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# Questions fréquentes
Cette page répond aux questions les plus fréquentes sur Fitek : prise en main, configuration des flux, résolution des problèmes et fonctionnement des fonctionnalités. Si votre question n'y figure pas, consultez les guides ou contactez le support.
### **Module Factures d'achat**
### **Comment transmettre une facture à quelqu'un d'autre ?**
Cela dépend de votre besoin.
**Si la facture nécessite l'avis d'une autre personne pendant que vous l'approuvez :**
1. Ouvrez la facture. Dans le **bloc d'approbation** à droite, cliquez sur l'**icône de personne** à côté de votre nom.
2. Choisissez :
* **Ajouter avant moi :** la personne choisie reçoit d'abord la facture. Une fois qu'elle l'a approuvée, la facture vous revient ;
* **Ajouter après moi :** la personne choisie approuve la facture après vous.
3. Si vous le souhaitez, ajoutez une remarque dans **Ajouter une explication**. Seule la personne ajoutée peut la voir.
### **Une facture est bloquée en approbation. Comment savoir qui doit agir ?**
Ouvrez la facture et allez dans la section du flux d'approbation. Vous y voyez toutes les étapes, les approbateurs et leur statut (en attente, approuvé, rejeté, ignoré). La ligne sans décision indique qui doit agir. S'il s'agit d'une étape parallèle ou « X sur Y », vérifiez combien d'approbations sont requises et combien ont déjà été données.
### **Puis-je changer moi-même un approbateur sur une facture précise ?**
Si vous disposez des droits nécessaires (administrateurs, ainsi que comptables ou responsables des affectations disposant de droits sur les flux d'approbation), ouvrez la facture et cliquez sur l'icône de modification du flux d'approbation (crayon). Vous pouvez remplacer un utilisateur, ajouter quelqu'un avant ou après vous, puis enregistrer. Cela ne concerne que cette facture, et non le flux de l'entreprise.
### **Un flux d'approbation a disparu de la liste déroulante. Pourquoi ?**
Seuls les flux actifs sont affichés. Demandez à votre administrateur d'ouvrir **Paramètres → Flux d'approbation** et de vérifier si l'option Actif du flux est désactivée. Les flux inactifs sont masqués pour les nouvelles factures et les règles d'automatisation, mais restent enregistrés.
### **Quelqu'un a modifié les approbateurs de l'entreprise. Qui peut le faire ?**
Seuls les administrateurs peuvent modifier les flux dans **Paramètres → Flux d'approbation** (ajouter, retirer ou remplacer des approbateurs, modifier les étapes, activer, désactiver ou supprimer un flux). Les approbateurs ne peuvent modifier les flux que sur des factures individuelles, si leur rôle le permet.
***
#### **Imputation d'une ligne**
### **Comment répartir une ligne d'imputation sur deux centres de coûts (ou deux comptes) ?**
Dans le détail de la facture, votre imputation se trouve dans les **lignes d'imputation** (vos écritures comptables), distinctes des **lignes de facture** du fournisseur. Pour répartir un coût sur plusieurs lignes :
1. Ouvrez la facture. Elle doit être au statut **Nouvelle** ou **Affectée**, car les lignes d'imputation ne sont modifiables qu'à ce stade.
2. Sélectionnez la ligne d'imputation à répartir et choisissez **Ventiler**.
3. Saisissez la répartition en pourcentage ou en montant. Un coût peut être ventilé sur **2 à 100** lignes.
4. Imputez chaque ligne obtenue (compte, code TVA, axes d'imputation / dimensions) selon vos besoins.
Une règle s'applique toujours : le total des lignes d'imputation doit correspondre exactement au total de la facture. Pour fusionner des lignes, utilisez **Regrouper** ; pour copier les valeurs d'une ligne entièrement imputée vers les autres, utilisez l'action de copie. Les lignes d'imputation peuvent être modifiées par les administrateurs, les comptables, les responsables des affectations, les approbateurs et les créateurs de notes de frais.
### **Comment définir le code TVA d'une facture ?**
Le **code TVA** est un axe d'imputation présent sur chaque ligne d'imputation, toujours en deuxième position (le compte est toujours en premier, le code TVA en deuxième). Pour le définir :
1. Ouvrez la facture et allez dans les lignes d'imputation.
2. Cliquez sur la ligne pour ouvrir son détail et sélectionnez le **code TVA**. Vous pouvez aussi modifier le montant de TVA si votre entreprise autorise la modification manuelle de la TVA.
À savoir :
* Les **codes TVA par défaut** préremplissent le code TVA selon vos paramètres de TVA : le taux le plus courant est déjà renseigné à l'ouverture de la facture.
* Les **imputations automatiques** et les **dimensions liées** peuvent définir automatiquement le code TVA (par exemple, un compte donné reçoit toujours un code TVA précis).
* La modification d'un code TVA déclenche toujours un nouveau calcul de la ligne.
Les codes TVA se gèrent dans **Paramètres → Comptabilité**, et la possibilité de modifier manuellement les montants de TVA dépend d'un paramètre de l'entreprise.
### **Comment automatiser l'imputation d'un axe pour qu'il se remplisse automatiquement ?**
Fitek propose deux outils, tous deux dans **Automatisation** :
* **Dimensions liées** : une correspondance qui remplit automatiquement d'autres dimensions lorsque vous choisissez la valeur d'une dimension clé sur une ligne d'imputation. À utiliser lorsque le lien est toujours valable, sans condition. Exemple : « le compte 4500 reçoit toujours le code TVA EU\_8 ». Les correspondances se configurent par import d'un fichier.
* **Imputations automatiques** : des règles qui automatisent la création et le remplissage des lignes d'imputation selon des critères comme le fournisseur, le montant, le numéro de référence ou le contenu de la facture. À utiliser lorsque le résultat dépend de conditions, ou pour ventiler ou regrouper des lignes, ou placer la facture dans un flux d'approbation. Exemple : « les factures de ce fournisseur reçoivent le code TVA EU\_8 et sont ventilées sur deux centres de coûts ».
Les imputations automatiques s'appliquent automatiquement lors d'un import sans erreur, ou manuellement via le bouton **Appliquer les imputations automatiques**. La configuration de l'un ou l'autre outil nécessite le rôle Administrateur ou Comptable.
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#### **Notes de crédit et factures récurrentes**
### **Comment traiter une note de crédit d'achat ?**
*Réponse à venir.*
### **Puis-je configurer une facture d'achat récurrente ?**
Pas sous forme de facture planifiée et générée automatiquement : Fitek ne crée pas de factures d'achat à intervalles réguliers ; elles proviennent toujours de vos fournisseurs, et il n'existe pas d'option « récurrente » sur une facture. En revanche, lorsque la **même facture arrive régulièrement du même fournisseur** (loyer, abonnements, énergie), vous pouvez configurer une **imputation automatique** pour qu'elle soit imputée et comptabilisée automatiquement à chaque fois :
1. Allez dans **Automatisation → Imputations automatiques** (rôle Administrateur ou Comptable).
2. Créez une règle dont le déclencheur correspond au fournisseur (et, si nécessaire, au montant, au numéro de référence ou au contenu de la facture).
3. Dans les étapes d'automatisation, définissez l'imputation des lignes – compte, code TVA, axes d'imputation – et, si vous le souhaitez, une ventilation sur plusieurs centres de coûts ou l'affectation à un flux d'approbation.
Chaque facture correspondante est alors imputée automatiquement à l'import, sans saisie manuelle chaque mois. Vous pouvez aussi appliquer une règle manuellement avec **Appliquer les imputations automatiques**.
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#### **Import des factures et factures manquantes**
### **Un fournisseur dit avoir envoyé une facture électronique, mais elle n'apparaît pas dans Fitek. Que vérifier en premier ?**
Consultez le registre des factures d'achat sans filtres restrictifs (supprimez les filtres de date et de statut). Si la facture reste introuvable, vérifiez :
* que la facture électronique a bien été envoyée par l'opérateur de facturation électronique du fournisseur.
Si des vues « Erreurs d'import » sont disponibles dans votre environnement, vérifiez-y les erreurs.
### **Certaines factures sont importées mais affichent des erreurs. Où voir ce qui n'a pas fonctionné ?**
Dans le registre des factures, filtrez sur Erreurs d'import (si disponible). Ouvrez une facture et lisez le message d'erreur. Il signale généralement des champs obligatoires manquants ou des données invalides (par ex. code TVA erroné, fournisseur manquant).
### **Des factures importées affichent un fournisseur ou des données de coût erronés. Que vérifier ?**
Vérifiez d'abord que le système source ou le XML envoie les bonnes valeurs. Puis vérifiez :
* les règles de correspondance des fournisseurs (par ex. sur le numéro d'entreprise, le numéro de TVA, l'adresse de facturation électronique) ;
* les valeurs par défaut de l'entreprise et les règles d'automatisation susceptibles d'écraser des champs.
Si le même problème se répète, il s'agit généralement d'un problème de correspondance ou de données source, et non d'une erreur manuelle ponctuelle.
***
#### **Imputation et répartition des coûts (comptes, centres de coûts, CCO)**
### **Pourquoi des lignes d'imputation ont-elles disparu d'une facture déjà traitée après une modification des axes d'imputation ?**
Si des axes d'imputation personnalisés (CCO) avec dimensions ont été activés ou désactivés de manière incorrecte pour les factures d'achat, d'anciennes factures pouvaient temporairement afficher ou masquer des lignes. Ce problème est corrigé dans les versions actuelles. S'il se produit encore, évitez d'activer ou de désactiver des CCO pendant les audits et contactez le support avec des exemples de factures.
### **Je ne peux pas sélectionner le centre de coûts ou la dimension attendus. Ont-ils été supprimés ?**
Si vous êtes administrateur, ouvrez les paramètres des axes d'imputation / CCO et vérifiez :
* que l'axe d'imputation est actif ;
* qu'il est autorisé pour les factures d'achat (et pas uniquement pour les bons de commande ou d'autres modules) ;
* que l'utilisateur a le droit de voir et d'utiliser cet axe.
Si le module Bons de commande a été désactivé, les paramètres CCO propres aux bons de commande sont masqués, ce qui est normal.
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#### **Rapports et registre des factures**
### **Comment savoir qui a approuvé mes factures, et quand ?**
Utilisez le rapport des approbations, via **Exporter en XLSX avec les approbations** dans le registre des factures d'achat. Cet export indique chaque étape d'approbation, l'utilisateur, l'action et l'horodatage, y compris pour les entreprises liées le cas échéant.
### **Pourquoi la même facture apparaît-elle plusieurs fois dans le registre lorsque je filtre sur les entreprises liées ?**
Vérifiez :
* si plusieurs filtres d'entreprises liées sont appliqués ;
* si la facture relève réellement de plusieurs entreprises liées (par ex. services partagés).
### **Comment enregistrer un modèle de filtre dans le registre des factures d'achat ?**
Si vous utilisez régulièrement les mêmes critères de recherche – par exemple les factures au statut « Affectée » sur une période donnée – enregistrez-les comme modèle de filtre pour les appliquer en un clic.
**Enregistrer un modèle**
1. Ouvrez le registre des factures d'achat.
2. Définissez vos filtres : statut, fournisseur, période, dimensions ou toute autre combinaison.
3. Vérifiez que la liste affiche exactement les factures recherchées.
4. Cliquez sur l'icône **épingle** au bout de la ligne de filtres.
5. Donnez au modèle un nom clair, par exemple « Mes approbations – ce mois-ci » ou « Nouvelles factures – 90 derniers jours ».
6. Pour que ce filtre s'applique automatiquement à chaque ouverture du registre, cochez **Définir comme filtre par défaut**.
7. Enregistrez.
Le modèle apparaît dans la ligne **Épinglés**, sous les filtres. Un clic suffit pour l'appliquer.
**Qui voit les modèles enregistrés ?**
Les modèles de filtre sont personnels et propres à chaque entreprise : vous seul pouvez voir et utiliser vos modèles, et uniquement dans l'entreprise où vous les avez créés.
**Supprimer un modèle**
1. Cliquez sur l'icône **crayon** au bout de la ligne Épinglés.
2. Cliquez sur l'icône de corbeille à côté du modèle à supprimer.
La suppression est immédiate et définitive. Supprimez régulièrement les modèles inutilisés pour garder une liste claire. Pour le détail, voir [Filtres et options de recherche](/fitek-learning-space/french-francais/purchase-invoices/recherche/filtres-et-options-de-recherche.md).
***
### **Module Bons de commande**
### **Mon bon de commande est bloqué et les fournisseurs attendent. Comment voir ce qui le bloque ?**
Ouvrez le bon de commande et consultez son statut et sa section d'approbation. Si des approbations sont configurées :
* vérifiez quel utilisateur le BC attend ;
* vérifiez que toutes les étapes requises sont terminées (notamment l'approbation finale et le rôle Finalisation du flux).
***
#### **Lien entre bons de commande et factures**
### **J'ai lié une facture à un BC, mais elle n'apparaît pas dans les factures liées. Que faire ?**
Actualisez d'abord la page et consultez l'onglet des factures liées du BC. Dans les anciennes versions, un double-clic pouvait créer un double lien invisible ; ce problème est corrigé. Dans tous les cas :
* utilisez l'action de lien prévue plutôt qu'un double-clic ;
* vérifiez que la facture n'est pas déjà entièrement liée à un autre BC.
### **Comment vérifier que toutes les factures d'un BC sont liées ?**
Depuis le BC : ouvrez l'onglet des factures liées et passez-les en revue. Depuis la facture : ouvrez l'onglet Bons de commande pour voir les BC liés. S'il en manque, recherchez la facture dans le registre par fournisseur et montant, puis liez-la manuellement.
***
#### **Axes d'imputation et dimensions des bons de commande**
### **Je ne vois plus les paramètres des axes d'imputation propres aux bons de commande. Ont-ils été perdus ?**
Si le module Bons de commande est désactivé dans votre environnement, les paramètres CCO propres aux bons de commande sont volontairement masqués. Ils ne sont pas supprimés, seulement invisibles, et réapparaissent si le module est réactivé.
### **Les bons de commande utilisent d'autres CCO que les factures. Est-ce une erreur de configuration ?**
Pas nécessairement. Dans certaines configurations, les bons de commande et les factures d'achat utilisent des CCO différents (par exemple des codes projet sur les BC et des comptes détaillés sur les factures).
Vérifiez avec votre administrateur ce qui est autorisé par module.
***
### **Module Factures de vente**
### **Des factures de vente sont au statut « Erreurs d'import ». Comment les corriger ?**
Ouvrez la facture et lisez le message d'erreur. Causes fréquentes :
* champs obligatoires manquants (identifiant du client, date d'échéance) ;
* données de TVA invalides ;
* format incorrect en provenance du système source.
Corrigez les champs directement dans Fitek si c'est possible, ou corrigez les données source et réimportez.
### **Un client indique ne pas avoir reçu une facture de vente envoyée par facture électronique ou Peppol. Par où commencer ?**
Dans le registre des factures de vente, filtrez sur :
* le statut « Erreurs de transmission » (si disponible) ;
* ou utilisez l'export Erreurs d'import et de transmission.
Vérifiez le motif de l'erreur (identifiant du destinataire invalide, point de terminaison inaccessible, etc.). Corrigez les données de base du destinataire (par ex. adresse de facturation électronique, identifiant Peppol) et renvoyez la facture.
***
#### **Rapports et rapprochement des ventes**
### **Comment rapprocher les factures de vente entre Fitek et mon ERP ?**
Utilisez :
* l'export du registre des factures de vente (CSV/XLSX) ;
* l'API d'export (v3), si elle est configurée dans votre environnement.
Comparez par numéro de facture, date, montant et identifiant du client. En cas d'écart, vérifiez :
* si certaines factures sont restées en erreur dans Fitek ;
* si certaines factures ont été annulées ou ont fait l'objet d'une note de crédit après l'export.
***
### **Détection de fraude**
### **Une facture est signalée comme suspecte. Que faire ?**
Ouvrez la facture et consultez l'explication de l'anomalie. Suivez la procédure interne de votre entreprise :
* vérifiez les données du fournisseur ;
* confirmez auprès du demandeur ou du responsable concerné ;
* approuvez ou rejetez seulement ensuite.
Si vous pensez qu'il s'agit d'un faux positif, notez-le et informez votre administrateur afin que les seuils ou les règles puissent être ajustés.
***
### **ERP et intégrations**
### **Des factures sont approuvées mais n'apparaissent pas dans mon ERP. Que vérifier ?**
Vérifiez dans l'ordre :
* le statut de la facture dans Fitek : est-elle entièrement approuvée et dans un statut qui permet l'export ?
* les journaux d'export (s'ils sont disponibles) : des erreurs par lot ou par facture ?
* la configuration de l'export : entreprise, utilisateur d'intégration, point de terminaison et planification.
Si certaines factures échouent, comparez-les avec des factures exportées avec succès pour repérer un point commun (par ex. compte, CCO ou dimension manquants).
### **L'ERP rejette certaines factures avec des erreurs de code. Comment les corriger dans Fitek ?**
Lisez le message d'erreur dans le journal d'export (par ex. compte inconnu, code TVA invalide). Ensuite :
* corrigez l'imputation de la facture (compte, centre de coûts, TVA) ;
* veillez à ce que les données de base soient alignées entre l'ERP et Fitek ;
* réexportez la facture.
***
### **Authentification et gestion des utilisateurs**
### **Quelle est la différence entre un vérificateur et un approbateur ?**
Tous deux peuvent intervenir sur une facture dans un flux d'approbation, mais leurs droits diffèrent :
* L'**approbateur** dispose de tous les droits dans le flux : approuver, rejeter ou réaffecter la facture, et modifier son en-tête et ses lignes d'imputation.
* Le **vérificateur** est un approbateur sans droit de modification : il peut **approuver, rejeter ou ignorer**, mais ne peut modifier aucune donnée de la facture.
Le vérificateur ne peut pas être combiné avec un autre rôle **principal**, mais les deux rôles peuvent recevoir le rôle complémentaire **Finalisation du flux**, qui permet d'intervenir comme dernière étape du flux. Choisissez **Vérificateur** lorsqu'une personne doit approuver une facture sans modifier son imputation, et **Approbateur** lorsqu'elle doit aussi pouvoir l'ajuster.
### **Je ne peux pas me connecter avec ma carte d'identité estonienne après avoir reçu une nouvelle carte.**
Vérifiez :
* que vous utilisez un navigateur pris en charge et la dernière version du logiciel de carte d'identité ;
* que votre environnement dispose d'une version intégrant le dernier correctif pour la carte d'identité estonienne.
Si le problème persiste, faites des captures d'écran de l'erreur pour le support.
### **Comment un utilisateur peut-il modifier son adresse e-mail dans Fitek ?**
Seul l'utilisateur peut modifier sa propre adresse e-mail ; les administrateurs ne le peuvent pas. L'adresse e-mail sert d'identifiant de connexion et d'adresse pour toutes les notifications : elle est traitée comme une donnée personnelle que seul le titulaire du compte peut modifier.
Pour la modifier :
1. Connectez-vous à Fitek avec votre adresse e-mail et votre mot de passe actuels.
2. Cliquez sur votre nom pour ouvrir votre profil.
3. Allez dans **Modifier les données personnelles**.
4. Saisissez votre nouvelle adresse e-mail dans le champ e-mail.
5. Cliquez sur **Enregistrer et fermer**.
6. Fitek envoie un lien de vérification à la nouvelle adresse : cliquez dessus pour confirmer la modification.
Après vérification, la nouvelle adresse devient votre identifiant de connexion et votre adresse de notification.
**Si vous ne pouvez plus vous connecter avec l'ancienne adresse** (par exemple parce que vous n'avez plus accès à cette boîte), essayez d'abord l'option **Mot de passe oublié**. Si cela ne fonctionne pas, contactez l'administrateur de votre entreprise ou le support Fitek pour rétablir l'accès. Une fois reconnecté, vous pouvez modifier l'adresse vous-même comme décrit ci-dessus.
### **L'adresse e-mail a été mal saisie lors de la création du compte. Comment l'utilisateur peut-il se connecter ?**
Si l'adresse e-mail enregistrée contient une faute de frappe, l'utilisateur ne peut pas se connecter et ne reçoit pas non plus les e-mails de réinitialisation du mot de passe, puisqu'ils partent vers une adresse inexistante ou appartenant à quelqu'un d'autre.
Seul le support Fitek peut corriger ce problème :
1. Vérifiez que l'adresse e-mail enregistrée contient bien une faute de frappe et que c'est la raison pour laquelle l'utilisateur ne peut pas se connecter.
2. Contactez le support Fitek en indiquant :
* le nom et le numéro d'entreprise ;
* le nom complet de l'utilisateur ;
* l'adresse e-mail erronée actuellement enregistrée ;
* l'adresse e-mail correcte ;
* le fait qu'il s'agit d'une faute de frappe à la création du compte et que l'utilisateur n'a jamais pu se connecter.
3. Le support Fitek corrige l'adresse dans le système.
4. L'utilisateur peut alors se connecter avec la bonne adresse, avec son mot de passe existant s'il en a déjà défini un, ou via **Mot de passe oublié** pour en créer un.
### **L'adresse e-mail a été mal saisie. L'utilisateur peut-il quand même se connecter avec Smart-ID ou sa carte d'identité ?**
Oui. Si l'authentification par Smart-ID ou par carte d'identité est configurée, l'utilisateur peut se connecter par ces méthodes même si l'adresse e-mail enregistrée est erronée : elles reposent sur l'identité nationale, et non sur l'adresse e-mail.
Pour se connecter :
1. Ouvrez la page de connexion de Fitek.
2. Choisissez Smart-ID ou la carte d'identité comme méthode de connexion.
3. Authentifiez-vous comme d'habitude.
Une fois connecté, l'utilisateur peut ouvrir son profil, aller dans **Modifier les données personnelles** et corriger lui-même son adresse e-mail. Après l'enregistrement, Fitek envoie un lien de vérification à la nouvelle adresse : un clic sur ce lien confirme la modification, et l'adresse corrigée devient l'identifiant de connexion et l'adresse de notification.
**Lorsque le support reste nécessaire**
Si l'utilisateur n'a pas configuré Smart-ID ou la carte d'identité, ou ne peut pas se connecter par ces méthodes, la correction de l'adresse e-mail doit passer par le support Fitek.
### **Comment contrôler les dimensions visibles par un utilisateur dans Fitek ?**
Vous pouvez configurer, pour chaque utilisateur, les axes d'imputation et les valeurs de dimension qui le concernent : par exemple, un approbateur ne voit que les centres de coûts de son service, tandis qu'un comptable a accès à toutes les dimensions.
Seuls les administrateurs et les comptables disposant des droits de configuration peuvent gérer la disponibilité des dimensions pour les autres utilisateurs.
**Où le configurer**
1. Allez dans **Paramètres → Utilisateurs**.
2. Recherchez l'utilisateur et ouvrez sa fiche.
3. Ouvrez le bloc **Dimensions**.
Un tableau affiche les valeurs de dimension, regroupées par axe d'imputation. Chaque valeur comporte une case à cocher : cochée, l'utilisateur peut voir et utiliser cette dimension ; décochée, il ne le peut pas.
**Gérer les accès**
**Valeur par valeur :** cochez ou décochez des cases pour accorder ou retirer l'accès à des valeurs précises. Utile pour un réglage fin.
**Toute la page :** utilisez la case « Tout sélectionner / désélectionner sur cette page » pour accorder ou retirer rapidement l'accès à tout ce qui est affiché sur la page. Pratique lorsque les valeurs sont nombreuses et réparties sur plusieurs pages.
**Tout un axe d'imputation :** utilisez la flèche à côté de la case principale pour accorder ou retirer en une fois l'accès à toutes les valeurs actives d'un axe. Par exemple, « Accorder les 8 éléments » donne accès à tous les services, ou « Retirer les 6 éléments » retire tous les codes projet.
**Ce que voit l'utilisateur**
Après la modification de ses accès aux dimensions :
* les listes déroulantes des lignes d'imputation n'affichent que les dimensions accordées ;
* les filtres du registre des factures et des archives n'incluent que les dimensions autorisées ;
* l'utilisateur ne peut pas imputer par erreur des coûts sur des dimensions qui ne le concernent pas.
**Configurations courantes**
**Nouveau comptable :** accordez l'accès complet aux principaux axes d'imputation qu'il utilise, et laissez vides ceux qui ne le concernent pas.
**Approbateurs et responsables :** ils n'ont généralement besoin que de leur service ou de leur centre de coûts. N'accordez que ceux-là pour garder une interface claire.
**Dimensions sensibles :** si certains projets ou centres de coûts sont confidentiels, retirez-en l'accès à toutes les personnes qui n'en ont pas besoin.
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