# Digiteerimine Digiteerimine tähendab, et arved, mida saad failidena – peamiselt PDF-id või pildid – teisendatakse automaatselt struktureeritud andmeteks. Selle asemel, et arve andmeid käsitsi sisestada, eraldab Fiteki digiteerimisteenus vajaliku info (tarnija, summad, kuupäevad, arveread) ja valmistab selle ette sinu kinnitamisprotsessi jaoks. *** ### **Kuidas digiteerimine töötab** #### 1. Arved jõuavad Fitekisse Sul on kaks peamist viisi, kuidas arveid digiteerimiseks Fitekisse saata: **E-posti postkast** Fitek loob sinu ettevõttele spetsiaalse e-posti aadressi (nt ). Jagad seda aadressi oma tarnijatega ja nemad saadavad sinna PDF-arved. Postkastil on kindlad piirangud: * kui kaua e-kirju säilitatakse * manuste maksimaalne suurus * millised failitüübid on lubatud **SFTP** Fitek annab SFTP konto, kuhu saad (või sinu ERP partner) laadida failid etteantud kaustadesse: * **digi\_input** – digiteerimist vajavad arved (PDF, JPG, JPEG) * **input** – juba XML-formaadis arved (digiteerimist pole vaja) Fitek töötleb failid nendest kaustadest automaatselt. {% hint style="info" %} **Kasu kliendile:** Selle asemel, et arved saabuksid erinevatesse kohtadesse, on sul üks kontrollitud sisendkanal. See vähendab kadunud arveid ja käsitsi edastamist. {% endhint %} *** #### 2. Fitek teisendab PDF-id ja pildid andmeteks #### **Eeltöötlus** Süsteem kontrollib failitüüpi, suurust ja formaati.\ Sinu seadistus määrab, millised failitüübid on lubatud ja kas XML e-arveid tuleks eelistada PDF-idele. #### **Digiteerimine (OCR)** PDF-id ja pildid saadetakse Fiteki digiteerimismootorisse, mis eraldab peamised andmed: * tarnija nimi ja andmed * arve number ja kuupäev * summad ja käibemaksud * arveread (tooted/teenused) – kui sinu pakett seda sisaldab Fiteki digiteerimistiim töötab kliendipõhiste reeglite alusel, et sinu erivajadused ja erandid oleksid korrektselt käsitletud. #### **Digiteerimise paketid: päis vs kõik read** Saad valida, mida digiteeritakse: * **Ainult päis:**\ Loetakse ainult arve põhisummad ja peamised raamatupidamiskoodid.\ Fitekis kuvatakse see ühe arvereana. * **Päis + kõik arveread:**\ Kõik arveread (tooted, teenused) digiteeritakse ja on Fitekis nähtavad. {% hint style="info" %} Vali vastavalt oma vajadusele: kui vajad ainult kogusummasid, on ainult päise digiteerimine lihtsam ja kuluefektiivsem. Kui vajad detailset kuluanalüüsi või ostutellimustega sidumist, vali päis + kõik read. {% endhint %} *** #### 3. Andmed valmistatakse ette Fiteki ja sinu ERP jaoks Pärast digiteerimist: **Teisendamine standardvormingusse** Fitek teisendab digiteeritud andmed XML-formaati, mis sobib Fiteki ja sinu ERP-süsteemiga. **Kinnitamine Fitekis** * **Täislahenduse kliendid:**\ Digiteeritud arved ilmuvad sinu arveregistrisse. * **Ainult digiteerimise kliendid:**\ Arved liiguvad läbi Fiteki otse ERPi. **Eksport sinu ERPi** Pärast kinnitamist (või automaatset kinnitamist) eksporditakse arved SFTP või muu integratsiooni kaudu. Sina määrad, mida eksport sisaldab: PDF-failid, XML-id, arveread jne *** ### **Toetatud formaadid ja kanalid** **Sisenevad failitüübid:** * PDF: peamine formaat ostu- ja müügiarvete jaoks * JPG/JPEG: toetatud digiteerimiseks SFTP kaudu ja teatud e-posti seadistustega * XML e-arve formaadid: tuvastatakse ja töödeldakse automaatselt **Kanalid:** * E-posti digiteerimise postkast: PDF-ide ja pildimanuste jaoks * SFTP: kaustad nii digiteeritavate failide kui ka valmis XML-failide jaoks *** ### **Kiirus ja töökindlus: digiteerimise SLA-d** SLA (Service Level Agreement) määrab, kui kiiresti Fitek teisendab sinu arved pärast nende saabumist. **Saadaval SLA-d (määratakse juurutamisel):** * 24 tundi (vaikimisi) * 8 tundi * 4 tundi **Kuidas see töötab:** Kui sinu SLA on 24 tundi, siis täna saabunud arved digiteeritakse hiljemalt järgmise tööpäeva samaks ajaks. Arvete digiteerimine toimub tööpäevdel ajavahemikus 8:30-17:30. *** ### **Mis juhtub, kui digiteerimine ebaõnnestub** Mõnikord ei ole faili võimalik digiteerida – näiteks on pildikvaliteet halb, tegemist ei ole tegelikult arvega või arve on adresseeritud valele ettevõttele. **Tagasilükkamise teavitused** Sellisel juhul saadab Fitek sinu meeskonnale teavitava e-kirja koos probleemse arve manusega. Seejärel saab sinu meeskond: * võtta tarnijaga ühendust ja küsida paremat faili * parandada saaja aadressi * saata faili uuesti {% hint style="info" %} **Kasu kliendile:** Probleemsed arved ei lähe märkamatult kaduma ning saad kiiresti reageerida. {% endhint %} *** ### Äriline kasu: miks digiteerimine on oluline **Vähem käsitööd** **Enne digiteerimist:** Arved saabuvad erinevatesse postkastidesse. Keegi sisestab andmed käsitsi ERPi. Manused on laiali erinevates kohtades. **Digiteerimisega:** Tarnijad saadavad arved ühele aadressile. Fitek teisendab need automaatselt arveteks. Originaalsed PDF-id jäävad arve külge seotuks. Sinu meeskond saab keskenduda eranditele ja kinnitustele, mitte andmesisestusele. **Näide:** Ettevõte saab aastas 10000 PDF-arvet. Ühe arve käsitsi sisestamine võtab 2–3 minutit = 400–500 töötundi aastas. Digiteerimisega see käsitöö kaob. **Kiirem töötlemine ja paremad maksetingimused** Arved ilmuvad Fitekisse või sinu ERPi varsti pärast arve saatmist. Kinnitamine saab alata samal päeval. Kui kasutad lühemat SLA-d (nt 4 tundi 24 tunni asemel), töödeldakse oluliste tarnijate arved peaaegu reaalajas. See aitab hoida maksetähtaegu ja vältida viiviseid. **Parem andmekvaliteet ja aruandlus** Digiteerimine tagab: * tarnijate, arvenumbrite, maksumäärade ja summade järjepideva haldamise * võimaluse digiteerida kõik arveread detailseks kuluanalüüsiks **Paindlik seadistus erinevate vajaduste jaoks** * Kasuta digiteerimist ainult teisendusteenusena, kasutades teenust **Bypass Fitek**, kui soovid töötada täielikult oma ERP-s. * Samuti saad digiteerida väljaminevaid müügiarveid, teisendades PDF-id e-arveteks, mida sinu kliendid saavad vastu võtta. *** ### Lühidalt kokkuvõttes Sinu tarnijad saadavad arved Fitekisse e-posti või SFTP kaudu. Fitek teisendab need automaatselt kokkulepitud aja jooksul struktureeritud andmeteks. Arved ilmuvad Fitekisse kinnitamiseks valmis kujul ning eksporditakse sinu ERPi standardse XML-formaadina. Originaalsed PDF-id jäävad alati arve juurde lisatuks. Kui midagi ebaõnnestub, saab sinu meeskond teavituse, et ükski arve ei läheks kaduma. *** ### XML vastuvõtt XML vastuvõtt tähendab, et arved jõuavad Fitekisse juba struktureeritud elektrooniliste failidena, mitte PDF-ide või piltidena. Selle asemel, et Fitek sinu arvet digiteeriks (skaneeriks), loeb süsteem XML-faili ja teisendab selle standardvormingusse, mida mõistavad nii Fitek kui ka sinu ERP. Lihtsalt öeldes: see on nagu vahe käsitsi ümbertrükkimist vajava arve ja juba valmis digitaalse arve vahel. *** ### Kuidas XML vastuvõtt töötab - sissetulevad ostuarved **Kuidas XML saabub** Saad XML-arveid Fitekisse saata kahel viisil: **SFTP kaudu** Paiguta XML-failid oma SFTP konto **input** kausta. Fitek tuvastab need juba struktureeritud arvetena ja töötleb need kohe. **E-posti kaudu** Sinu arvepostkast saab vastu võtta XML-manuseid. Kui e-arvete töötlemine on postkasti seadetes lubatud, käsitleb Fitek XML-manuseid struktureeritud arvetena. Mõlemal juhul ei ole digiteerimist vaja. XML liigub otse Fitekisse. **Teisendamine Fiteki formaati** Kui XML saabub: * Fitek tuvastab, et tegemist on XML-failiga (mitte PDF-i või pildiga) * Kõik andmed kaardistatakse Fiteki sisemisse struktuuri: * osapooled (tarnija, ostja) * päis (arve number, kuupäevad, summad, valuuta, maksetingimused) * read (tooted, teenused, kogused, hinnad) * Lisatakse metaandmed (millise kanali kaudu arve saabus ja et tegemist on e-arvega) * Teisendatud arve ilmub sinu Fiteki arveregistrisse kinnitamiseks Kui kasutad „Bypass“ seadistust (ainult digiteerimine, ilma kinnitamiseta Fitekis), määratakse arve automaatselt ekspordi staatusesse ja edastatakse sinu ERPi. **XML koos manustega** Tarnijad saadavad sageli XML-i koos PDF koopiaga samas e-kirjas. Fitek kasutab XML-i peamise andmeallikana ja jätab PDF-i visuaalseks viiteks arve juurde. *** ### **Miks XML vastuvõtt on oluline** **Kõrgeim andmekvaliteet** XML-andmed saabuvad sinu tarnijalt juba struktureeritud kujul.\ Fitek ei pea „ära arvama“ infot ebaselgetelt skannidelt või keerulistelt kujundustelt. Puudub OCR vigade risk, mis võivad tekkida näiteks: * halva pildikvaliteedi tõttu * ebastandardsete arvekujunduste tõttu * käsitsi kirjutatud märkuste tõttu **Tulemus:** suurem täpsus, vähem käsitsi parandusi ja vähem suhtlust tarnijatega. **Palju kiirem töötlemine** Kuna digiteerimise sammu ei ole, on XML-arved Fitekis nähtavad peaaegu kohe pärast saabumist. See võib oluliselt lühendada aega: * tarnija arve väljastamisest → kuni sina näed arvet Fitekis * müügiarve loomisest sinu ERPis → kuni klient selle kätte saab **Üks ühtne formaat sinu ERP jaoks** Sõltumata sellest, kuidas tarnijad oma arveid vormistavad või millist kanalit nad kasutavad (SFTP või e-post), saab sinu ERP alati ühtse XML-struktuuriga arve. See tähendab: * ühte kaardistust Fiteki XML-ile paljude erinevate arveformaatide asemel * usaldusväärsemat automatiseerimist ja integratsioone **Täielik läbipaistvus ja jälgitavus** Iga arve sisaldab metaandmeid selle kohta, millise kanali kaudu ja millises formaadis see saabus. Kui midagi ei vasta ootustele, saab Fiteki tugi uurida kogu töötlusteekonda – alates vastuvõtust kuni Fiteki tegevusteni ja ekspordini välja. *** ### **Millal kasutada XML vastuvõttu** **Sobib kõige paremini sissetulevate ostuarvete jaoks:** * tarnijad, kes saavad juba saata struktureeritud elektroonilisi arveid (oma süsteemist või XML-ekspordi kaudu) * tarnijad, kes ei ole veel valinud e-arve partnerit – XML vastuvõtt on hea vaheetapp enne täielikku e-arveldusele üleminekut * strateegilised või suure mahuga tarnijad (nt telekomi- või kommunaalettevõtted, kes saadavad aastas tuhandeid arveid) * keerukad arved, millel on palju arveridu, allahindlusi või keerulised maksureeglid * olukorrad, kus plaanid kasutada automatiseerimist või automaatset sidumist Fitekis või oma ERPis **PDF + digiteerimine tasub alles jätta järgmisteks juhtudeks:** * tarnijad, kes ei saa veel XML-arveid saata * üleminekuperioodid, kus tarnijad valmistuvad XML-i või e-arvelduse kasutuselevõtuks *** --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://fitek-learning.fitek.com/fitek-learning-space/estonia-eesti/ostuarved/ostuarvete-vastuvott/digiteerimine.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.