personnalisée aux factures pour l'acheminement ? Oui. Utilisez **Identifiant de l'extension personnalisée** et **Contenu de l'extension personnalisée** pour intégrer vos propres libellés dans le XML de la facture ; ils peuvent ensuite servir à l'acheminement et à l'automatisation. ## Demander une modification de configuration Pour demander une modification de configuration, envoyez un e-mail par votre canal de support habituel en indiquant : * l'adresse de votre boîte e-mail, par exemple [**invoices.company@fitekdigi.com**](mailto:invoices.company@fitekdigi.com) ; * le paramètre à modifier et l'option souhaitée ; * les éventuelles contraintes, par exemple **« l'intégrité de la signature doit être préservée »** ou **« la fusion selon l'ordre des pièces jointes est requise »**. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://fitek-learning.fitek.com/fitek-learning-space/french-francais/purchase-invoices/reception-des-factures-dachat/parametres-de-la-boite-e-mail-fitek.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.