# Suppliers Leveranciers in Fitek zijn de bedrijven of personen die u facturen sturen. Elke leverancier waarmee u samenwerkt, heeft een leverancierskaart: een centraal dossier met hun naam, registratienummer, btw-nummer, bankrekeningen en andere gegevens die Fitek gebruikt bij het verwerken en exporteren van facturen. Misschien hebt u niet elke dag met leverancierskaarten te maken als u voornamelijk facturen goedkeurt. Maar als u beheerder of boekhouder bent, is het zorgvuldig bijhouden van deze gegevens een van de belangrijkste taken die u in Fitek kunt uitvoeren. Hier volgt waarom. ### **Why supplier data matters** Wanneer er een factuur binnenkomt bij Fitek, probeert het systeem deze te koppelen aan een bestaande leverancier op basis van gegevens zoals het registratienummer of het bankrekeningnummer. Als de koppeling klopt, verloopt alles vlekkeloos: de juiste leveranciersnaam, het juiste bankrekeningnummer en de juiste ERP-code worden allemaal in uw exportbestand opgenomen. Maar als een leverancierskaart onjuiste gegevens bevat, of als de gegevens van twee leveranciers elkaar overlappen, kan er een verkeerde koppeling ontstaan. En wanneer Fitek zo is geconfigureerd dat het zijn eigen leveranciersgegevens in exportbestanden gebruikt, betekent een verkeerde koppeling dat de export met de verkeerde leveranciersgegevens wordt verzonden. Dat is een groot probleem voor de boekhouding en mogelijk ook voor de betalingen. Een overzichtelijk leveranciersregister helpt u deze situaties te voorkomen en zorgt voor betrouwbare rapportages, een soepelere ERP-integratie en een betere fraudepreventie. ### Wat staat er op een leverancierskaart? Wanneer u een leverancier aanmaakt of bewerkt, vult u doorgaans het volgende in: * **Naam** – de officiële of handelsnaam van de leverancier * **Bedrijfsregistratienummer** – hun unieke bedrijfsregistratienummer * **BTW-code** - BTW-nummer met landcode, indien van toepassing * **ERP-code** - de leverancierscode die in uw boekhoud- of ERP-systeem wordt gebruikt * **Contactpersoon** - Uw contactpersoon bij de leverancier * **Bankrekeningen** – één hoofdrekening en eventueel extra rekeningen Zodra een leverancier is aangemaakt, worden toekomstige facturen van deze leverancier automatisch gekoppeld, zodat u niet telkens opnieuw registratienummers, bankrekeningnummers of btw-nummers hoeft in te voeren. *** #### Meerdere bankrekeningen Veel leveranciers maken gebruik van meer dan één bankrekening. Fitek ondersteunt dit: elke leverancierskaart kan één hoofdbankrekening en één of meer aanvullende rekeningen hebben. U kunt deze gegevens handmatig op de kaart bijwerken of in één keer bijwerken via een Excel-import. {% hint style="info" %} De bankrekening die voor de betaling wordt gebruikt, wordt altijd overgenomen uit het veld „**Betalingsrekening**“ op elke factuur (en niet uit de **leverancierskaart**). {% endhint %} {% hint style="success" %} **Optioneel: module voor fraudedetectie** Als uw bedrijf de module voor fraudedetectie heeft ingeschakeld, vergelijkt Fitek automatisch het bankrekeningnummer in het veld ‘**Betalingsrekening**’ van de factuur met de rekeningen die zijn opgeslagen in de leverancierskaart: * Als ze overeenkomen, zie je een pictogram ‘**Geverifieerd**’. * Als ze niet overeenkomen (of als de leverancierskaart geen bankrekeningen bevat), verschijnt er een **waarschuwingspictogram**. * Deze controle is **louter visueel**; ze houdt de verwerking niet tegen, maar helpt u eventuele verschillen op te merken en het veld ‘Betalen naar rekening’ indien nodig te corrigeren. {% endhint %} *The Fraud Detection module is an optional premium feature. For more details read:* [Wat is fraudedetectie?](/fitek-learning-space/dutch/fraud-detection/wat-is-fraudedetectie.md) *** ### Bulkimport en updates Als u veel leveranciers moet beheren, is het niet praktisch om dit één voor één te doen. Fitek ondersteunt bulkverwerking op twee manieren: **CSV/Excel-import:** U kunt leveranciersgegevens importeren vanuit een bestand in CSV-formaat met scheidingstekens (UTF-8-codering). De eenvoudigste manier is om eerst uw huidige leveranciers vanuit Fitek te exporteren als Excel-bestand en dat als sjabloon te gebruiken. Dit bestand bevat al de juiste kolommen en opmaak, inclusief ondersteuning voor meerdere bankrekeningen. Vul de benodigde gegevens in of werk ze bij en importeer het bestand vervolgens weer terug. **API-import:** voor geautomatiseerde of grootschalige synchronisatie biedt Fitek de Suppliers Import v3 API aan. Deze is bedoeld voor situaties zoals de eerste integratie (het overzetten van uw volledige leverancierslijst) of regelmatige synchronisatie tussen Fitek en uw belangrijkste bron voor stamgegevens. De API verwerkt gegevens op de achtergrond, zodat zelfs grote datasets het systeem niet vertragen. *** ### Hoe leveranciersgegevens van invloed zijn op uw export Fitek heeft een bedrijfsinstelling die bepaalt waaruit het exportbestand zijn leveranciersgegevens haalt. Het is belangrijk om dit te begrijpen: Wanneer de optie “**Leveranciersgegevens in de export-XML worden beheerd door de applicatie**” is ingeschakeld (onder Instellingen), worden bij de export de gegevens uit uw Fitek-leverancierskaart gebruikt: de naam, het bankrekeningnummer en het registratienummer die u in de interface ziet. Dit is de juiste keuze wanneer Fitek uw vertrouwde bron voor leveranciersgegevens is. Wanneer deze instelling is uitgeschakeld, worden de oorspronkelijke leveranciersgegevens uit de geïmporteerde factuur-XML precies zo doorgegeven als ze zijn binnengekomen. Dit wordt doorgaans gebruikt in bypass-configuraties waarbij Fitek wel zorgt voor digitalisering en e-facturen, maar geen leveranciersstamgegevens beheert. Als u niet zeker weet welke instelling uw bedrijf gebruikt, neem dan contact op met uw beheerder of kijk bij de bedrijfsinstellingen. {% hint style="info" %} **Een paar tips om uw leveranciersbestand goed bij te houden:** * Vermijd dubbele leveranciersrecords of registratiecodes – dubbele records leiden tot problemen bij het koppelen * Vul waar mogelijk altijd het registratienummer en het btw-nummer in – dit verhoogt de betrouwbaarheid van de koppeling * Zorg ervoor dat de ERP-codes in Fitek en uw ERP-systeem consistent zijn – gebruik de bulkimportfunctie om ze bij te werken wanneer u uw leveranciersbestand herschikt * Wanneer een leverancier zijn bankgegevens wijzigt, werk de kaart dan onmiddellijk bij en verwijder verouderde rekeningen * Controleer de exportinstellingen van uw bedrijf om er zeker van te zijn dat deze overeenkomen met de manier waarop u wilt dat leveranciersgegevens bij exporten worden verwerkt {% endhint %} *** ### Bedrijfsinstellingen met betrekking tot leveranciers Er zijn een aantal instellingen onder de bedrijfsinstellingen die rechtstreeks van invloed zijn op de manier waarop Fitek met leveranciers omgaat. Als u het leveranciersbestand beheert, is het handig om te weten wat deze instellingen doen. *** ### Gebruik de ERP-code van de leverancier als sleutel Wanneer u leveranciers importeert (via CSV of API), probeert Fitek deze standaard te koppelen aan bestaande records op basis van een combinatie van velden, zoals registratienummer, btw-nummer, bankrekeningnummer, enzovoort. Als er een overeenkomst wordt gevonden, wordt het bestaande leveranciersrecord bijgewerkt in plaats van dat er een dubbel record wordt aangemaakt. Sommige bedrijven registreren echter dezelfde juridische leverancier meerdere keren in hun **ERP-systeem onder verschillende codes,** bijvoorbeeld één per afdeling of kostenplaats. Als dat bij u het geval is, kunt u de optie “ERP-code van leverancier als sleutel gebruiken” inschakelen. Wanneer deze optie is ingeschakeld, koppelt Fitek geïmporteerde leveranciers uitsluitend op basis van de **ERP-code** en negeert het andere identificatiegegevens. Elke **unieke ERP-code** blijft dan een afzonderlijk leveranciersrecord. *** ### Niet-geregistreerde leveranciers beheren Als deze instelling is ingeschakeld, houdt Fitek bij welke leveranciers geen ERP-code hebben. Deze worden op uw dashboard, in het facturenregister en in de factuurdetails gemarkeerd met het label **“Nieuwe leverancier”.**\ ![](/files/EQWSTfuGpprdCy6q761x) Wat nog belangrijker is: facturen van niet-geregistreerde leveranciers kunnen pas worden geëxporteerd als iemand de ERP-code op de leverancierskaart heeft ingevuld. Dit is vooral handig wanneer uw ERP-systeem een strikt leveranciersbestand vereist en geen facturen van onbekende leverancierscodes accepteert. Zodra de ERP-code is opgeslagen, verdwijnt het label en kunnen de facturen weer worden geëxporteerd. *** ### E-mailadres en taal voor meldingen over nieuwe leveranciers U kunt een e-mailadres instellen om meldingen te ontvangen wanneer Fitek een nieuwe, niet-geregistreerde leverancier detecteert. Dit werkt in combinatie met de instelling “**Niet-geregistreerde leveranciers beheren**” – wanneer beide zijn ingeschakeld, ontvangt uw team een e-mailmelding als onderdeel van de dagelijkse herinneringscyclus. Een veelgebruikte instelling is om dit te koppelen aan een gedeelde boekhoudmailbox of aan de beheerder van uw stamgegevens, zodat nieuwe leveranciers niet over het hoofd worden gezien. U kunt ook de taal voor deze meldingsmails kiezen. Fitek verstuurt ze in de taal die u selecteert, wat handig is voor internationale groepen waarbij lokale teams de voorkeur geven aan hun eigen taal.
### Controleer leveranciers aan de hand van het lokale bedrijvenregister In sommige markten kan Fitek bij het importeren van facturen de leveranciersgegevens vergelijken met het lokale handelsregister. Als u deze instelling inschakelt, wordt het registratienummer van de leverancier vergeleken met het register en wordt de officiële rechtsvorm aan de factuurgegevens toegevoegd. Dit is vooral van belang voor bedrijven waarvan de leveranciers in hetzelfde land zijn geregistreerd en die de rechtsvorm nodig hebben voor nalevings- of rapportagedoeleinden. Als er geen overeenkomst wordt gevonden in het register, wordt er niets toegevoegd: de factuur wordt niet geblokkeerd. --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://fitek-learning.fitek.com/fitek-learning-space/dutch/getting-started/settings/suppliers.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.