# Autotransactions Autotransacties zijn regels die het aanmaken en invullen van transactierijen op uw facturen automatiseren. In plaats van op elke factuur handmatig rekeningen, btw-codes, kostenplaatsen en andere dimensies in te voeren, stelt u regels in die dit voor u doen – op basis van zaken als de leverancier, het bedrag, het referentienummer of de inhoud van de factuur. Als u maand na maand terugkerende facturen van dezelfde leveranciers verwerkt, kunnen automatische transacties u enorm veel tijd besparen. Stel de regel één keer in en elke factuur die aan de criteria voldoet, wordt automatisch geboekt. Je vindt ze onder Automatisering → Automatische transacties. Gebruikers met de rol Beheerder of Boekhouder kunnen regels aanmaken en beheren. ### Wat je ziet op de pagina met automatische transacties Op deze pagina staat een overzicht van al uw regels. Elke regel bevat: * **Status**: een schakelaar die aangeeft of de regel actief is of uitgeschakeld * **Naam van de regel:** de naam die je eraan hebt gegeven (bijvoorbeeld “AS Olerex\_Fuel” of “> 1000€ marketingkosten”) * **Leverancier**: op welke leverancier de regel van toepassing is, indien opgegeven * **Referentienummer**: als de regel wordt geactiveerd op basis van een specifiek referentienummer * **Bevestigingsstroom**: welke stroom de regel toewijst, indien van toepassing * **Laatste factuur:** de laatste factuur waarop deze regel is toegepast * **Laatste uitvoering**: wanneer de regel voor het laatst is uitgevoerd Je kunt de lijst doorzoeken, exporteren en nieuwe regels toevoegen via “+ Toevoegen”. ### Hoe autotransacties werken Wanneer een geldige factuur in Fitek wordt geïmporteerd – dat wil zeggen: het is geen dubbele factuur en de bedragen in de koptekst en de rijen komen overeen – worden er automatisch transactierijen aangemaakt. Als een van uw regels voor automatische transacties op die factuur van toepassing is, wordt deze onmiddellijk toegepast. De factuur verschijnt in uw dashboard als reeds geboekt, of in ieder geval gedeeltelijk geboekt. Dit gebeurt zonder dat iemand op een knop hoeft te drukken. Het idee is dat bij grote hoeveelheden terugkerende facturen de boeking al is verwerkt voordat u de factuur zelfs maar hebt bekeken. ### Wanneer automatische transacties niet automatisch worden uitgevoerd Er zijn situaties waarin automatische transacties bij het importeren niet worden toegepast: * De factuur is gemarkeerd als een duplicaat * De netto-, btw- of totaalbedragen komen niet overeen tussen de koptekst en de factuurregels * De factuur is handmatig aangemaakt in Fitek In deze gevallen kunt u de automatische transacties nog steeds handmatig toepassen. Nadat u eventuele problemen hebt verholpen, klikt u op de knop “Automatische transacties toepassen” in de factuurdetails. Fitek zoekt dan naar overeenkomende regels en past deze toe, net zoals bij het importeren het geval zou zijn geweest. ### Een regel aanmaken Klik op “+ Toevoegen” om de regel-editor te openen. Elke regel heeft drie tabbladen: **Triggers**: de voorwaarden die bepalen wanneer deze regel in werking treedt. Klik op “+ Klik om een trigger toe te voegen” om te selecteren waarop de regel moet worden toegepast. Beschikbare triggercriteria zijn onder meer leverancier, tekst in de factuur, contractnummer, documentnaam, referentienummer en diverse velden met factuurgegevens. U kunt meerdere triggers toevoegen; aan alle voorwaarden moet worden voldaan voordat de regel van toepassing is. Je ziet ook twee belangrijke schakelaars: * **De regel is uitgeschakeld** – wanneer deze is ingeschakeld, bestaat de regel wel, maar wordt deze niet automatisch uitgevoerd. Handig om een regel te testen of tijdelijk uit te schakelen. * Verwerking van andere regels stoppen – als deze optie is ingeschakeld en deze regel van toepassing is op een factuur, controleert Fitek geen verdere regels voor die factuur. Gebruik deze optie wanneer u een specifieke regel hebt die als enige op bepaalde facturen moet worden toegepast. **Automatiseringsstappen** bepalen wat er gebeurt zodra aan de voorwaarden van de regel is voldaan. Hier stelt u in hoe transactierijen moeten worden gestructureerd en ingevuld: welke grootboekrekening, btw-code en kostendimensies moeten worden toegewezen, of rijen moeten worden samengevoegd of gesplitst, en of transactierijen helemaal opnieuw moeten worden aangemaakt of dat er met de bestaande rijen moet worden gewerkt, waarbij alleen de in de regel opgegeven velden worden overschreven. ### **R**Rijen opnieuw aanmaken of velden invullen Dit is een belangrijke keuze bij het instellen van een regel. Als **uw regel transactierijen** opnieuw aanmaakt, worden er op basis van de configuratie van de regel volledig nieuwe rijen opgebouwd. Alle bestaande gegevens in de rijen – inclusief suggesties van FitekAI – worden vervangen. Als de regel **geen nieuwe rijen aanmaakt**, vult deze alleen de specifieke velden in die in de regel zijn gedefinieerd en laat de rest ongewijzigd. Dit is handig wanneer u wilt dat automatische transacties en FitekAI samenwerken: de regel verwerkt de onderdelen die hij herkent (zoals rekeningnummer en btw-nummer), en de AI verwerkt de rest (zoals kostenplaatsen). ### Hoe autotransacties werken met FitekAI Als u beide gebruikt, is de volgorde als volgt: Fitek maakt transactierijen aan → FitekAI vult zijn suggesties in → automatische transacties worden daaroverheen toegepast. Wat er met de AI-suggesties gebeurt, hangt af van de instelling voor het opnieuw aanmaken in uw regel: * **Recreate ingeschakeld:** er worden nieuwe rijen aangemaakt, AI-suggesties worden verwijderd * **Opnieuw aanmaken (uitgeschakeld)**: de regel overschrijft alleen de eigen velden; voor al het andere blijven de AI-suggesties behouden Zo kunt u per regel bepalen of de automatisering het volledig moet overnemen of moet samenwerken met AI. --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://fitek-learning.fitek.com/fitek-learning-space/dutch/purchase-invoices/automatisering/autotransactions.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.