# Settings Uw Fitek-e-mailbox is meer dan alleen een inbox; het is een aanpasbaar toegangspunt dat u kunt afstemmen op de manier waarop uw leveranciers facturen versturen en uw team deze verwerkt. Op deze pagina wordt elke instelling besproken, wanneer u deze kunt gebruiken en hoe dit er in de praktijk uitziet. *** ### 1. XML intake Sommige leveranciers sturen elektronische facturen als XML-bestanden (zoals UBL/BIS of E-arve) in plaats van als PDF-bestanden. Met deze instelling bepaalt u of uw mailbox die XML-bestanden accepteert en verwerkt. Ondersteunde XML-formaten zijn onder meer E-arve 1.1/1.2, UBL 2.1, BIS 3.0 en ISDOC. **Wanneer XML-invoer is ingeschakeld,** worden XML-bestanden direct verwerkt zonder dat er een digitaliseringsstap nodig is, waardoor u profiteert van de snelste doorlooptijd en de hoogste gegevensnauwkeurigheid. **Als XML-verwerking is uitgeschakeld,** worden alleen niet-XML-bijlagen (PDF, JPG, TIFF) verwerkt. XML-bestanden worden genegeerd. Dit is handig als u e-facturen al via een ander kanaal ontvangt (API, Peppol of een lokaal netwerk) en de mailbox uitsluitend bestemd is voor PDF’s en afbeeldingen, zodat dubbele of conflicterende stromen worden voorkomen. **Wanneer te gebruiken** Schakel deze optie in als u wilt dat de mailbox zowel PDF-bestanden als XML-bestanden van leveranciers accepteert. Schakel deze optie uit als XML via een apart kanaal binnenkomt en de mailbox uitsluitend bedoeld is voor PDF-bestanden en afbeeldingen. **Voorbeeld** Een leverancier stuurt een UBL-factuur per e-mail. Als XML-invoer is ingeschakeld, leest Fitek deze direct in – scannen is niet nodig. Als deze functie is uitgeschakeld, negeert Fitek de XML en verwerkt het alleen de bijgevoegde PDF- of afbeeldingsbestanden. *** ### 2. PDF preprocessing Voorafgaand aan het digitaliseren kan Fitek binnenkomende pdf-bestanden herstructureren om ervoor te zorgen dat de documentgrenzen correct zijn en het volledige document netjes wordt vastgelegd. **Opties** * **Omleiding**: geen wijzigingen, bestanden worden direct na ontvangst gedigitaliseerd * **Meerdelige PDF-bestanden splitsen**: splitst één PDF-bestand op in afzonderlijke bestanden per pagina; handig wanneer leveranciers facturen in batches als één bestand versturen * **PDF’s alfabetisch samenvoegen:** voegt alle geaccepteerde bestanden (PDF, JPEG, TIFF) samen in alfabetische volgorde van A tot Z * **PDF’s samenvoegen op basis van de volgorde van de e-mailbijlagen**: voegt bestanden samen in de volgorde waarin ze aan de e-mail zijn toegevoegd, waarbij de door de afzender bedoelde volgorde behouden blijft * **PDF verkleinen**: bewaart alleen de eerste 5 en laatste 2 pagina’s voor OCR; het origineel wordt opgeslagen en na het digitaliseren geleverd (handig voor grote documenten waarbij de factuurgegevens aan het begin en het einde staan) Er is ook een aparte optie: * **PDF-handtekening negeren:** als deze optie is ingeschakeld, kan Fitek ondertekende PDF-bestanden samenvoegen en van een tijdstempel voorzien. Gebruik deze optie alleen als het behoud van de integriteit van de handtekening niet van belang is (zie de veelgestelde vraag hieronder). **Wanneer te gebruiken** Als u facturen, leveringsbonnen en urenstaten regelmatig als afzonderlijke bijlagen ontvangt, voegt de functie “Samenvoegen op volgorde van e-mailbijlagen” deze samen tot één pdf-bestand in de juiste volgorde – precies zoals de leverancier het bedoeld heeft. **Voorbeelden** * **PDF-bestanden samenvoegen op basis van de volgorde van de e-mailbijlagen**\ Er worden drie bijlagen ontvangen: 001\_Invoice.pdf, 002\_PackingList.pdf, 003\_Timesheet.jpg. Als de optie ‘PDF’s samenvoegen op volgorde van e-mailbijlagen’ is ingeschakeld, zet Fitek de ondersteunde bestanden (bijv. PDF, JPEG) om en genereert **één samengevoegd PDF-bestand** in precies die volgorde: eerst de factuur, dan de pakbon en vervolgens de urenstaat. * **PDF-bestanden met meerdere pagina’s splitsen**\ Er komt een batchscan van 50 pagina’s binnen met de naam Invoices\_April.pdf.\ Als de optie ‘Meerdelige PDF’s splitsen’ is ingeschakeld, splitst Fitek dit bestand **pagina voor pagina op in 50 afzonderlijke PDF’s**, zodat elke pagina als een afzonderlijke factuur kan worden verwerkt. *** ### 3. De afzender op de hoogte brengen van fouten Als een binnenkomende e-mail bijvoorbeeld niet kan worden verwerkt – omdat de bijlage te groot is, het formaat niet wordt ondersteund of er helemaal geen bijlagen zijn – kan Fitek de afzender automatisch hiervan op de hoogte stellen, zodat deze de fout kan corrigeren en de e-mail opnieuw kan verzenden. **Wanneer te gebruiken** Altijd. Leveranciers ontvangen duidelijke, tweetalige foutmeldingen met uw e-mailadres en de relevante regels, zodat ze het probleem zelf kunnen oplossen zonder eerst contact met u op te hoeven nemen. Vraag of deze functie kan worden uitgeschakeld als je alle uitzonderingen liever intern afhandelt. Voeg in dat geval het e-mailadres van je AP-team toe aan de lijst voor meldingen, zodat jouw team in plaats daarvan op de hoogte wordt gesteld. **Voorbeelden** Een leverancier stuurt een pdf-bestand van 40 MB terwijl de limiet van je mailbox 20 MB is – de afzender ontvangt dan automatisch een foutmelding waarin de groottelimiet en je e-mailadres worden vermeld. Er komt een e-mail binnen zonder bijlagen in PDF-, JPG- of TIFF-formaat – de afzender krijgt een melding dat er geen geldige bijlagen zijn gevonden. *** ### 4. Tijdstempel Fitek kan bovenaan elke factuur-pdf een korte opmerking toevoegen met de volgende informatie: * Naam van de mailbox * Datum en tijdstip van ontvangst (CET) * E-mailadres van de afzender Zo ontstaat er een betrouwbaar controlespoor van wanneer een factuur is binnengekomen en wie deze heeft verzonden. **Opmerking**: er worden geen tijdstempels toegevoegd aan ondertekende PDF-bestanden, tenzij u de optie “PDF-handtekening negeren” inschakelt. **Voorbeeld** Een leverancier betwist wanneer hij een factuur heeft verzonden. De tijdstempel op de pdf geeft het objectieve ontvangsttijdstip weer dat door uw mailbox is geregistreerd. *** ### 5. Domein op de witte lijst zetten Stel uw mailbox zo in dat deze alleen e-mails van een bepaald domein accepteert (bijvoorbeeld @leverancier.com of @gov.ee). E-mails van alle andere domeinen worden automatisch geweigerd. **Wanneer te gebruiken** Handig in streng gereguleerde omgevingen, de publieke sector en de financiële sector – waar leveranciers verplicht zijn officiële adressen te gebruiken. Ook nuttig voor gedeelde of doorgestuurde mailboxen waarin u ongewenste berichten en spam wilt filteren. **Voorbeeld** Volgens uw beleid mogen facturen alleen afkomstig zijn van @subsidiary-group.com. Stel dat domein in, zodat alle e-mails van andere afzenders automatisch worden geweigerd. *** ### 6. De tekst van de e-mail als pdf Soms vermelden leveranciers factuurgegevens in de tekst van de e-mail zelf – zoals een inkoopordernummer, een afleveradres of een goedkeuringsvermelding – in plaats van in de pdf-factuur. U kunt Fitek vragen om de tekst van de e-mail als pdf op te slaan, zodat deze context altijd samen met de factuur wordt meegestuurd. **Opties** * **Nee** – Maak geen pdf aan op basis van de tekst van de e-mail. Alleen het bijgevoegde factuurbestand wordt verwerkt. * **Eén pagina** – Sla de eerste pagina van de e-mailtekst op als pdf. * **Alle pagina’s** – Sla de volledige e-mailtekst van alle pagina’s op als pdf. Depending on your setup, this email-body PDF can either be **added as a separate attachment** or **appended as the last page of the invoice PDF**, so approvers see the context in one place. Als u ‘Eén pagina’ of ‘**Alle pagina’s**’ selecteert, kunt u ook de optie ‘**Bijgevoegde bestandsnamen opnemen**’ inschakelen. Hierdoor wordt een lijst met de oorspronkelijke bestandsnamen van de bijlagen toegevoegd aan de eerste pagina van de PDF-versie van de e-mailtekst, wat erg handig is voor traceerbaarheid en controles. **Voorbeelden** * Een leverancier schrijft: „Factuur bijgevoegd; inkooporder 12345 en leveringsgegevens hieronder” en vermeldt de inkooporder en het adres in de tekst van de e-mail. Kies voor „ **Alle pagina’s + Bijgevoegde bestandsnamen opnemen**”, zodat zowel de volledige tekst van de e-mail als de lijst met bijgevoegde bestanden bij de factuur worden bewaard. * Goedkeuringen in AP zijn afhankelijk van opmerkingen in de e-mail (bijvoorbeeld „goedgekeurd door John op 05-04“). Stel de PDF **met de e-mailtekst zo in dat deze als laatste pagina** aan de factuur-PDF wordt toegevoegd. Goedkeurders zien de factuur en de goedkeuringsopmerking in één document, zonder dat ze een tweede bestand hoeven te openen. *** ### 7. Toe te voegen bestanden Kies of Fitek alleen de pdf van de factuur doorstuurt of alle bijlagen die bij de e-mail zijn ontvangen – contracten, leveringsbonnen, foto’s, enzovoort. **Wanneer te gebruiken** Stel dit in op ‘alle bestanden’ als goedkeurders ondersteunende documenten in Fitek nodig hebben voor een snellere validatie. Kies alleen voor de originele factuur-pdf als u de voorkeur geeft aan een minimale documentatie en sla andere bestanden apart op. **Voorbeelden** Bouwprojecten: facturen worden vergezeld van foto’s van de bouwplaats en leveringsbonnen. Stel alle bestanden zo in dat alle documenten samen met de factuur door het goedkeuringsproces lopen. Standaard facturen: bewaar alleen de originele pdf om opslagruimte te besparen en alles overzichtelijk te houden. *** ### 8. Aangepaste uitbreiding Als u meerdere mailboxen voor één bedrijf beheert – bijvoorbeeld één voor het magazijn en één voor het kantoor – of als u facturen wilt voorzien van een specifiek label voor doorsturing of rapportage, kunt u aangepaste metagegevens rechtstreeks in de geëxporteerde XML opnemen. **Hoe het werkt** * **Aangepaste extensie-ID**: maximaal 20 tekens (bijvoorbeeld: WAREHOUSE, OFFICE, PROJECT42) * **Aangepaste uitbreiding:** Informatie-inhoud – maximaal 500 tekens vrije tekst Deze waarden worden als een uitbreidingsblok aan de factuur-XML toegevoegd en blijven tijdens de hele verwerking aan het document gekoppeld. Als u gebruikmaakt van Fitek-regels of automatisering, kunnen deze waarden de automatische routering sturen of specifieke workflows activeren. **Voorbeelden** Multiple mailboxes per cost center: Extension ID = CC; Content = 410-Marketing — subsequent lines assign the invoice to the Marketing approval workflow. Routering op basis van leverancierstype: Extensie-ID = Bron; Informatie-inhoud = ServiceContract – activeert een specifiek goedkeuringstraject voor servicecontracten. *** ### FAQ **Zal Fitek mijn ondertekende PDF-bestanden wijzigen?** Standaard niet. Fitek behoudt ondertekende PDF-bestanden in hun oorspronkelijke vorm – zonder samenvoeging en zonder tijdstempel – om de integriteit van de handtekening te waarborgen. Je kunt dit overschrijven met de optie “PDF-handtekening negeren”, maar doe dit alleen als het behoud van de handtekening voor jou geen vereiste is. **Mag ik de inhoud van de oorspronkelijke e-mail bij de factuur bewaren?** Ja. Schakel de optie “PDF-versie van de oorspronkelijke e-mailtekst toevoegen” in om de inhoud van de e-mail als PDF bij te voegen of toe te voegen. U kunt ook de lijst met de namen van de oorspronkelijke bijlagen op de eerste pagina opnemen voor een volledig overzicht. **Kan ik alle bijlagen doorsturen, en niet alleen de factuur?** Ja. Stel “Op te nemen bestanden” in op “Alle bestanden” om elke geaccepteerde bijlage – pdf’s, afbeeldingen, Office-documenten – samen met de factuur door te sturen. **Kan ik facturen voorzien van een aangepast label voor de verdeling?** Ja. Gebruik “Aangepaste extensie-ID” en “Aangepaste extensie – Informatie-inhoud” om uw eigen labels in de factuur-XML op te nemen voor verdere verwerking en automatisering. *** ### Hoe u wijzigingen in de configuratie kunt aanvragen Stuur een e-mail via het ondersteuningskanaal van uw dienst. Vermeld daarbij het volgende: * Je e-mailadres (bijvoorbeeld ) * De instelling die u wilt wijzigen en de gewenste optie * Zijn er afhankelijkheden waar rekening mee moet worden gehouden (bijvoorbeeld: “de integriteit van de handtekening moet behouden blijven” of “samenvoegen in de volgorde van de bijlagen is verplicht”) --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://fitek-learning.fitek.com/fitek-learning-space/dutch/purchase-invoices/purchase-invoice-intake/settings.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.