> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://fitek-learning.fitek.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://fitek-learning.fitek.com/fitek-learning-space/french-francais/purchase-invoices/reception-des-factures-dachat/numerisation.md). # Numérisation La numérisation convertit automatiquement les factures que vous recevez sous forme de fichiers, principalement des PDF ou des images, en données structurées visibles dans Fitek. Ces factures peuvent ensuite passer par vos flux d'approbation, puis être exportées vers votre logiciel comptable ou votre ERP. Au lieu de saisir manuellement les informations des factures, le service de numérisation de Fitek extrait les données clés – fournisseur, montants, dates, lignes de facture – et les prépare pour votre processus d'approbation. C'est le lien entre les factures papier ou PDF envoyées par vos fournisseurs et les données structurées dont votre ERP a besoin. ### Fonctionnement de la numérisation #### 1. Les factures arrivent dans Fitek Vous disposez de deux méthodes principales pour envoyer des factures à numériser à Fitek. **Boîte e-mail** Fitek configure une adresse e-mail dédiée pour votre entreprise, par exemple [**invoices@fitek.company.com**](mailto:invoices@fitek.company.com). Vous communiquez cette adresse à vos fournisseurs, qui y envoient leurs factures PDF. Cette boîte e-mail a des limites clairement définies : durée de conservation des e-mails, taille maximale des pièces jointes et types de fichiers acceptés. **SFTP** Fitek fournit un compte SFTP dans lequel vous, ou votre fournisseur d'ERP, déposez les fichiers dans des dossiers prédéfinis : * **digi\_input :** pour les factures à numériser, par exemple au format **PDF**, **JPG** ou **JPEG** ; * **input :** pour les factures déjà au format **XML**, qui ne nécessitent pas de numérisation. Fitek traite automatiquement les fichiers déposés dans ces dossiers. {% hint style="info" %} **Avantage :** au lieu de recevoir les factures à plusieurs endroits, vous disposez d'un point d'entrée unique et contrôlé, ce qui réduit le risque de factures perdues et limite les transferts manuels. {% endhint %} *** #### 2. Fitek convertit les PDF et les images en données Une fois les factures reçues, plusieurs étapes sont effectuées. **Prétraitement** Le système vérifie le type, la taille et le format du fichier. Votre configuration définit les types de fichiers acceptés et indique si les factures électroniques XML doivent être privilégiées par rapport aux PDF. **Numérisation par OCR** Les PDF et les images sont envoyés au moteur de numérisation de Fitek, qui extrait les principales données de la facture : * le nom et les informations du fournisseur ; * le numéro et la date de la facture ; * les montants et la TVA ; * les lignes de facture (produits ou services), si votre formule les inclut. L'équipe de numérisation de Fitek travaille avec des files de traitement distinctes par client, afin que vos besoins spécifiques et vos exceptions soient correctement pris en compte. ### Formules de numérisation : en-tête ou lignes complètes Vous choisissez le niveau de détail à numériser : * **En-tête uniquement :** seuls les principaux totaux de la facture et les codes comptables de base sont capturés. Dans Fitek, la facture apparaît avec une seule ligne. * **En-tête + toutes les lignes :** chaque ligne de facture, produit ou service, est numérisée et visible dans Fitek. {% hint style="info" %} Choisissez la formule en fonction de vos besoins : si vous n'avez besoin que des totaux, la numérisation de l'en-tête est plus simple et plus économique. Pour une analyse détaillée des dépenses ou un rapprochement avec des bons de commande, choisissez la numérisation de l'en-tête et de toutes les lignes. {% endhint %} *** #### 3. Les données sont préparées pour Fitek et votre ERP **Conversion vers un format standard** Fitek convertit les données numérisées dans un format XML adapté à Fitek et à votre ERP. **Approbation dans Fitek** Pour les clients qui utilisent Fitek comme solution complète, les factures numérisées apparaissent dans le registre des factures, et votre équipe les fait passer par les flux d'approbation. Pour les clients qui utilisent uniquement le service de numérisation, les factures transitent par Fitek sans approbation manuelle : elles sont préparées pour votre ERP, puis envoyées directement vers le système concerné. **Export vers votre ERP** Une fois approuvées, manuellement ou automatiquement, les factures sont exportées via SFTP ou par d'autres méthodes d'intégration. Vous choisissez les éléments inclus dans l'export : fichiers PDF, XML, lignes de facture, etc. **Avantage :** vous obtenez des fichiers XML propres, prévisibles et fiables, que votre ERP peut importer correctement. ### Formats et canaux pris en charge #### Types de fichiers entrants * **PDF :** format principal pour les factures d'achat et les factures de vente ; * **JPG/JPEG :** pris en charge pour la numérisation via SFTP et selon certains paramètres de boîte e-mail ; * **formats XML de facturation électronique :** reconnus et traités directement. #### Canaux * **Boîte e-mail de numérisation :** pour les PDF et les images en pièces jointes ; * **SFTP :** dossiers dédiés aux fichiers à numériser et aux fichiers XML déjà formatés. ### Délais garantis : SLA de numérisation Un SLA (accord de niveau de service) garantit le délai dans lequel Fitek numérise vos factures après leur réception. #### SLA disponibles Ces délais sont configurés lors de la mise en service : * **24 heures** (par défaut) * **8 heures** * **6 heures** * **4 heures** * **1 heure** #### Fonctionnement Avec un SLA de **24 heures**, les factures reçues aujourd'hui sont numérisées au plus tard à la même heure le jour ouvrable suivant. Avec un SLA de **4 heures**, la numérisation est effectuée dans les quatre heures. ### Lorsqu'une facture ne peut pas être numérisée Un fichier peut ne pas être numérisable : qualité d'image insuffisante, document qui n'est pas une facture, ou facture adressée à la mauvaise entreprise. #### Notifications de rejet Dans ce cas, Fitek envoie une notification par e-mail à votre équipe, généralement à votre boîte e-mail fournisseurs, avec la facture concernée en pièce jointe. Votre équipe peut alors : * demander au fournisseur une version de meilleure qualité ; * corriger l'adresse du destinataire ; * renvoyer le fichier. {% hint style="info" %} **Avantage :** les factures problématiques ne disparaissent pas sans signalement : vous êtes informé et pouvez agir rapidement. {% endhint %} *** ## Numérisation et réception XML ### Intérêt de la numérisation La numérisation convertit automatiquement les factures reçues sous forme de fichiers – principalement des PDF ou des images – en données structurées exploitables dans Fitek et dans votre ERP. Au lieu de saisir manuellement les informations, Fitek extrait les données essentielles (fournisseur, montants, dates, TVA, lignes de facture) et les prépare pour l'imputation, l'approbation et l'export. ### Moins de travail manuel **Sans numérisation :** les factures arrivent dans plusieurs boîtes e-mail, les pièces jointes sont dispersées, et quelqu'un doit saisir manuellement les données dans l'ERP ou les vérifier une par une. **Avec la numérisation :** les fournisseurs envoient leurs factures à un point d'entrée unique, Fitek convertit automatiquement les documents en données structurées, les PDF d'origine restent joints à la facture, et votre équipe se concentre sur les exceptions, les contrôles et les approbations. **Exemple :** une entreprise qui reçoit 10 000 factures PDF par an et consacre 2 à 3 minutes à la saisie de chacune y passe environ 400 à 500 heures par an. Avec la numérisation, ce travail est fortement réduit, voire supprimé. ### Traitement plus rapide des factures Les factures apparaissent dans Fitek ou dans votre ERP peu après leur réception : le processus d'approbation peut donc commencer plus tôt. Avec un SLA plus court, par exemple **4 heures** au lieu de **24 heures**, les factures des fournisseurs importants peuvent être traitées presque en temps réel. Votre entreprise respecte plus facilement les échéances de paiement et maîtrise mieux ses conditions fournisseurs. ### Meilleure qualité des données et meilleurs rapports La numérisation produit des données plus cohérentes et plus faciles à exploiter : * fournisseurs correctement identifiés ; * numéros de facture structurés ; * dates, montants, TVA et totaux capturés de manière uniforme ; * lignes de facture disponibles si votre formule inclut la capture détaillée ; * rapports indiquant combien de factures passent par l'OCR, combien arrivent sous forme de factures électroniques et combien sont rejetées. Ces informations permettent de mieux piloter le processus fournisseurs, et d'identifier les fournisseurs à faire passer en priorité à la facturation électronique. ### Une configuration adaptée à votre organisation Fitek peut être utilisé de plusieurs manières : * comme simple service de conversion, avec la configuration **Bypass Fitek**, si vous souhaitez continuer à travailler principalement dans votre ERP ; * comme solution complète : les factures sont reçues, numérisées, approuvées, complétées avec les données comptables, puis exportées vers votre ERP avec une structure plus complète ; * pour numériser des factures de vente sortantes, par exemple pour convertir des PDF en factures électroniques destinées à vos clients. ### En résumé Vos fournisseurs envoient leurs factures à Fitek par e-mail ou via SFTP. Fitek les convertit automatiquement en données structurées dans le délai convenu. Les factures apparaissent ensuite dans Fitek, prêtes à être contrôlées, approuvées et exportées vers votre ERP au format XML standard. Les PDF d'origine restent joints à la facture. Si une facture ne peut pas être traitée, votre équipe reçoit une notification claire : aucun document n'est perdu. ## Réception XML ### Qu'est-ce que la réception XML ? La réception XML signifie que les factures arrivent dans Fitek déjà sous forme de fichiers électroniques structurés, et non de PDF ou d'images. Fitek ne numérise alors pas la facture par OCR : il lit directement le fichier XML et le convertit dans un format standard compris par Fitek et par votre ERP. ### Fonctionnement de la réception XML pour les factures d'achat #### Arrivée des fichiers XML Les factures XML peuvent être envoyées à Fitek de deux manières principales. **Via SFTP** Les fichiers XML sont déposés dans le dossier **input** de votre compte SFTP. Fitek les reconnaît comme des factures déjà structurées et les traite directement. **Par e-mail** Votre boîte e-mail dédiée aux factures peut aussi recevoir des pièces jointes XML. Si le traitement des factures électroniques est activé dans les paramètres de la boîte e-mail, Fitek traite ces pièces jointes comme des factures structurées. Dans les deux cas, aucune numérisation par OCR n'est nécessaire : le XML passe directement à l'étape de conversion. ### Conversion au format Fitek Lorsqu'un fichier XML arrive, Fitek : * détecte qu'il s'agit d'un fichier XML, et non d'un PDF ou d'une image ; * fait correspondre les données à sa structure interne ; * identifie les parties concernées, comme le fournisseur et l'acheteur ; * reprend les données d'en-tête : numéro de facture, dates, totaux, devise, délai de paiement ; * reprend les lignes de facture : produits, services, quantités, prix ; * ajoute les métadonnées nécessaires, comme le canal de réception et le format d'origine ; * rend la facture disponible dans le registre des factures pour approbation. Si votre entreprise utilise la configuration **Bypass Fitek** (sans approbation manuelle dans Fitek), la facture est automatiquement préparée pour l'export et transmise à votre ERP. ### Pièces jointes avec le XML Les fournisseurs peuvent envoyer un fichier XML accompagné d'une copie PDF dans le même e-mail. Fitek utilise alors le XML comme source principale des données ; le PDF est conservé en pièce jointe pour permettre une consultation visuelle de la facture. ### Pourquoi privilégier la réception XML ? #### Qualité maximale des données Les données XML proviennent directement du système ou de l'ERP du fournisseur et sont déjà structurées. Fitek n'a pas besoin d'interpréter une image, un scan ou une mise en page inhabituelle, ce qui évite les erreurs liées à : * une mauvaise qualité d'image ; * une facture mal scannée ; * une mise en page complexe ; * des notes manuscrites ; * une reconnaissance OCR imparfaite. **Résultat :** des données plus fiables, moins de corrections manuelles et moins d'échanges avec les fournisseurs. #### Traitement plus rapide Aucune numérisation n'étant nécessaire, les factures XML sont disponibles dans Fitek presque immédiatement après leur réception. Seuls l'acheminement, la correspondance des données et les éventuels contrôles de validité sont effectués, ce qui réduit fortement le délai entre l'émission de la facture et son traitement. #### Un format cohérent pour votre ERP Quels que soient le format d'origine du fournisseur et le canal de réception (SFTP ou e-mail), votre ERP reçoit une structure XML standardisée. Cela facilite : * la correspondance des données dans l'ERP ; * la maintenance des intégrations ; * l'automatisation ; * le rapprochement automatique ; * la fiabilité des exports. Au lieu de gérer plusieurs formats fournisseurs, votre ERP travaille avec un format Fitek stable et prévisible. #### Traçabilité complète Chaque facture contient des métadonnées sur son origine : canal de réception, format initial, date d'arrivée et parcours de traitement. En cas d'incohérence ou de problème, le support Fitek peut retracer le traitement complet de la facture, de sa réception à son export. ### Quand utiliser la réception XML ? La réception XML est particulièrement adaptée aux factures d'achat lorsque : * vos fournisseurs savent déjà envoyer des factures structurées ; * vos fournisseurs peuvent exporter leurs factures au format XML ; * vous travaillez avec des fournisseurs stratégiques ou à fort volume ; * vous recevez des factures complexes comportant de nombreuses lignes ; * les factures contiennent des remises, des règles fiscales particulières ou des détails importants ; * vous souhaitez davantage d'automatisation dans Fitek ou dans votre ERP ; * vous préparez une transition progressive vers la facturation électronique complète. La réception XML peut aussi être une étape intermédiaire pour les fournisseurs qui ne sont pas encore connectés à un réseau de facturation électronique, mais qui peuvent déjà produire des fichiers structurés. ### Quand conserver le PDF et la numérisation ? La numérisation reste utile pour les fournisseurs qui ne peuvent pas encore envoyer de fichiers XML ou de factures électroniques, ainsi que pendant les périodes de transition, lorsque certains fournisseurs passent progressivement du PDF au XML ou à la facturation électronique. En pratique, de nombreuses entreprises combinent les deux approches : * XML ou factures électroniques pour les fournisseurs capables d'envoyer des données structurées ; * PDF avec numérisation par OCR pour les autres. Cette combinaison permet de moderniser progressivement le processus sans interrompre le traitement des factures. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://fitek-learning.fitek.com/fitek-learning-space/french-francais/purchase-invoices/reception-des-factures-dachat/numerisation.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.