> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://fitek-learning.fitek.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://fitek-learning.fitek.com/fitek-learning-space/french-francais/expenses/notes-de-frais-demarrage.md). # Notes de frais — Démarrage ### Notes de frais Le module **Notes de frais** permet à vos employés de soumettre des notes de frais directement depuis leur téléphone. Ils prennent une photo d'un reçu, les données clés sont reconnues automatiquement si l'option est activée, et la note suit le même flux d'approbation que vos factures. Elle est ensuite exportée vers votre ERP. Ce module fait gagner du temps à la fois : * aux employés, qui n'ont plus besoin de conserver des reçus papier ni de tout saisir manuellement ; * à votre équipe financière, qui retrouve toutes les dépenses au même endroit, avec les reçus joints. ### Qui peut utiliser les notes de frais ? #### Créateur de notes de frais Il s'agit du rôle principal pour les employés qui soumettent leurs propres notes de frais. L'utilisateur installe l'application mobile, prend une photo du reçu et soumet la note de frais. #### Comptable Le **comptable** consulte et traite les notes de frais dans Fitek, comme les factures. Il peut approuver, transmettre la note aux responsables concernés ou vérifier les détails. #### Administrateur L'**administrateur** peut soumettre des notes de frais dans l'application et gère les paramètres de l'entreprise ainsi que l'accès des utilisateurs. Les rôles sont attribués dans le cadre de votre gestion normale des utilisateurs Fitek. ### Activation du module Notes de frais **Qui s'en charge :** Fitek. Votre administrateur peut ensuite attribuer le rôle nécessaire. Une fois le module activé, les employés disposant du rôle **Créateur de notes de frais** verront la section **Notes de frais** dans l'application mobile. ## Pour les employés : soumettre une note de frais ### Installer l'application mobile Fitek L'application est disponible sur l'[App Store](https://apps.apple.com/ee/app/fitek-in/id1516565209) pour iOS et sur [Google Play](https://play.google.com/store/apps/details?id=com.fitekmobile.prod\&pcampaignid=web_share) pour Android. ### Se connecter Utilisez les mêmes identifiants que pour la version web de Fitek. Si vous avez accès à plusieurs entreprises, choisissez l'entreprise concernée. ### Vérifier l'accès aux notes de frais Cherchez **Notes de frais** dans le menu de l'application. Si vous ne voyez pas cette section, le module n'est peut-être pas activé pour votre entreprise, ou votre rôle utilisateur n'inclut peut-être pas l'accès aux notes de frais. ## Créer une nouvelle note de frais ### Étape 1 : ouvrir Notes de frais Appuyez sur **Notes de frais** dans le menu de l'application. Vous verrez la liste de vos notes de frais, chacune avec son statut et ses informations principales. Les statuts possibles sont notamment : * **Soumise** * **En approbation** * **Approuvée** * **Rejetée** ### Étape 2 : créer une nouvelle note de frais Appuyez sur le bouton **Créer une note de frais** ou sur l'icône **+**. ### Étape 3 : fournir une image du reçu Choisissez l'une des options suivantes : * **Appareil photo :** prenez immédiatement une photo du reçu. * **Galerie :** sélectionnez une image existante depuis votre téléphone. * **Fichiers :** sélectionnez un fichier existant depuis votre téléphone. Assurez-vous que le reçu complet est visible et lisible. ### Étape 4 : laisser l'application remplir les données, si l'OCR mobile est activé Si l'**OCR mobile** est activé, l'application extrait automatiquement : * la date ; * le montant total ; * la devise ; * les informations de TVA, lorsqu'elles sont visibles. Si l'OCR mobile n'est pas activé, un formulaire vide s'affiche et vous devez remplir tous les champs manuellement. ### Étape 5 : vérifier et compléter les détails de la dépense Vérifiez et ajustez les champs suivants : * **Date :** généralement extraite du reçu ; corrigez-la si nécessaire. * **Montant :** montant total de la dépense. * **Devise :** devise indiquée sur le reçu. * **TVA :** simple ou détaillée selon la configuration de votre entreprise. * **Type de paiement :** indique comment vous avez payé : * **carte d'entreprise** ; * **carte personnelle** ; * **espèces**. * **Catégorie / type de coût :** facultatif, selon votre configuration. * **Description :** texte libre décrivant l'objet de la dépense. * **Fournisseur :** sélectionnez un fournisseur existant ou ajoutez-en un nouveau directement depuis le formulaire. ### Étape 6 : ajouter ou sélectionner un fournisseur L'application permet de créer un nouveau fournisseur directement depuis le formulaire de note de frais. Pour ajouter un fournisseur : 1. Appuyez sur le champ **Fournisseur** pour voir les fournisseurs existants. 2. Appuyez sur **Ajouter un nouveau fournisseur** en haut de la liste. 3. Renseignez les informations suivantes : * **Pays :** prérempli à partir de votre entreprise, mais modifiable. * **Nom de l'entreprise :** obligatoire, jusqu'à 100 caractères. 4. Appuyez sur **Ajouter le fournisseur**. Le nouveau fournisseur est utilisé pour cette note de frais. Si votre comptable doit compléter d'autres informations plus tard, comme le numéro de TVA ou l'adresse, il pourra mettre à jour la fiche fournisseur dans la version web de Fitek. ### Étape 7 : enregistrer ou soumettre Vous avez deux options : * **Enregistrer comme brouillon**, si disponible : la note reste dans votre liste et vous pouvez la modifier plus tard avant soumission. * **Soumettre :** la note est envoyée à Fitek. Une fois soumise, vous ne pouvez plus la modifier dans l'application. ## Après la soumission Une fois que vous appuyez sur **Soumettre** : * la photo du reçu est jointe ; * la note apparaît dans Fitek comme une facture de type **note de frais** ; * votre équipe la fait passer par les approbations, selon votre flux d'approbation : responsable, comptable ou approbation directe ; * une fois approuvée, elle est exportée vers votre ERP comme toute autre facture. Vous pouvez suivre le statut dans votre liste de notes de frais : **Soumise → En approbation → Approuvée**, ou **Rejetée**. Appuyez sur n'importe quelle carte de note de frais pour voir les détails complets, l'image du reçu et les mises à jour de statut. ## Pour votre équipe financière : traiter les notes de frais dans Fitek ### Trouver les notes de frais Dans la version web de Fitek, ouvrez le [registre des factures](/fitek-learning-space/french-francais/purchase-invoices/recherche/utiliser-le-registre-des-factures.md) et filtrez ou recherchez par : * **type de facture :** note de frais ; * nom du fournisseur ou de l'employé ; * date ou montant. Les notes de frais apparaissent avec les détails du fournisseur, les montants, les informations de TVA et les reçus joints. ### Ce que votre comptable peut faire #### Examiner les données Le comptable peut vérifier : * les détails du fournisseur ; * les montants et la TVA ; * le type de paiement : carte d'entreprise, carte personnelle ou espèces ; * le centre de coûts, le projet ou les autres dimensions. #### Utiliser les suggestions de FitekAI Si **FitekAI** est activé, le système peut proposer automatiquement : * des comptes et codes d'imputation ; * des répartitions de coûts. L'IA apprend progressivement à partir de vos habitudes d'approbation et de comptabilisation. #### Approuver ou transmettre Selon votre flux d'approbation, la note de frais peut être : * approuvée directement par l'équipe financière ; * transmise aux responsables ou aux responsables de centre de coûts pour approbation. #### Exporter vers l'ERP Une fois approuvées, les notes de frais sont incluses dans votre prochain export. Elles sont comptabilisées dans votre ERP comme coûts et, le cas échéant, comme dettes envers le personnel. ## Avantages du module Notes de frais ### Moins de saisie pour les employés Les reçus papier n'ont plus à être conservés et transmis séparément. Une photo et une saisie minimale remplacent la saisie manuelle complète. Avec l'OCR mobile, la saisie est encore plus réduite. ### Des approbations plus rapides Les notes de frais apparaissent dans Fitek presque immédiatement. Les responsables et les comptables disposent de données claires, des images jointes et de l'historique complet. ### Meilleur contrôle, meilleurs rapports Toutes les dépenses sont traitées dans le même système que les factures. Vous pouvez filtrer par employé, centre de coûts, projet ou catégorie. Les données exportées vers votre ERP sont cohérentes et peuvent servir à l'analyse et aux déclarations fiscales. ### Intégration avec l'IA Si **FitekAI** est activé, les suggestions automatiques pour la comptabilisation des notes de frais réduisent le travail comptable. L'IA s'améliore avec le temps en apprenant vos habitudes. ## Liste de contrôle de configuration ### Pour votre administrateur * ✓ Confirmer avec Fitek que le module **Notes de frais** est activé. * ✓ S'assurer que l'**OCR mobile** est activé (recommandé). * ✓ Attribuer le rôle **Créateur de notes de frais** aux employés qui soumettront des notes de frais. * ✓ Vérifier les paramètres d'export afin que les notes de frais approuvées soient bien transmises à votre ERP. ### Pour les employés, avant la première utilisation * ✓ Installer l'application mobile **Fitek**. * ✓ Se connecter avec les identifiants Fitek. * ✓ Vérifier que **Notes de frais** apparaît dans le menu de l'application. ### Pour votre équipe financière * ✓ Savoir où trouver les notes de frais dans le **registre des factures**. * ✓ Comprendre votre flux d'approbation : approbation directe ou transmission aux responsables. * ✓ Utiliser les suggestions de FitekAI lorsqu'elles sont disponibles. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://fitek-learning.fitek.com/fitek-learning-space/french-francais/expenses/notes-de-frais-demarrage.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.