# Seaded Sinu Fiteki e-posti postkast on rohkem kui lihtsalt postkast – see on seadistatav sisendkanal, mida saab kohandada vastavalt sellele, kuidas sinu tarnijad arveid saadavad ja kuidas sinu meeskond neid töötleb. See leht kirjeldab iga seadistust, millal seda kasutada ja kuidas see praktikas välja näeb. Seadistuste muutmiseks palun võta ühendust Fitek klienditoega. *** ### 1. XML vastuvõtt Mõned tarnijad saadavad arveid PDF-ide asemel elektrooniliste XML-failidena (näiteks UBL/BIS või E-arve). See seadistus määrab, kas sinu postkast võtab XML-faile vastu ja töötleb neid. Toetatud XML-formaadid on näiteks E-arve 1.1/1.2, UBL 2.1, BIS 3.0 ja ISDOC. **Kui XML vastuvõtt on sisse lülitatud**, töödeldakse XML-faile otse – digiteerimist ei ole vaja. See tagab kiireima töötlemise ja kõrgeima andmetäpsuse. **Kui XML vastuvõtt on välja lülitatud**, töödeldakse ainult mitte-XML manuseid (PDF, JPG, TIFF). XML-faile ignoreeritakse. See on kasulik juhul, kui saad e-arveid juba mõne muu kanali kaudu (API, Peppol või kohalik võrk) ja postkast on mõeldud ainult PDF-ide ja piltide jaoks, et vältida duplikaate või kattuvaid töövooge. **Millal kasutada** Lülita sisse, kui soovid, et postkast võtaks vastu nii PDF-e kui ka XML-faile.\ Lülita välja, kui XML-id saabuvad eraldi kanali kaudu ja postkast on mõeldud ainult PDF-idele ning piltidele. **Näide** Tarnija saadab e-postiga UBL-arve. Kui XML vastuvõtt on sisse lülitatud, loeb Fitek XML-i otse – skaneerimist ei ole vaja.\ Kui see on välja lülitatud, jätab Fitek XML-i vahele ja töötleb ainult PDF- või pildimanuseid. *** ### 2. PDF eeltöötlus Enne digiteerimist saab Fitek saabuvad PDF-id ümber töödelda, et dokumentide piirid oleksid korrektsed ja kogu info saaks puhtalt kaasa. **Valikud** * **Bypass:** Muudatusi ei tehta – failid liiguvad digiteerimisse täpselt sellisel kujul, nagu need saabusid. * **Split multipage PDFs:** Jagab ühe PDF-faili eraldi failideks lehekülgede kaupa. Kasulik juhul, kui tarnija saadab mitu arvet ühe PDF-failina. * **Merge PDFs alphabetically:** Liidab kõik PDF failid üheks PDF-iks failinimede tähestikulises järjekorras (A→Z). * **Merge PDFs by email attachment order:** Ühendab PDF failid selles järjekorras, nagu need olid e-kirjale lisatud, säilitades saatja mõeldud järjestuse. * **Cut PDF smaller:** OCR jaoks kasutatakse ainult esimest 5 ja viimast 2 lehekülge. Originaalfail salvestatakse ja edastatakse pärast digiteerimist. See on kasulik suurte dokumentide puhul, kus oluline info asub alguses ja lõpus. **Eraldi valik** * **Ignore PDF signature:** Kui see on sisse lülitatud, võib Fitek allkirjastatud PDFe ühendada ja ajatempliga töödelda. Kasuta seda ainult juhul, kui PDF-allkirja terviklikkuse säilitamine ei ole vajalik. **Millal kasutada** Kui saad regulaarselt arve + saatelehe + tööajaarvestuse eraldi manustena, aitab **Merge PDFs by email attachment order** need ühendada üheks PDF-iks õiges järjekorras – täpselt nii, nagu tarnija need saatis. **Näited** * **Merge PDFs by email attachment order** Saabuvad kolm manust: 001\_Invoice.pdf, 002\_PackingList.pdf, 003\_Timesheet.jpg Kui **Merge PDFs by email attachment order** on sisse lülitatud, ühendab Fitek PDF failid üheks PDF-iks täpselt selles järjekorras: kõigepealt arve, siis saateleht ja seejärel tööajaarvestus. * **Split multipage PDFs**\ Saabub 50-leheküljeline skaneeritud fail nimega Invoices\_April.pdf. Kui **Split multipage PDFs** on sisse lülitatud, jagab Fitek faili lehekülgede kaupa 50 eraldi PDF-iks, et iga lehekülge saaks töödelda eraldi arvena. *** ### 3. Teavita saatjat vigadest Kui saabuvat e-kirja ei ole võimalik töödelda – näiteks manus on liiga suur, failiformaat ei ole toetatud või kirjal puuduvad manused –, saab Fitek saatjat automaatselt teavitada, et ta saaks vea parandada ja faili uuesti saata. **Millal kasutada** Soovitatav alati sisse lülitada. Tarnijad saavad selged veateavitused koos sinu postkasti aadressi ja asjakohaste reeglitega, et nad saaksid probleemi ise lahendada ilma sinuga ühendust võtmata. Kui soovid kõiki erandeid ise hallata, võid paluda selle välja lülitada. Sellisel juhul lisa teavituste e-posti nimekirja oma meeskonna aadress, et sinu meeskond saaks probleemidest teada. **Näited** Tarnija saadab 40 MB PDF-faili, kuid sinu postkasti limiit on 20 MB – saatja saab automaatse veateavituse, mis selgitab suuruse piirangut ja sisaldab sinu postkasti aadressi. Saabub e-kiri ilma PDF, JPG või TIFF manuseta – saatjat teavitatakse, et sobivaid manuseid ei leitud. *** ### 4. Ajatempel Fitek saab lisada iga arve PDF-i ülaossa väikese teenuse märkuse, mis sisaldab: * postkasti nime * saabumise kuupäeva ja kellaaega (CET) * saatja e-posti aadressi See loob usaldusväärse jälje selle kohta, millal arve saabus ja kes selle saatis. **Märkus:** Ajatempleid ei lisata allkirjastatud PDF-idele, välja arvatud juhul, kui sisse on lülitatud valik **Ignore PDF signature**. **Näide** Tarnija vaidlustab, millal arve saadeti. PDF-il olev ajatempel näitab objektiivset saabumise aega, mille sinu postkast registreeris. *** ### 5. Domeeni whitelist Piira postkast nii, et see võtaks vastu e-kirju ainult kindlast domeenist (näiteks @supplier.com või @gov.ee). Kõikidest muudest domeenidest saabuvad kirjad lükatakse automaatselt tagasi. **Millal kasutada** Kasulik kõrge kontrolliga keskkondades – näiteks avalikus sektoris või finantsvaldkonnas –, kus tarnijad peavad kasutama ametlikke e-posti aadresse. Samuti aitab see jagatud või edasi suunatud postkastide puhul vähendada müra ja rämpsposti. **Näide** Sinu ettevõte lubab arveid ainult domeenilt @subsidiary-group.com. Määra see domeen lubatuks ja kõik muudelt saatjatelt saabuvad e-kirjad lükatakse automaatselt tagasi. *** ### 6. Email body as PDF Mõnikord kirjutavad tarnijad olulise info e-kirja sisusse – näiteks PO viite, tarneaadressi või kinnituse märkuse, mitte PDF-arve sisse. Saad paluda Fitekil salvestada e-kirja sisu PDF-ina, et see info liiguks alati koos arvega. **Valikud** * **No** – e-kirja sisust PDF-i ei looda. Töödeldakse ainult manuses olevat arvefaili. * **Single page** – e-kirja sisust salvestatakse PDF-ina ainult esimene leht. * **All pages** – kogu e-kirja sisu salvestatakse PDF-ina kõigi lehtedega. Sõltuvalt sinu seadistusest võib see e-kirja PDF olla kas eraldi manus või lisatud arve PDF-i viimaseks leheks, et kinnitajad näeksid kogu konteksti ühest kohast. Kui valitud on **Single page** või **All pages**, saad lisaks sisse lülitada valiku **Include attached file names**. See lisab e-kirja PDF-i esimesele lehele algsete manuste failinimede loendi, mis on väga kasulik jälgitavuse ja auditite jaoks. **Näited** * Tarnija kirjutab:\ “Invoice attached; PO 12345 and delivery details below”\ ning lisab PO numbri ja aadressi e-kirja sisusse. Kasuta **All pages + Include attached file names**, et nii kogu e-kirja tekst kui ka manuste nimekiri säiliksid koos arvega. * Kinnitused sõltuvad e-kirjas olevatest märkustest (nt “approved by John on 05.04”). Seadista e-kirja PDF arve PDF-i viimaseks leheks. Nii näevad kinnitajad arvet ja kinnituse märkust ühes dokumendis, ilma et peaks avama eraldi faili. *** ### 7. Kaasatavad failid Vali, kas Fitek edastab ainult arve PDF-i või kõik e-kirjaga saabunud manused – lepingud, saatelehed, fotod jne. **Millal kasutada** Määra **all files**, kui kinnitajad vajavad lisadokumente Fitekis kiirema kontrolli jaoks. Jäta **original invoice PDF only**, kui soovid ainult arve faili ja hoiad muud failid eraldi. **Näited** Ehitusprojektid: arved saabuvad koos objektifotode ja saatelehtedega.\ Määra **all files**, et kogu info liiguks koos arvega läbi kinnitusringi. Tavalised kontoriarved: jäta alles ainult originaalne PDF, et vähendada salvestusmahtu ja hoida vaade korrastatuna. *** ### 8. Kohandatud laiendus Kui haldad ühe ettevõtte jaoks mitut postkasti – näiteks ühte lao ja teist kontori jaoks – või soovid lisada arvetele kindlat märgistust suunamise või aruandluse jaoks, saad lisada kohandatud metaandmeid otse eksporditavasse XML-i. **Kuidas see töötab** * **Customized Extension Id:** kuni 20 tähemärki (näiteks: `WAREHOUSE`, `OFFICE`, `PROJECT42`) * **Customized Extension: Information Content** - kuni 500 tähemärki vabateksti Need väärtused lisatakse arve XML-i laiendusblokina ja liiguvad dokumendiga kaasa kogu töötluse jooksul. Kui kasutad Fiteki reegleid või automatiseerimist, saab neid väärtusi kasutada automaatseks suunamiseks või kindlate töövoogude käivitamiseks. **Näited** Mitme postkasti kasutamine kulukoha järgi: **Extension Id = CC, Information Content = 410-Marketing.** Edasised reeglid suunavad arve automaatselt turunduse kinnitusringi. Tarnijatüübi põhine suunamine: **Extension Id = Source, Information Content = ServiceContract.** Käivitab teenuslepingute jaoks spetsiaalse kinnitustöövoo. *** ### KKK **Kas Fitek muudab minu allkirjastatud PDF-e?** Vaikimisi mitte. Fitek säilitab allkirjastatud PDF-id muutmata kujul – ei ühendamist ega ajatemplite lisamist –, et kaitsta allkirja terviklikkust. Seda saab muuta valikuga **Ignore PDF signature**, kuid tee seda ainult juhul, kui allkirja säilitamine ei ole sinu jaoks oluline nõue. **Kas saan säilitada algse e-kirja sisu koos arvega?** Jah. Lülita sisse **Include PDF version of the original email body**, et lisada e-kirja sisu PDF-ina arvele kaasa või arve PDF-i lõppu. Soovi korral saad lisada ka algsete manuste failinimede loendi e-kirja PDF-i esimesele lehele. **Kas saan edasi saata kõik manused, mitte ainult arve?** Jah. Määra **Files to include** väärtuseks **All files**, et koos arvega liiguksid edasi kõik toetatud manused – PDF-id, pildid, Office failid jne. **Kas saan lisada arvetele kohandatud märgiseid suunamiseks?** Jah. Kasuta välju **Customized Extension Id** ja **Customized Extension - Information Content**, et lisada oma märgised arve XML-i ning kasutada neid edasiseks suunamiseks ja automatiseerimiseks. *** ### **Kuidas taotleda seadistuste muudatusi** Saada e-kiri Fitek klienditoele. Lisa kindlasti: * enda ettevõtte nimi * seadistus, mida soovid muuta, ja soovitud valik * kõik olulised sõltuvused või nõuded (näiteks „allkirja terviklikkus peab säilima“ või „merge by attachment order on vajalik“) --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://fitek-learning.fitek.com/fitek-learning-space/estonia-eesti/ostuarved/ostuarvete-vastuvott/seaded.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.