# Digitizing Digitalisering houdt in dat facturen die u als bestanden ontvangt – voornamelijk als PDF-bestanden – automatisch worden omgezet in gestructureerde gegevens die u in Fitek kunt bekijken, via uw goedkeuringsprocessen kunt goedkeuren en naar uw boekhoud- of ERP-systeem kunt exporteren. In plaats van factuurgegevens handmatig in te voeren, haalt de digitaliseringsdienst van Fitek de belangrijkste informatie (leverancier, bedragen, data, factuurregels) eruit en maakt deze klaar voor uw goedkeuringsproces. Het vormt de schakel tussen de papieren of pdf-facturen die uw leveranciers sturen en de gestructureerde gegevens die uw ERP-systeem nodig heeft. *** ### Hoe digitalisering werkt ### 1. Facturen komen binnen bij Fitek Er zijn twee manieren om facturen naar Fitek te sturen voor digitalisering: **Email mailbox** Fitek richt een speciaal e-mailadres in voor uw bedrijf (bijvoorbeeld ). U deelt dit adres met uw leveranciers, en zij sturen hun pdf-facturen hiernaar. De mailbox kent duidelijke beperkingen: hoe lang e-mails worden bewaard, de maximale grootte van bijlagen en welke bestandstypen worden geaccepteerd. **SFTP** Fitek stelt een SFTP-account ter beschikking waarin u (of uw ERP-leverancier) bestanden in vooraf gedefinieerde mappen kunt plaatsen: * `digi_input` – voor facturen die moeten worden gedigitaliseerd (PDF, JPG, JPEG) * `input` – voor facturen die al in XML-formaat zijn (digitaliseren is niet nodig) Fitek verwerkt bestanden uit deze mappen automatisch. **Voordeel voor de klant:** in plaats van dat facturen op verschillende plekken binnenkomen, beschikt u over één centraal ontvangstpunt. Dit zorgt ervoor dat er minder facturen zoekraken en dat er minder handmatig doorgestuurd hoeft te worden. *** ### 2. Fitek zet PDF’s en afbeeldingen om in gegevens Zodra de facturen bij Fitek binnenkomen: **Pre-processing** Het systeem controleert het bestandstype, de bestandsgrootte en het bestandsformaat. In uw configuratie bepaalt u welke bestandstypen worden geaccepteerd en of XML-e-facturen de voorkeur krijgen boven PDF-bestanden. **Digitizing (OCR)** PDF’s en afbeeldingen worden naar de digitaliseringsengine van Fitek gestuurd, die de belangrijkste gegevens eruit haalt: * Naam en gegevens van de leverancier * Factuurnummer en datum * Bedragen en belasting * Producten/diensten – indien deze in uw pakket zijn inbegrepen Het digitaliseringsteam van Fitek werkt met aparte wachtrijen per klant, zodat er goed rekening wordt gehouden met uw specifieke behoeften en uitzonderingen. **Verpakkingen digitaliseren: koptekst versus volledige regels** Je kunt zelf kiezen wat er gedigitaliseerd wordt: * **Alleen koptekst:** Alleen de totale bedragen van de hoofdfactuur en de basisboekhoudcodes worden vastgelegd. In Fitek wordt dit weergegeven als één regel. * **Koptekst + alle factuurregels:** Elke factuurregel (producten, diensten) wordt gedigitaliseerd en is zichtbaar in Fitek. Kies op basis van uw behoeften: als u alleen totalen nodig hebt, is ‘alleen koptekst’ eenvoudiger en voordeliger. Als u een gedetailleerde uitgavenanalyse of afstemming van inkooporders wilt, kies dan voor ‘koptekst + regels’. *** ### 3. De gegevens worden voorbereid voor Fitek en uw ERP-systeem Na het digitaliseren: **Omzetten naar standaardformaat** Fitek zet de gedigitaliseerde gegevens om in XML-bestanden die geschikt zijn voor zowel Fitek als uw ERP-systeem (bijvoorbeeld Estse e-factuur v1.2 XML). **Goedkeuring in Fitek** Voor volledige Fitek-klanten: gedigitaliseerde facturen verschijnen in uw facturenregister, waar uw team ze via workflows goedkeurt. Voor klanten die alleen gebruikmaken van digitalisering: facturen worden via Fitek verwerkt als doorvoersysteem (zonder handmatige goedkeuring). Ze worden afgestemd op uw ERP-systeem en direct doorgestuurd. **Exporteren naar uw ERP-systeem** Zodra facturen zijn goedgekeurd (of automatisch zijn bevestigd), worden ze geëxporteerd via SFTP of andere geïntegreerde methoden. U bepaalt zelf wat er wordt meegenomen: PDF-bestanden, XML, afzonderlijke posten, enz. {% hint style="success" %} **Voordeel voor de klant**: u krijgt overzichtelijke, voorspelbare XML-bestanden die uw ERP-systeem probleemloos kan importeren – ook al zien de oorspronkelijke PDF-bestanden er misschien heel anders uit. {% endhint %} *** ### Ondersteunde formaten en kanalen **Ondersteunde bestandstypen:** * PDF: het belangrijkste formaat voor inkoop- en verkoopfacturen * JPG/JPEG: wordt ondersteund voor digitalisering via SFTP en bij bepaalde mailboxinstellingen * XML-formaten voor elektronische facturen: direct herkend en verwerkt **Channels**: * E-mailbox voor het digitaliseren van e-mails: voor PDF’s en afbeeldingen als bijlage * SFTP: mappen voor zowel gedigitaliseerde bestanden als vooraf opgemaakte XML *** ### Snelheid en betrouwbaarheid: het digitaliseren van SLA’s Een SLA (Service Level Agreement) garandeert hoe snel Fitek uw facturen verwerkt nadat ze zijn ontvangen. **Beschikbare SLA's** (geconfigureerd tijdens de onboarding): * 24 u(default) * 8 u * 6 u * 4 u * 1 u **Zo werkt het:** als uw SLA 24 uur bedraagt, worden facturen die vandaag worden ontvangen uiterlijk op dezelfde tijd de volgende werkdag gedigitaliseerd. Als uw SLA 4 uur bedraagt, vindt de digitalisering binnen vier uur plaats. *** ### Wat gebeurt er als het digitaliseren mislukt? Soms kan een document niet worden gedigitaliseerd: de beeldkwaliteit is slecht, het is eigenlijk geen factuur of het is aan het verkeerde bedrijf geadresseerd. **Afwijzingsberichten** Wanneer dit gebeurt, stuurt Fitek een e-mail naar uw team (meestal naar uw AP-mailbox) met de foutieve factuur in de bijlage. Uw team kan dan: * Neem contact op met de leverancier voor een betere versie * Corrigeer het adres van de ontvanger * Stuur het bestand opnieuw **Voordeel voor de klant:** u raakt geen problematische facturen meer kwijt en kunt direct actie ondernemen. *** ### Zakelijke voordelen: waarom digitalisering belangrijk is #### Minder handmatig werk **Vóór de digitalisering:** Facturen komen binnen in verschillende mailboxen. Iemand voert de gegevens handmatig in het ERP-systeem in. Bijlagen staan overal verspreid. **Met digitalisering:** leveranciers sturen alles naar één adres. Fitek zet de bestanden automatisch om. De originele pdf’s blijven gekoppeld. Uw team kan zich concentreren op uitzonderingen en goedkeuringen, in plaats van op het invoeren van gegevens.. **Voorbeeld**: Een bedrijf ontvangt jaarlijks 10.000 pdf-facturen. Het overtypen van één factuur kost 2–3 minuten = 400–500 werkuren per jaar. Door digitalisering verdwijnt dat handmatige werk. #### Snellere afhandeling en betere betalingsvoorwaarden Facturen verschijnen kort na ontvangst in Fitek of uw ERP-systeem. De goedkeuring kan nog dezelfde dag beginnen. Als u kiest voor een kortere SLA (4 uur in plaats van 24), worden facturen van belangrijke leveranciers vrijwel in realtime verwerkt. Zo kunt u betalingstermijnen halen en boetes voor te late betaling voorkomen. #### Betere gegevenskwaliteit en rapportage Digitalisering biedt: * Consistente registratie van leveranciers, factuurnummers, belastingtarieven en totalen * Optionele volledige registratie van afzonderlijke posten voor een gedetailleerde kostenanalyse * Rapporten digitaliseren waarin wordt weergegeven hoeveel facturen via OCR worden verwerkt, hoeveel als e-facturen binnenkomen en hoeveel worden afgewezen Deze gegevens helpen u bij het nemen van beslissingen, zoals welke leveranciers u wilt laten overstappen op e-facturen of of uw huidige opzet toereikend is. #### Flexibele opstelling voor verschillende behoeften * Gebruik digitalisering uitsluitend als conversiedienst via de dienst Bypass Fitek, als u er de voorkeur aan geeft volledig in uw eigen ERP-systeem te werken * Of maak gebruik van de volledige Fitek-oplossing, waarbij facturen worden goedgekeurd, aangevuld met boekhoudgegevens en geëxporteerd met een uitgebreidere structuur * Digitaliseer ook uitgaande verkoopfacturen door PDF-bestanden om te zetten in e-facturen. Uw klanten ontvangen *** ### In een notendop Uw leveranciers sturen hun facturen per e-mail of via SFTP naar Fitek. Fitek zet deze binnen de door u overeengekomen termijn automatisch om in gestructureerde gegevens. De facturen verschijnen in Fitek, klaar voor goedkeuring, en kunnen in standaard XML-formaat naar uw ERP-systeem worden geëxporteerd. De originele PDF-bestanden blijven als bijlage behouden. Mocht er iets misgaan, dan krijgt uw team een duidelijke melding, zodat er niets verloren gaat. *** ### XML intake Bij XML-invoer komen facturen al als gestructureerde elektronische bestanden bij Fitek binnen, en niet als pdf’s of afbeeldingen. Fitek hoeft uw factuur dus niet te digitaliseren (scannen), maar leest de XML rechtstreeks in en zet deze om naar het standaardformaat FitekIN, dat zowel Fitek als uw ERP-systeem begrijpen. Zie het als het verschil tussen een handgeschreven factuur die je nog moet overtypen, en een factuur die al digitaal is en direct klaar voor gebruik. *** ### Hoe XML-invoer werkt - Inkomende inkoopfacturen **Hoe XML tot stand komt** U kunt op twee manieren XML-facturen naar Fitek sturen: **Via SFTP** Plaats de XML-bestanden in de map ‘input’ van uw SFTP-account. Fitek herkent deze als reeds gestructureerde facturen en verwerkt ze onmiddellijk. **Via email** Uw factuurpostvak kan XML-bijlagen ontvangen. Als de verwerking van e-facturen is ingeschakeld in de instellingen van uw postvak, behandelt Fitek XML-bijlagen als gestructureerde facturen. In beide gevallen is er geen digitaliseringsstap (OCR) nodig. De XML wordt direct geconverteerd. **Conversie naar Fitek-formaat** Wanneer XML binnenkomt: 1. Fitek herkent het als XML (geen PDF of afbeelding) 2. Alle gegevens worden in de interne structuur van Fitek opgenomen: * Partijen (leverancier, afnemer) * Koptekst (factuurnummer, data, totalen, valuta, betalingsvoorwaarden) * Regels (producten, diensten, hoeveelheden, prijzen) 3. Er worden metagegevens toegevoegd (van welk kanaal het afkomstig is, dat het een e-factuur betreft) 4. De geconverteerde factuur verschijnt in uw Fitek-facturenregister ter goedkeuring Als u de configuratie “Bypass” gebruikt (alleen digitaliseren, geen goedkeuring in Fitek), krijgt de factuur automatisch de status ‘exporteren’ en wordt deze doorgestuurd naar uw ERP-systeem. **Bijlagen in XML-formaat** Leveranciers sturen vaak zowel een XML-bestand als een PDF-kopie in één e-mail. Fitek gebruikt de XML als de officiële gegevensbron en voegt de PDF toe als visuele referentie voor u. *** ### Waarom XML-invoer belangrijk is #### De hoogste gegevenskwaliteit XML-gegevens worden al gestructureerd aangeleverd door uw leverancier of ERP-systeem. Fitek hoeft niet te ‘gissen’ op basis van onduidelijke scans of ongebruikelijke lay-outs. Er is geen risico op OCR-fouten door: * Slechte beeldkwaliteit * Ongebruikelijke factuurindelingen * Handgeschreven notities {% hint style="success" %} **Resultaat: grotere nauwkeurigheid, minder handmatige correcties, minder heen-en-weer-gepraat met leveranciers.** {% endhint %} #### Aanzienlijk snellere verwerking Omdat er geen digitaliseringsstap nodig is, zijn XML-facturen vrijwel direct na ontvangst beschikbaar in Fitek. Er hoeven alleen nog maar de facturen te worden doorgestuurd, toegewezen en gecontroleerd. Dit kan de tijd tussen: aanzienlijk verkorten * Leverancier stuurt een factuur → u ziet deze in Fitek * U maakt een verkoopfactuur aan in uw ERP-systeem → uw klant ontvangt deze #### Eén uniform formaat voor uw ERP-systeem Ongeacht hoe leveranciers hun oorspronkelijke facturen hebben opgemaakt of welk kanaal ze hebben gebruikt (SFTP of e-mail), ontvangt uw ERP-systeem altijd dezelfde, voorspelbare XML-structuur. Dit betekent: * Eenvoudigere ERP-koppeling en -onderhoud * Eén conversie naar Fitek's XML in plaats van meerdere conversies naar verschillende leveranciersformaten * Betrouwbaardere automatisering en integraties #### Volledige transparantie en traceerbaarheid Elke factuur bevat metadata over het kanaal waarlangs deze is binnengekomen en het formaat waarin deze was opgesteld. Als iets niet aan uw verwachtingen voldoet, kan de Fitek-helpdesk eenvoudig het volledige verwerkingstraject nagaan – van de ontvangst, via Fitek, tot de export. *** ### Wanneer moet je XML-invoer gebruiken? **Het meest geschikt voor inkomende inkoopfacturen:** * Leveranciers die al gestructureerde elektronische facturen kunnen versturen (hetzij via hun eigen systeem, hetzij via XML-export) * **Leveranciers die nog geen partner voor elektronische facturering hebben gekozen: XML-verwerking is een goede tussenstap terwijl ze verschillende opties vergelijken of de overstap maken naar volledig elektronische facturatie** * Strategische leveranciers of leveranciers met grote volumes (bijvoorbeeld: telecombedrijven of nutsbedrijven die jaarlijks duizenden facturen versturen) * Ingewikkelde facturen met veel regelitems, kortingen of complexe belastingregels * Wanneer u van plan bent om automatisering of automatische koppeling te gebruiken in Fitek of uw ERP-systeem **Blijf PDF + digitaliseren gebruiken voor:** * Leveranciers die nog geen XML kunnen versturen * Overgangsperiodes waarin leveranciers zich voorbereiden op XML of e-facturering *** ### In een notendop XML-facturen worden als gestructureerde gegevens aangeleverd, niet als afbeeldingen. Fitek zet ze direct om zonder ze te scannen. U profiteert van de hoogste gegevenskwaliteit, snellere verwerking en lagere kosten, met name bij strategische leveranciers of leveranciers met grote volumes. De PDF wordt nog steeds meegeleverd ter visuele referentie. --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://fitek-learning.fitek.com/fitek-learning-space/dutch/purchase-invoices/purchase-invoice-intake/digitizing.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.