# Automatisering Als u facturen één voor één verwerkt – en bij elke transactieregel handmatig rekeningen, btw-codes, kostenplaatsen en andere dimensies invoert – besteedt u tijd aan werk dat Fitek voor u kan doen. Automatisering bij Fitek omvat alles wat handmatige gegevensinvoer op facturen vermindert. Het doel is simpel: laat het systeem het repetitieve boekwerk voor zijn rekening nemen, zodat u zich kunt concentreren op de uitzonderingen – de facturen die daadwerkelijk uw aandacht vereisen. ### Hoe automatisering er in de praktijk uitziet Stel je voor dat je elke maand 50 facturen ontvangt van dezelfde telecomprovider. De rekening is altijd dezelfde, het btw-nummer is altijd hetzelfde en de kostenverdeling tussen de afdelingen is altijd 70/30. Zonder automatisering moet iemand dat 50 keer invoeren. Met automatisering worden die facturen al volledig verwerkt – rekening, btw, kostenplaatsen, alles – nog voordat iemand ze opent. Of neem een eenvoudiger voorbeeld: telkens wanneer iemand in een transactieregel kostenplaats “100” selecteert, moeten de afdeling en het project altijd hetzelfde zijn. Zonder automatisering vergeten mensen dit of kiezen ze de verkeerde combinatie. Met automatisering worden de overige velden automatisch ingevuld zodra de kostenplaats is geselecteerd. Dat is precies de tijd en moeite die automatisering bespaart – niet bij één factuur, maar bij honderden of duizenden facturen, maand na maand. ### Hoe Fitek de boeking van facturen automatiseert Fitek biedt verschillende automatiseringstools die naadloos op elkaar aansluiten. Elke tool is gericht op een ander onderdeel van het boekingsproces: **Autotransacties** zijn op regels gebaseerde sjablonen. U definieert triggers (zoals een specifieke leverancier, een bepaald bedrag of de inhoud van een factuur) en acties (welke rekening, btw-code en dimensies moeten worden ingevuld, en hoe de regels moeten worden opgesplitst). Wanneer een factuur aan een regel voldoet, wordt de boeking automatisch uitgevoerd. Dit is uw belangrijkste hulpmiddel voor terugkerende, voorspelbare facturen. **Gerelateerde dimensies** zijn koppelingstabellen die dimensies aan elkaar koppelen. Wanneer één dimensie wordt geselecteerd – bijvoorbeeld een kostenplaats – worden andere gerelateerde dimensies automatisch ingevuld. Dit zorgt ervoor dat uw boekingen consistent blijven en bespaart u klikken bij elke transactieregel. **FitekAI** maakt gebruik van machine learning om boekingscodes en kostenplaatsen voor te stellen op basis van de manier waarop u soortgelijke facturen eerder hebt geboekt. Het systeem leert van de gegevens van uw bedrijf en wordt in de loop van de tijd steeds beter. In tegenstelling tot automatische transacties zijn er geen vaste regels nodig: het systeem ontdekt zelf patronen. FitekAI wordt in een apart hoofdstuk behandeld: \[Wat is FitekAI] **De standaardbtw-codes** vullen de btw-code in de transactierijen automatisch in op basis van uw btw-instellingen, zodat het meest gangbare btw-tarief al is ingevuld wanneer u de factuur opent. ### Hoe ze samenwerken Deze tools concurreren niet met elkaar, maar zijn bedoeld om elkaar aan te vullen. Dit is wat er doorgaans gebeurt wanneer een schone factuur wordt geïmporteerd: 1. Fitek genereert transactierijen op basis van de factuurregels 2. FitekAI (indien ingeschakeld) vult de afmetingen in op basis van uw eerdere advertenties 3. Er worden automatische transacties toegepast – waarbij ofwel alles wordt overschreven, ofwel specifieke velden worden ingevuld op basis van AI-suggesties 4. Vervolgens kunt u gerelateerde dimensies toepassen om de consistentie tussen gekoppelde dimensies te vergroten Het resultaat: tegen de tijd dat u de factuur opent, is het grootste deel of zelfs de volledige boeking al voltooid. Het is uw taak om deze te controleren en goed te keuren, niet om alles helemaal opnieuw in te voeren. ### Wie profiteert er het meest van? Automatisering loont het meest wanneer u beschikt over: * Grote hoeveelheden facturen – hoe meer facturen, hoe meer tijd u bespaart * Terugkerende leveranciers – maand na maand dezelfde leverancier met dezelfde boekingslogica * Complexe kostentoewijzing – verdeling over afdelingen, projecten of kostenplaatsen volgens voorspelbare patronen * Strenge boekhoudkundige vereisten – waarbij consistente en nauwkeurige boekingen van cruciaal belang zijn en het risico op menselijke fouten bestaat Zelfs als u begint met slechts een paar regels voor automatische verwerking voor uw grootste leveranciers, loopt de tijdwinst al snel op. U kunt later altijd uitbreiden als u ziet welke facturen hiervan baat hebben. ### Waar te beginnen Als je nog niet bekend bent met automatisering in Fitek, kun je het beste als volgt te werk gaan: 1. Kijk welke leveranciers je de meeste facturen sturen en of de boeking altijd hetzelfde is – dat zijn je eerste kandidaten voor automatische verwerking 2. Controleer of je dimensies hebt die altijd bij elkaar horen (zoals kostenplaatsen en afdelingen) – stel die dan in als gerelateerde dimensies 3. Als u over voldoende factuurgeschiedenis beschikt (meer dan 250 facturen), kunt u overwegen om FitekAI in te schakelen voor het verwerken van de minder voorspelbare boekingen --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://fitek-learning.fitek.com/fitek-learning-space/dutch/purchase-invoices/automatisering.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.