# Confirmatie flows

{% stepper %}
{% step %}

#### Wanneer je het nodig hebt

Bevestigingsprocessen zijn nodig wanneer facturen en inkooporders in de juiste volgorde door de juiste personen moeten worden goedgekeurd. Met bevestigingsprocessen stelt u eenmalig vast hoe goedkeuringen binnen uw bedrijf verlopen, waarna Fitek die logica automatisch op elk document toepast. Zo hoeft u niet meer handmatig na te gaan „wie dit nu moet goedkeuren“ en vermindert u fouten en knelpunten in het goedkeuringsproces.

{% endstep %}

{% step %}

#### Hoe worden stromen toegepast?

Wanneer er onder ‘Automatisering’ in ‘Autotransacties’ een bevestigingsstroom is ingesteld, past Fitek deze automatisch toe op documenten. Als daar geen stroom is gedefinieerd, moet de bevestigingsstroom handmatig worden geselecteerd of aangepast in het document door een gebruiker met de juiste rol (bijvoorbeeld ‘Toewijzer’ of ‘Beheerder’).

{% tabs %}
{% tab title="Creation" %}
{% embed url="<https://youtu.be/K_RS0nQEg8s?si=ClqELA00LH4hwJTE>" %}

{% endtab %}

{% tab title="Approving" %}
{% embed url="<https://youtu.be/FtqjSGPNK2w?si=TK6PILUnrkb_Ygcg>" %}
{% endtab %}
{% endtabs %}
{% endstep %}

{% step %}

#### Wie kan bevestigingsprocessen opzetten en beheren?

Bedrijfsbrede bevestigingsprocessen worden beheerd via Instellingen → Bevestigingsprocessen. Alleen gebruikers met de rol Beheerder kunnen:

* Maak nieuwe bevestigingsprocessen aan (Nieuw toevoegen)
* Bestaande workflows bewerken (goedkeurders toevoegen/verwijderen/vervangen, stappen wijzigen)
* De lijst met stromen exporteren
* Verwijder stromen die niet in gebruik zijn

{% hint style="info" %}
De rollen ‘**Opdrachtgever** + **Werkstroom afronden**’ of ‘**Beheerder**’ kunnen de bevestigingsstroom voor dat ene document wijzigen (bijvoorbeeld een **goedkeurder** vervangen, iemand voor of na hem/haar toevoegen, of de keten aanpassen).
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}

***

#### Replace user <a href="#replace-user-in-a-confirmation-flow" id="replace-user-in-a-confirmation-flow"></a>

Soms hoort een bepaalde goedkeurder niet langer bij een bevestigingsstap te horen – bijvoorbeeld omdat hij of zij het bedrijf heeft verlaten, van functie is veranderd of niet langer verantwoordelijk is voor dat kostencentrum. In die gevallen wil je niet de hele workflow opnieuw opbouwen, maar **gewoon de ene persoon door de andere vervangen.** Daarvoor gebruik je de optie ‘Gebruiker vervangen’.

***

#### Delete a confirmation flow  <a href="#id-7.-delete-a-confirmation-flow-from-settings" id="id-7.-delete-a-confirmation-flow-from-settings"></a>

{% endstep %}

{% step %}
Je kunt **alleen** flows verwijderen die **niet in gebruik zijn**:

* Als een flow wordt gebruikt door automatiseringsregels (bijvoorbeeld **Autotransactions**), is de optie Verwijderen grijs weergegeven.\
  \
  “Flow wordt gebruikt door automatiseringsregels en kan niet worden verwijderd”.

<figure><img src="/files/4chKCbU9mmQicMx9P3LO" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Om een **ongebruikte flow** te verwijderen, klik je op het **verwijderpictogram** rechtsboven in het flowblok.
  * Er verschijnt een melding:\
    “Weet u zeker dat u dit wilt doen?”

    #### &#x20;→Nee / Ja <a href="#id-7.-delete-a-confirmation-flow-from-settings" id="id-7.-delete-a-confirmation-flow-from-settings"></a>

    * “ja”:
      * Alle goedkeurders en stappen worden verwijderd,
      * De stroom zelf wordt verwijderd,
      * Je keert terug naar de hoofdpagina met **bevestigingsprocessen**

{% hint style="info" %}
**Tip van een professional – schakel liever uit in plaats van te verwijderen**

Als u niet wilt dat gebruikers de bevestigingsprocedure meer gebruiken, maar u **de structuur ervan wel wilt behouden voor later**, kunt u het volgende doen:

* Zet de schakelaar ‘**Actief**’ op de workflow op **UIT**.

Als ‘**Actief’ is uitgeschakeld:**

* Het proces wordt **niet weergegeven** in de vervolgkeuzelijst met bevestigingsprocessen op facturen.
* Deze optie wordt **niet aangeboden** bij het aanmaken van nieuwe Autotransaction-stappen.

Dit is een veiliger optie dan verwijderen wanneer:

* Misschien heb je de workflow in de toekomst nog eens nodig, of
* De workflow is nog steeds gekoppeld aan automatiseringen en kan daarom niet worden verwijderd.

***

Je kunt een bevestigingsstroom deactiveren, zelfs als deze al voor sommige facturen wordt gebruikt. Door de deactivering wordt de stroom alleen niet meer gebruikt voor nieuwe facturen en automatiseringsregels; facturen die al in behandeling zijn, behouden hun huidige stroom en kunnen gewoon worden afgerond.
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}

***

#### De volgorde van de bevestigingsstroom wijzigen

Als u over de juiste rechten beschikt (meestal als beheerder), kunt u de volgorde van de goedkeurders op twee belangrijke plaatsen wijzigen:

**1. Kant en klare workflows**

* **Waar:**\
  ga naar het hoofdmenu in Fitek en selecteer **Instellingen → Bevestigingsprocessen**
* **Hoe:**\
  Zoek de workflow die u wilt bewerken. U ziet dan de lijst met gebruikers in de huidige goedkeuringsvolgorde. Hier kunt u gebruikers **verslepen** om de volgorde aan te passen, nieuwe goedkeurders toevoegen of bestaande verwijderen.

{% hint style="success" %}
**Wanneer moet u dit gebruiken?**\
Gebruik deze optie wanneer u het standaardgoedkeuringsproces wilt wijzigen voor alle toekomstige facturen die aan deze workflow worden toegewezen. Bijvoorbeeld als de goedkeuringsketen van uw bedrijf verandert door een nieuwe medewerker of een functiewijziging
{% endhint %}

<figure><img src="/files/1Rn04MXK2yV15hkeStOn" alt="" width="347"><figcaption></figcaption></figure>

**2.** Op een bepaalde factuur

* **Waar:**\
  Open de factuur waarmee u wilt werken. Zoek het blok ‘**Bevestigingen**’.

<figure><img src="/files/RjiKRY37a673Ve2mBFhG" alt="" width="375"><figcaption></figcaption></figure>

* Hoe:\
  Klik op het potloodpictogram (bewerken) in het blok ‘Bevestigingen’. Je ziet dan het huidige goedkeuringsproces voor deze factuur. Hier kun je gebruikers **verslepen** om de volgorde te wijzigen, parallelle goedkeurders toevoegen of indien nodig iemand verwijderen.

{% hint style="success" %}
**Wanneer te gebruiken:**\
Gebruik deze optie wanneer je een eenmalige wijziging wilt aanbrengen in een specifieke factuur – bijvoorbeeld omdat iemand afwezig is of omdat deze factuur extra moet worden gecontroleerd.<br>
{% endhint %}
{% endstep %}
{% endstepper %}

<figure><img src="/files/o0vAUFbBy8jp09CtiRqT" alt="" width="375"><figcaption></figcaption></figure>

***

#### **Key concepts**

<table><thead><tr><th width="178.21484375">Concept</th><th>Definition</th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>Stap</strong></td><td>Een fase in de goedkeuringsprocedure. Voorbeeld: Stap 1 = Kantoordirecteur, Stap 2 = Boekhoudteam.</td></tr><tr><td><strong>Goedkeurder</strong></td><td>Een gebruiker die aan een stap is toegewezen en die een document kan goedkeuren, overslaan of afwijzen.</td></tr><tr><td><strong>Rol</strong></td><td>Het machtigingsniveau van een gebruiker. Rollen bepalen welke acties zij kunnen uitvoeren (toewijzen, goedkeuren, workflows afronden). Zie Gebruikersrollen.</td></tr><tr><td><strong>Statische flow</strong></td><td>In elke stap dezelfde goedkeurders, ongeacht het aantal documenten. Geschikt voor kleine teams of vaste goedkeuringsprocessen. Lees meer.</td></tr><tr><td><strong>Dynamische flow</strong></td><td>Het systeem verwijdert automatisch goedkeurders wier budgetlimiet hoger is dan het factuurbedrag. Ideaal voor bedrijven met duidelijke goedkeuringslimieten. Lees meer.</td></tr><tr><td><strong>Parallelle goedkeuring</strong></td><td>Meerdere goedkeurders in dezelfde stap geven tegelijkertijd hun goedkeuring, niet de een na de ander. Lees meer.</td></tr><tr><td><strong>Goedkeuring van X van Y</strong></td><td>Slechts X van de Y goedkeurders hoeven hun goedkeuring te geven (niet allemaal). Voorbeeld: “2 van de 3 managers moeten hun goedkeuring geven.” Lees meer.</td></tr></tbody></table>


---

# Agent Instructions: Querying This Documentation

If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:

```
GET https://fitek-learning.fitek.com/fitek-learning-space/dutch/getting-started/settings/confirmatie-flows.md?ask=<question>
```

The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.