> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://fitek-learning.fitek.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://fitek-learning.fitek.com/fitek-learning-space/french-francais/expenses/soumettre-une-note-de-frais.md).

# Soumettre une note de frais

Le module **Notes de frais** vous permet de soumettre vos notes de frais directement depuis votre téléphone.

Prenez une photo d'un reçu : les données clés sont reconnues automatiquement si l'option est activée, puis votre note de frais suit le même flux d'approbation que les factures avant d'être exportée vers l'ERP de votre entreprise.

Une photo et quelques vérifications remplacent les reçus papier et la saisie manuelle.

## Qui peut soumettre une note de frais ?

### Créateur de notes de frais

Il s'agit du rôle principal pour les employés qui soumettent leurs propres notes de frais.

L'utilisateur installe l'application mobile, prend une photo du reçu et soumet la note de frais.

Ce rôle est attribué dans le cadre de votre gestion normale des utilisateurs Fitek. Si vous ne voyez pas la section **Notes de frais** dans l'application, vérifiez auprès de votre administrateur que ce rôle vous a bien été attribué et que le module est activé pour votre entreprise.

## Avant de commencer

### Installer l'application mobile Fitek

L'application est disponible sur l'[App Store](https://apps.apple.com/ee/app/fitek-in/id1516565209) pour iOS et sur [Google Play](https://play.google.com/store/apps/details?id=com.fitekmobile.prod\&pcampaignid=web_share) pour Android.

### Se connecter

Utilisez les mêmes identifiants que pour la version web de Fitek.

Si vous avez accès à plusieurs entreprises, choisissez l'entreprise concernée.

### Vérifier l'accès aux notes de frais

Cherchez **Notes de frais** dans le menu de l'application.

Si vous ne voyez pas cette section, le module n'est peut-être pas activé pour votre entreprise, ou votre rôle utilisateur n'inclut peut-être pas l'accès aux notes de frais.

## Créer une nouvelle note de frais

### Étape 1 : ouvrir Notes de frais

Appuyez sur **Notes de frais** dans le menu de l'application.

Vous verrez la liste de vos notes de frais, chacune avec son statut et ses informations principales.

Les statuts possibles sont notamment :

* **Soumise**
* **En approbation**
* **Approuvée**
* **Rejetée**

### Étape 2 : créer une nouvelle note de frais

Appuyez sur le bouton **Créer une note de frais** ou sur l'icône **+**.

### Étape 3 : fournir une image du reçu

Choisissez l'une des options suivantes :

* **Appareil photo :** prenez immédiatement une photo du reçu.
* **Galerie :** sélectionnez une image existante depuis votre téléphone.
* **Fichiers :** sélectionnez un fichier existant depuis votre téléphone.

Assurez-vous que le reçu complet est visible et lisible.

### Étape 4 : laisser l'application remplir les données, si l'OCR mobile est activé

Si l'**OCR mobile** est activé, l'application extrait automatiquement :

* la date ;
* le montant total ;
* la devise ;
* les informations de TVA, lorsqu'elles sont visibles.

Si l'OCR mobile n'est pas activé, un formulaire vide s'affiche et vous devez remplir tous les champs manuellement.

### Étape 5 : vérifier et compléter les détails de la dépense

Vérifiez et ajustez les champs suivants :

* **Date :** généralement extraite du reçu ; corrigez-la si nécessaire.
* **Montant :** montant total de la dépense.
* **Devise :** devise indiquée sur le reçu.
* **TVA :** simple ou détaillée selon la configuration de votre entreprise.
* **Type de paiement :** indique comment vous avez payé :
  * **carte d'entreprise** ;
  * **carte personnelle** ;
  * **espèces**.
* **Catégorie / type de coût :** facultatif, selon votre configuration.
* **Description :** texte libre décrivant l'objet de la dépense.
* **Fournisseur :** sélectionnez un fournisseur existant ou ajoutez-en un nouveau directement depuis le formulaire.

### Étape 6 : ajouter ou sélectionner un fournisseur

L'application permet de créer un nouveau fournisseur directement depuis le formulaire de note de frais.

Pour ajouter un fournisseur :

1. Appuyez sur le champ **Fournisseur** pour voir les fournisseurs existants.
2. Appuyez sur **Ajouter un nouveau fournisseur** en haut de la liste.
3. Renseignez les informations suivantes :
   * **Pays :** prérempli à partir de votre entreprise, mais modifiable.
   * **Nom de l'entreprise :** obligatoire, jusqu'à 100 caractères.
4. Appuyez sur **Ajouter le fournisseur**.

Le nouveau fournisseur est utilisé pour cette note de frais.

Si votre comptable doit compléter d'autres informations plus tard, comme le numéro de TVA ou l'adresse, il pourra mettre à jour la fiche fournisseur dans la version web de Fitek.

### Étape 7 : enregistrer ou soumettre

Vous avez deux options :

* **Enregistrer comme brouillon**, si disponible : la note reste dans votre liste et vous pouvez la modifier plus tard avant soumission.
* **Soumettre :** la note est envoyée à Fitek. Une fois soumise, vous ne pouvez plus la modifier dans l'application.

## Après la soumission

Une fois que vous appuyez sur **Soumettre** :

* la photo du reçu est jointe ;
* la note apparaît dans Fitek comme une facture de type **note de frais** ;
* votre équipe la fait passer par les approbations, selon votre flux d'approbation : responsable, comptable ou approbation directe ;
* une fois approuvée, elle est exportée vers votre ERP comme toute autre facture.

Vous pouvez suivre le statut dans votre liste de notes de frais :

**Soumise → En approbation → Approuvée**, ou **Rejetée**.

Appuyez sur n'importe quelle carte de note de frais pour voir les détails complets, l'image du reçu et les mises à jour de statut.

## Avantages

### Moins de saisie

Les reçus papier n'ont plus à être conservés et transmis séparément.

Une photo et une saisie minimale remplacent la saisie manuelle complète.

Avec l'OCR mobile, la saisie est encore plus réduite.

### Un suivi transparent

Vos notes de frais apparaissent dans Fitek presque immédiatement, et vous pouvez suivre leur statut à tout moment, de la soumission à l'approbation.

## Avant votre première utilisation : liste de contrôle

* ✓ Installer l'application mobile **Fitek**.
* ✓ Se connecter avec vos identifiants Fitek.
* ✓ Vérifier que **Notes de frais** apparaît dans le menu de l'application.


---

# Agent Instructions
This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com.

## Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters:

```
GET https://fitek-learning.fitek.com/fitek-learning-space/french-francais/expenses/soumettre-une-note-de-frais.md?ask=<question>&goal=<user_goal>
```

`ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language.
`goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case.

The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.