# Company settings Als u Fitek vanaf het begin goed instelt, bespaart dat iedereen later tijd. Beschouw de bedrijfsinstellingen als het leggen van de basis: als u deze goed instelt, verlopen uw factuurprocessen soepel. Of u nu goedkeuringsprocessen stroomlijnt, een koppeling met uw boekhoudsoftware maakt of meerdere bedrijven beheert, met deze instellingen bepaalt u zelf hoe Fitek voor uw organisatie werkt. **Toegangsvoorwaarden:** Alleen beheerders hebben toegang tot Bedrijfsinstellingen via Instellingen → Bedrijfsinstellingen in het menu aan de linkerkant. #### Algemene informatie Stel de belangrijkste gegevens van uw bedrijf in die overal in Fitek worden weergegeven: **Vereiste gegevens:** * Bedrijfsnaam * Registratienummer * VAT number **Optioneel, maar aanbevolen:** * Contactgegevens * Email address * Fysiek adres * Betalingsgegevens **Weergave op het dashboard:** bepaalde informatie uit de bedrijfsinstellingen wordt voor iedereen weergegeven op het dashboard onder ‘Ondersteuning’ – zo kunnen medewerkers snel contactgegevens en gebruikershandleidingen vinden. **Versie-informatie:** Hier wordt ook uw huidige Fitek-softwareversie weergegeven, samen met links naar gebruikershandleidingen en updates. ### **Beheer van meerdere bedrijven** #### Organisatiegroepen Als u dochterondernemingen of meerdere bedrijven heeft, kan Fitek deze onder één groepsstructuur samenbrengen. Voordelen van centraal beheer: * **Bedrijfsoverschrijdend zoeken:** zoek tegelijkertijd naar facturen in al uw bedrijven * **Eenvoudig facturen verplaatsen**: verplaats per ongeluk verkeerd geadresseerde facturen tussen bedrijven * **Eén API-toegang:** boekhoudgegevens naar alle bedrijven uploaden met één API-verzoek * **Gedeeld gebruikersbeheer:** nodig dezelfde gebruikers uit voor meerdere bedrijven (rollen moeten nog steeds per bedrijf worden ingesteld) **Hoe werkt het:** * Neem contact op met de klantenservice om uw organisatiegroep in te stellen * Alle gegroepeerde bedrijven worden weergegeven in Uw bedrijfsinstellingen * De zoekresultaten tonen facturen van alle bedrijven (afhankelijk van uw gebruikersrechten) * Bij het verplaatsen van facturen tussen bedrijven blijven de bijlagen behouden, maar wordt de geschiedenis van de bevestigingsstroom gewist **Belangrijk:** of u facturen kunt inzien, hangt af van uw rol. Beheerders hebben volledig inzicht; gebruikers met andere rollen zien alleen de facturen waarbij zij betrokken zijn. ### Instellingen voor factuurbevestiging #### Verificatiemethoden Kies hoe uw team facturen goedkeurt – dit bepaalt welke knoppen en opties goedkeurders te zien krijgen. **Standaardmethode (standaard):** * Op het dashboard wordt bij facturen de knop “Voorbeeld” weergegeven * Gebruikers klikken op de naam van de leverancier om het gedetailleerde overzicht te openen ter bevestiging * Het meest grondige beoordelingsproces **Snel Bevestigen:** * Voegt een knop ‘Bevestigen’ toe op het dashboard * Klik op de pijl naast ‘Bevestigen’ voor een voorbeeld met opmerkingen en een pdf * Sneller bij routinematige goedkeuringen **Alles bevestigen:** * Bevestiging met één klik voor alle openstaande facturen * Handig, maar wees voorzichtig – minder individuele beoordelingen * Kan worden gecombineerd met Quick Confirm **Belangrijke veiligheidsopmerking:** De opties ‘Snel’ en ‘Alles bevestigen’ versnellen de werkprocessen, maar beperken de controle van individuele facturen. Houd rekening met uw nalevingsvereisten voordat u deze opties inschakelt. #### Controles bij bevestiging **Controle van transactierijen:** * **Eindcontrole**: Zorgt ervoor dat alle verplichte velden zijn ingevuld vóór de definitieve goedkeuring * **Controle in de voorlaatste stap:** Valideert aangepaste kostendoelstellingen in de voorlaatste goedkeuringsstap * **Inkooporder omzeilen:** Sla de validatie van transactierijen over wanneer er een inkooporder bestaat **BTW-validatie:** * Waarschuwingen voor BTW-afwijkingen: Waarschuwt wanneer transactierijen niet overeenkomen met de BTW-bedragen in de factuurkop * **Handmatige BTW-bewerking:** Laat gebruikers toe om BTW-bedragen in transactierijen handmatig aan te passen ### Instellingen voor e-facturen en integratie #### Ontvangst van elektronische facturen **IWS (Invoice Web Service) activeren:** * Maakt de ontvangst van elektronische en gedigitaliseerde facturen mogelijk * **Vereiste voor de installatie:** Neem na activering contact op met de productmanager van Fitek om de configuratie met e-operators en PEPPOL uit te voeren * **Automatische toewijzing:** Wijs e-facturen automatisch toe aan aangewezen contactpersonen (vereist contactgegevens in XML) #### Leveranciersbeheer **Detectie van nieuwe leveranciers:** * Toont niet-geregistreerde leveranciers prominent in het dashboard en het facturenregister * Vereist dat leveranciersgegevens worden ingevuld vóór export * Optionele e-mailmeldingen voor nieuwe leveranciers **Opties voor leveranciersmatching:** * Gebruik ERP-codes voor leveranciersmatching * Configureer trefwoorden voor het matchen van bankrekeningen * Beheer meerdere bankrekeningen per leverancier #### Export & boekhoudintegratie **Opties voor bestandsexport**: Kies wat er in uw exportbestanden wordt opgenomen: * Originele PDF-bestanden * XML-bestanden * Aanvullende documenten * Koppelingen naar applicaties **Afhandeling van afrondingen:** Wanneer de totalen van e-facturen niet overeenkomen met de rijtotalen: * **Handmatig**: Los verschillen zelf op * **Nieuwe rij:** Het systeem maakt een rij “Afronding” aan voor verschillen * **Grootste bedrag aanpassen:** Past automatisch het hoogste bedrag aan (meest gekozen optie) **Valuta en wisselkoersen:** * Stel de standaardvaluta in voor monetaire limieten in bevestigingsstromen * Automatische dagelijkse valutauppdates van betrouwbare financiële bronnen * Ondersteuning voor 170 wereldvaluta's * **Nieuw**: Ondersteuning voor cryptovaluta (USDT/Tether) - koersen worden niet berekend ### Meldingen en rapporten #### Dagelijkse e-mailrapporten Stel automatische herinneringen in voor goedkeuringen in behandeling: **Configuratieopties:** * Maximaal 2 meldingen per dag * Kies specifieke dagen van de week of de hele week * Wordt alleen verzonden naar gebruikers met bevestigingen in behandeling **Slimme logica:** gebruikers die hun toegewezen facturen al hebben bevestigd, ontvangen geen herinneringen, zelfs als het totale bevestigingsproces nog niet is voltooid. ### Geavanceerde functies #### PDF-generatie **Automatische PDF-aanmaak:** * Genereert PDF's voor e-facturen die zonder bijlagen binnenkomen * Taal op basis van de landinstelling van het bedrijf (standaard Engels) * Bevat een tijdstempel van de aanmaak en de vermelding “Automatisch gegenereerd door Fitek” * Geregistreerd in het factuurgeschiedenislogboek * **Opmerking**: PDF's worden niet opnieuw gegenereerd als de factuurgegevens later veranderen #### Beveiliging en naleving **Vereisten van de Estse overheid:** * Controle van leveranciers aan de hand van het lokale handelsregister * Informatie over de rechtsvorm van het bedrijf in exportbestanden **Gegevensvalidatie:** * XML-export in overeenstemming met de Estse e-factuurstandaard 1.2 * Aangepaste validatieregels voor exportgegevens *Hulp nodig bij een van deze instellingen? Mogelijk zijn er aanbevolen configuraties voor uw specifieke branche of boekhoudsoftware. Neem contact op met de ondersteuning voor advies op maat voor uw configuratie.* ### Referentie voor technische configuratie *De volgende instellingen hebben betrekking op API-configuraties, gedetailleerde XML-specificaties en geavanceerde integratieopties. Deze worden behandeld in het gedeelte Technische referentie voor systeembeheerders en ontwikkelaars.* **Technische instellingen omvatten:** * API-eindpuntconfiguraties * Toewijzingen van XML-exportvelden * Aangepast API-gedrag voor kostendoelstellingen * Geavanceerde validatieregels * Webhook-instellingen voor ontwikkelaars Elk Fitek-account beschikt over een reeks instellingen op bedrijfsniveau waarmee u kunt bepalen hoe uw facturen worden verwerkt, goedgekeurd, geëxporteerd en gerapporteerd. Op deze pagina wordt alles uitgelegd: wat deze instellingen doen en waarom u ze zou willen in- of uitschakelen. De meeste van deze instellingen worden eenmalig geconfigureerd tijdens de onboarding, maar u kunt ze op elk moment aanpassen. Als u twijfelt over een wijziging, neem dan eerst contact op met uw contactpersoon bij Fitek. *** ### Leveranciers Deze instellingen helpen u om uw leveranciersgegevens accuraat te houden en uw factuurgegevens betrouwbaar te maken. Mocht u ooit onverwachte hiaten of afwijkingen in uw dagelijkse rapporten aantreffen, dan is dit een goed startpunt om na te gaan wat er aan de hand is. #### Niet-geregistreerde leveranciers beheren Als deze optie is ingeschakeld, blokkeert Fitek het exporteren van facturen waarbij de leverancier nog geen geldige ERP-code heeft. Dit betekent dat u niet per ongeluk onvolledige gegevens naar uw ERP-systeem verstuurt – de factuur blijft gewoon in de wachtrij staan totdat de leverancier correct is aangemaakt. {% hint style="info" %} Wanneer moet u dit gebruiken: Als u ervoor wilt zorgen dat elke geëxporteerde factuur gekoppeld is aan een volledig geregistreerde leverancier. {% endhint %} #### Leveranciers importeren: gebruik de ERP-code van de leverancier als sleutel Hiermee geef je Fitek de opdracht om leveranciers bij het importeren van leveranciersgegevens uitsluitend op basis van hun ERP-code te koppelen. Het is een eenvoudige maar belangrijke voorzorgsmaatregel – zonder deze instelling zou je te maken kunnen krijgen met dubbele leveranciersrecords of onjuiste koppelingen {% hint style="info" %} Wanneer moet u dit gebruiken: Als u regelmatig leveranciersgegevens importeert en dubbele vermeldingen wilt voorkomen. {% endhint %} #### Leveranciers importeren: trefwoord om het koppelen van bankrekeningen over te slaan Soms hebt u leveranciers met algemene of tijdelijke bankrekeningen (zoals interne verrekenrekeningen). Met deze instelling kunt u een trefwoord opgeven: als de bankrekening van een leverancier dat trefwoord bevat, slaat Fitek de stap voor het koppelen van bankrekeningen voor die leverancier over. {% hint style="info" %} Wanneer moet u dit gebruiken: Als u dummy- of interne bankrekeningen hebt die tijdens het importeren niet mogen worden gekoppeld. {% endhint %} #### Controleer leveranciers aan de hand van het lokale bedrijvenregister Alleen indien beschikbaar kan Fitek uw leveranciers controleren aan de hand van officiële bedrijfsregisters. Dit biedt een extra controle: u weet dan zeker dat de leverancier daadwerkelijk bestaat en dat de gegevens overeenkomen met wat in openbare registers staat vermeld. {% hint style="info" %} Wanneer u dit moet gebruiken: als naleving en gegevensnauwkeurigheid prioriteiten zijn voor uw organisatie. {% endhint %} #### E-mailadres en taal voor meldingen over nieuwe leveranciers Wanneer er een nieuwe leverancier in uw systeem wordt aangemaakt, kan Fitek een aangewezen persoon hiervan per e-mail op de hoogte stellen. U kunt ook de taal voor deze meldingen instellen, zodat de juiste persoon een bericht ontvangt dat hij of zij ook daadwerkelijk kan lezen. {% hint style="info" %} Wanneer te gebruiken: Altijd aanbevolen – het zorgt ervoor dat er snel contact wordt opgenomen met nieuwe leveranciers. {% endhint %} *** ### Dagelijkse rapportage Dagelijkse rapporten zijn een van de belangrijkste functies in Fitek – hiermee blijven uw goedkeurders en beheerders dagelijks op de hoogte van wat er met de facturen gebeurt. Met deze instellingen bepaalt u wanneer en hoe vaak de rapporten worden verzonden. Als deze functie is ingeschakeld, stuurt Fitek e-mailrapporten met een overzicht van uw factuuractiviteiten. Op deze manier houden de meeste teams hun workflow in de gaten zonder dat ze daarvoor hoeven in te loggen. {% hint style="info" %} Wanneer te gebruiken: Sterk aanbevolen. Zonder dagelijkse rapportages kunnen knelpunten bij de facturering onopgemerkt blijven. {% endhint %} #### Tijdstip van het dagelijkse rapport Hiermee stelt u de tijdstippen in waarop dagelijkse rapporten worden gegenereerd en verzonden. U kunt maximaal twee rapportagetijdstippen instellen – bijvoorbeeld één in de ochtend om te zien wat er op u wacht, en één aan het einde van de dag. #### Stuur op deze dagen rapporten Hiermee geeft u aan op welke dagen van de week de dagelijkse rapporten worden verzonden. Als uw team alleen op weekdagen facturen verwerkt, kunt u het weekend overslaan om onnodige ruis te voorkomen. #### Wie ontvangt de dagelijkse rapportage per e-mail? Afhankelijk van de functies en de bedrijfsomgeving: * **Goedkeurder / Goedkeurder zonder bewerkingsrechten / Beoordelaar** * Ontvang een dagelijks rapport over: * Facturen die nog op goedkeuring wachten * Inkooporders die op goedkeuring wachten * **Administrator / Accountant** * Ontvang een dagelijks rapport over: * Facturen die „met fouten zijn geïmporteerd“ en moeten worden gecorrigeerd * Facturen die nog moeten worden toegewezen * **Plaatsvervangers (vervangers bij afwezigheid)** * Ontvang: * Hun eigen lopende goedkeuringsprocedures * plus nog te goedkeuren facturen / foutieve facturen van de gebruiker die zij vervangen {% hint style="info" %} Er worden alleen e-mails verstuurd als **er iets te melden is** (in afwachting van goedkeuring of facturen die met fouten zijn geïmporteerd). Als er niets in behandeling is, wordt er geen e-mail verstuurd. {% endhint %} *** ### Factuurverwerking en workflow Deze instellingen bepalen hoe facturen binnen Fitek worden verwerkt – van de manier waarop ze worden gecontroleerd tot wat er wordt gecontroleerd voordat ze worden goedgekeurd. #### Maak het mogelijk om facturen met een bedrag van 0 te verwerken Hiermee kunnen facturen met een waarde van nul in Fitek worden verwerkt. Dit komt vaker voor dan je zou verwachten: pro-formafacturen, creditnota’s die op nul uitkomen, of informatieve documenten die toch door je workflow moeten. {% hint style="info" %} Wanneer u dit moet gebruiken: als uw bedrijf regelmatig facturen met een waarde van nul ontvangt die moeten worden bijgehouden. {% endhint %} #### Gecombineerde rijnamen Wanneer meerdere factuurregels worden samengevoegd tot één regel (voor export- of weergavedoeleinden), bepaalt deze instelling het label dat op de samengevoegde regel wordt weergegeven. U kunt dit bijvoorbeeld instellen op “Samengevoegde items” of een andere omschrijving die in uw context logisch is. #### Beschrijving van de eerste rij, inclusief btw-percentage en groeperingscriteria Hiermee bepaalt u hoe Fitek de omschrijving voor factuurregels genereert. U kunt kiezen of u het btw-percentage en de groeperingsinformatie in de omschrijving van de regel wilt opnemen. Dit is van invloed op hoe factuurregels eruitzien, zowel in Fitek als in uw exportbestanden. #### Kies een afrondingsoptie Bepaalt hoe er met afrondingsverschillen wordt omgegaan. U kunt afronding uitschakelen, een aparte regel voor afronding aan de factuur toevoegen of het verschil toewijzen aan de grootste post. #### Bevestig dat alle acties zijn ingeschakeld Hierdoor wordt er een knop ‘Alles bevestigen’ aan het dashboard toegevoegd, waarmee goedkeurders meerdere facturen tegelijk kunnen goedkeuren. Dit bespaart veel tijd als je een stapel eenvoudige facturen hebt, maar het betekent ook dat individuele facturen minder grondig worden gecontroleerd. {% hint style="info" %} Wanneer u dit moet gebruiken: als uw team grote hoeveelheden verwerkt en er al andere controles zijn ingesteld. {% endhint %} #### Optie voor snelle bevestiging ingeschakeld Hetzelfde idee, maar dan per factuur: er wordt rechtstreeks op elke factuur op het dashboard een knop voor snelle goedkeuring toegevoegd. Eén klik en de factuur is goedgekeurd. Handig, maar wel iets om rekening mee te houden. {% hint style="info" %} Wanneer te gebruiken: Voor teams waarbij de meeste facturen routinematig zijn en niet telkens opnieuw grondig hoeven te worden gecontroleerd. {% endhint %} #### Controleer de transactierijen bij de definitieve bevestiging Hierbij is het noodzakelijk dat alle velden in de transactierij – rekeningnummer, btw-nummer, enzovoort – correct zijn ingevuld voordat de factuur kan worden bevestigd en geëxporteerd. Als er iets ontbreekt, laat Fitek de factuur niet door. {% hint style="info" %} Wanneer moet u dit gebruiken: Sterk aanbevolen. Dit is een van de beste manieren om ervoor te zorgen dat uw gegevens in uw ERP-systeem correct zijn. {% endhint %} #### Controleer de CCO bij de bevestiging van de voorlaatste stap Als u aangepaste kostendoelstellingen gebruikt (dimensies zoals kostenplaatsen, projecten of afdelingen), zorgt deze instelling ervoor dat deze worden ingevuld voordat de factuur de laatste goedkeuringsstap bereikt. Geen situaties meer waarbij wordt gezegd: “Dat vullen we later wel in.” {% hint style="info" %} Wanneer u dit moet gebruiken: als u voor rapportage en kostentoewijzing gebruikmaakt van maatgegevens. {% endhint %} #### Controleer transactierijen niet als er al een inkooporder bestaat Wanneer een inkooporder aan een factuur is gekoppeld, zorgt deze instelling ervoor dat Fitek de controle van de transactieregels overslaat. De logica is eenvoudig: als de inkooporder al de juiste rekeningcodes en dimensies bevat, is het niet nodig om deze handmatig opnieuw in te voeren. {% hint style="info" %} Wanneer u dit moet gebruiken: als uw PO-gegevens betrouwbaar zijn en u wilt voorkomen dat goedkeurders dubbel werk verrichten. {% endhint %} #### Transactierijen: btw-bedragen kunnen handmatig worden gewijzigd Hiermee kunnen gebruikers het btw-bedrag op afzonderlijke factuurregels handmatig aanpassen. Standaard wordt de btw automatisch berekend, maar in sommige situaties (zoals gedeeltelijke btw-aftrek of speciale belastingregels) is handmatige aanpassing nodig. {% hint style="info" %} Wanneer moet u dit gebruiken: als uw boekhoudteam af en toe de berekende btw-bedragen moet overschrijven. {% endhint %} #### Transactierijen: waarschuwing bij afwijkingen in het btw-totaal ten opzichte van de factuurkop Als deze functie is ingeschakeld, geeft Fitek een waarschuwing weer als het totale btw-bedrag over alle transactierijen heen niet overeenkomt met het btw-bedrag in de factuurkop. De factuur wordt hierdoor niet geblokkeerd; er wordt alleen een melding gegeven zodat iemand dit kan controleren. {% hint style="info" %} Wanneer moet u dit gebruiken: altijd een goed idee. Het spoort afrondingsverschillen en invoerfouten op voordat ze in uw ERP terechtkomen. {% endhint %} *** ### Factuurverwerking Deze instelling bepaalt waar facturen naartoe gaan zodra ze binnenkomen. #### Automatisch toewijzen aan contactpersoon Wanneer er een factuur binnenkomt, kan Fitek deze op basis van vooraf ingestelde regels automatisch doorsturen naar een aangewezen contactpersoon. Dit betekent dat facturen niet in een algemene wachtrij terechtkomen, maar direct worden doorgestuurd naar degene die ze moet afhandelen. {% hint style="info" %} Wanneer te gebruiken: Een echte aanrader. Het vermindert verwerkingsvertragingen en maakt uw workflow veel overzichtelijker. {% endhint %} *** ### Integratie en export Deze instellingen bepalen hoe en wanneer uw factuurgegevens Fitek verlaten en in uw ERP-systeem of andere systemen terechtkomen. Het is van essentieel belang dat deze instellingen correct zijn geconfigureerd voor een nauwkeurige en tijdige rapportage. #### Exportmodus voor facturen Je kunt kiezen uit twee manieren: * Op verzoek – Het systeem activeert automatisch of een gebruiker activeert handmatig de exportaanvraag vanuit een ERP-systeem. * Uitgeschakeld - Het exporteren van facturen vanuit Fitek is uitgeschakeld. #### Factuurexport: gebruikers-ID voor bevestigingsproces Hiermee wordt bepaald welke gebruikers-ID (e-mailadres, gebruikersnaam of personeelsnummer) bij elke goedkeuringsstap in het exportbestand wordt weergegeven. Uw ERP-systeem moet deze ID herkennen, dus zorg ervoor dat deze overeenkomt met de instellingen in het ERP-systeem. {% hint style="info" %} Wanneer moet u dit gebruiken: Altijd – zorg er wel voor dat het type identificatiecode voldoet aan de vereisten van uw ERP-systeem. {% endhint %} #### Export: de leveranciersgegevens in de export-XML worden door de applicatie beheerd Hiermee bepaalt u wie de leveranciersgegevens in de export beheert: Fitek of het oorspronkelijke XML-bestand. Wanneer Fitek dit beheert, bevat het exportbestand alle leveranciersgegevens die in uw leveranciersregister staan vermeld. Wanneer deze instelling is uitgeschakeld, exporteert Fitek de leveranciersgegevens die in het oorspronkelijke XML-bestand stonden vermeld. #### Voeg factuurregels toe aan de export Als deze optie is ingeschakeld, bevat het exportbestand niet alleen de factuurkop en de transactierijen, maar ook de factuurregels. Standaard raden we aan deze instelling uit te schakelen, omdat dit kan leiden tot dubbele transactierijen in uw ERP-systeem. #### Factuur exporteren: informatie over gekoppelde inkooporders meenemen Als u in Fitek facturen koppelt aan inkooporders, zorgt deze instelling ervoor dat die inkoopordergegevens worden meegenomen in de export. Uw ERP-systeem kan deze gegevens vervolgens gebruiken om de betreffende inkooporder af te sluiten of bij te werken. {% hint style="info" %} Wanneer moet u dit gebruiken: Als u gebruikmaakt van het afstemmen van inkooporders. {% endhint %} #### Factuuruitvoer: op te nemen bestanden Met deze instellingen kunt u precies aangeven welke bestanden aan het exportpakket worden toegevoegd. U kunt ze afzonderlijk in- of uitschakelen: * Originele factuur (PDF) – de PDF van de factuur zoals deze is ontvangen. * Originele factuur-XML – de gestructureerde XML-gegevens van de factuur. * Overige PDF-bestanden – eventuele andere bijgevoegde PDF-bestanden. * Niet-PDF-bestanden – andere documenttypes die bij de factuur zijn gevoegd. * Links – alle URL’s die aan de factuur zijn gekoppeld. * Documentlink – een directe link naar de factuur in Fitek. {% hint style="info" %} Wanneer moet u dit gebruiken: Stel dit in op basis van de vereisten van uw ERP- of archiefsysteem. In de meeste gevallen worden ten minste de originele PDF en XML meegenomen. {% endhint %} #### Geïmporteerde verkoopfacturen automatisch verzenden Als deze functie is ingeschakeld, worden geïmporteerde verkoopfacturen automatisch doorgestuurd naar de volgende stap in uw workflow – u hoeft hiervoor niets handmatig te doen. Zo blijft het proces soepel verlopen, vooral als u grote hoeveelheden verkoopfacturen verwerkt. {% hint style="info" %} Wanneer moet u dit gebruiken: Als u wilt dat verkoopfacturen automatisch worden verwerkt zonder handmatige tussenkomst. {% endhint %} *** ### Integraties en API Deze instellingen bepalen hoe Fitek via API’s communiceert met uw ERP-systeem en andere externe systemen. De meeste worden tijdens de implementatie geconfigureerd en hoeven daarna zelden te worden aangepast. #### Maak het mogelijk dat dimensie-API’s aangepaste kostendoelstellingen kunnen aanmaken Wanneer deze functie is ingeschakeld, kunnen externe systemen via de API nieuwe kostenplaatsen en dimensies (CCO's) aanmaken in Fitek. Dit is handig als uw ERP- of stamgegevenssysteem de primaire bron voor dimensies is: wijzigingen daar worden dan automatisch doorgevoerd in Fitek. {% hint style="info" %} Wanneer moet u dit gebruiken: Als u dimensies in uw ERP beheert en deze automatisch met Fitek wilt synchroniseren. {% endhint %} #### De externe API op de hoogte brengen van wijzigingen in de factuurstatus Stuurt een melding naar een extern systeem zodra de status van een factuur verandert – bijvoorbeeld wanneer deze is goedgekeurd of geëxporteerd. Dit is handig als u dashboards, workflows of andere tools gebruikt die moeten reageren op wat er in Fitek gebeurt. {% hint style="info" %} Wanneer moet u dit gebruiken: Als u een extern systeem hebt dat de status van facturen bijhoudt of daarop reageert. {% endhint %} #### De externe API op de hoogte brengen van wijzigingen in de status van inkooporders Hetzelfde principe als hierboven, maar dan voor inkooporders. Wanneer de status van een inkooporder in Fitek verandert, ontvangt het gekoppelde systeem een melding. {% hint style="info" %} Wanneer te gebruiken: Als uw inkoop- of ERP-systeem realtime updates van inkooporders van Fitek nodig heeft. {% endhint %} #### Exportklare facturen naar een externe URL verzenden In plaats van te wachten tot iemand een export activeert, kan Fitek facturen automatisch naar een opgegeven URL verzenden zodra ze klaar zijn. Dit gaat een stap verder dan de standaard automatische export: de gegevens worden naar een door u gedefinieerd eindpunt verzonden. {% hint style="info" %} Wanneer moet u dit gebruiken: als u middleware of een aangepaste integratielaag gebruikt tussen Fitek en uw ERP-systeem. {% endhint %} #### Eindpunt van de tussenlaag Hiermee geeft u de URL op van een middlewaresysteem dat tussen Fitek en uw ERP-systeem staat. Als uw integratie gebruikmaakt van een tussenlaag (voor gegevensverwerking, routering of logboekregistratie), geeft u hier aan Fitek door waar de gegevens naartoe moeten worden gestuurd. {% hint style="info" %} Wanneer moet u dit gebruiken: Alleen als uw integratiearchitectuur middleware omvat. Uw implementatiepartner weet dit. {% endhint %} *** ### Het importeren van facturen en het omzetten van gegevens Deze instellingen bepalen wat er gebeurt met factuurgegevens wanneer deze in Fitek binnenkomen. #### Waarden overschrijven met de bijbehorende dimensie Als deze optie is ingeschakeld, kunnen bepaalde velden (zoals kostenplaats) tijdens het importeren automatisch worden overschreven door gegevens uit een gerelateerde dimensie. Dit is handig als uw dimensiestructuur standaardwaarden bevat die voorrang moeten krijgen boven de gegevens op de factuur. {% hint style="info" %} Wanneer moet u dit gebruiken: als uw dimensie-instellingen standaardwaarden bevatten die bij het importeren voorrang moeten krijgen. {% endhint %} *** ### Financiële instellingen Deze instellingen zijn van invloed op de manier waarop financiële gegevens worden weergegeven en verwerkt. #### Standaardvaluta Hiermee stelt u de basisvaluta voor uw bedrijf in Fitek in. Dit is van invloed op financiële limieten, de weergave van bedragen en de rapportage. *** #### Geldbedragen: decimale nauwkeurigheid Hiermee bepaalt u hoeveel decimalen worden gebruikt voor de artikelprijs, het aantal stuks, het nettobedrag, de btw en het totaalbedrag. De juiste nauwkeurigheid hangt af van uw branche en boekhoudkundige vereisten – de meeste bedrijven gebruiken twee decimalen, maar sommige hebben er meer nodig. #### **1.** Decimalen in de artikelprijs (nauwkeurigheid van de eenheidsprijs) **Wat is het:**\ Met deze instelling bepaalt u hoeveel decimalen u kunt gebruiken voor de eenheidsprijs van elk artikel op uw factuur **Optie:** * 2 decimalen (e.g., 10.25) * 4 decimalen (e.g., 10.2579) * 7 decimalen (e.g., 10.2579432) **Waar dit van toepassing is:** * Wanneer u facturen importeert * Wanneer u factuurregels bewerkt in Fitek * Wanneer u facturen exporteert **Voorbeelden uit de praktijk:** * **Facturering van energie of brandstof:** Uw leverancier rekent € 0,1234567 per kWh. Met 7 decimalen behoudt u de exacte prijs en voorkomt u afrondingsverliezen. * **Facturen in vreemde valuta:** Eenheidsprijzen zoals $ 1,2345678 kunnen worden opgeslagen en geëxporteerd zonder dat er aan nauwkeurigheid wordt ingeboet. *** #### **2.** Decimalen in de artikelhoeveelheid (nauwkeurigheid van de hoeveelheid) **Wat is het:**\ Met deze instelling bepaalt u hoeveel decimalen u kunt gebruiken voor hoeveelheden (zoals gewicht, volume of uren). **Optie:** * 2 decimalen (e.g., 5.25 kg) * 4 decimalen (e.g., 5.2579 liters) * 7 decimalen (e.g., 5.2579432 hours) **Waar dit van toepassing is:** * Wanneer u facturen importeert * Wanneer u factuurregels bewerkt in Fitek * Wanneer u facturen exporteert **Voorbeelden uit de praktijk:** * **Grondstoffen**: U ontvangt 0,1234567 ton staal. Met 7 decimalen behoudt u de exacte hoeveelheid voor een nauwkeurige kostenberekening. * **Advies of diensten:** u factureert 1,375 uur (1 uur en 22,5 minuten) voor een project. Door af te ronden op drie of meer decimalen voorkomt u dat u naar boven of naar beneden afrondt. *** #### **3.** NETTO, BTW en decimalen in de totaalbedragen (nauwkeurigheid van de totalen) **Wat het is:**\ Met deze instelling bepaalt u hoeveel decimalen worden weergegeven voor het nettobedrag, de btw en het totaalbedrag – zowel in de factuurregels als in de factuurkop. **Optie:** * 2 decimalen (e.g., 100.25) * 4 decimalen (e.g., 100.2579) **Waar dit van toepassing is:** * Wanneer u facturen bekijkt of bewerkt in Fitek * Wanneer u facturen importeert of exporteert (API v3) **Voorbeelden uit de praktijk:** * **Naleving van de wetgeving:** In Kroatië schrijft de wet voor dat alle geldbedragen precies twee decimalen moeten hebben. Met deze instelling kunt u er zeker van zijn dat uw facturen altijd aan de wettelijke vereisten voldoen. * **Zeer nauwkeurige boekhouding**: als uw ERP- of boekhoudsysteem 4 decimalen gebruikt voor totalen, kunt u dat in Fitek op dezelfde manier instellen om afstemmingsproblemen te voorkomen. **Hoe afronding werkt:** * Als het cijfer achter de door u gekozen decimaal 4 of minder is, rondt Fitek naar beneden af (bijv. 0,4543 → 0,45). * Als het getal 5 of hoger is, rondt Fitek het naar boven af (bijv. 0,4553 → 0,46). *** #### Waarom is dit belangrijk voor u? * **Voldoe aan de regelgeving:** voldoe moeiteloos aan de lokale wettelijke vereisten voor decimalen * **Voorkom afrondingsfouten:** zorg ervoor dat uw cijfers kloppen, vooral bij grote hoeveelheden of zeer nauwkeurige prijsopgaven. * **Vlotte integraties:** stem de decimaalinstellingen van uw ERP- of boekhoudsysteem op elkaar af om discrepanties en handmatige correcties te voorkomen. *** #### **Quick reference table** | Setting | Wat het regelt | Options | | --------------- | ----------------------------- | ---------- | | Item Prijs | Decimalen in de eenheidsprijs | 2, 4, or 7 | | Aantal stuks | Decimalen bij hoeveelheden | 2, 4, or 7 | | NET, VAT, Total | Decimale getallen optellen | 2 or 4 | {% hint style="info" %} If You’re not sure which setting is best for Your business, think about the most precise numbers You Als u niet zeker weet welke instelling het beste is voor uw bedrijf, kijk dan eens naar de meest nauwkeurige cijfers die u van leveranciers ontvangt of die u nodig hebt voor uw eigen facturering. Het is altijd veiliger om meer decimalen toe te staan als die in uw branche worden gebruikt! {% endhint %} *** ### Display #### Zorg ervoor dat het ERP-ID-nummer op de koptekst van de factuur wordt weergegeven Geeft het unieke factuurnummer van het ERP-systeem direct weer in de koptekst van de factuur binnen Fitek. Hierdoor kunnen gebruikers gemakkelijker facturen tussen Fitek en het ERP-systeem met elkaar vergelijken zonder tussen systemen te hoeven schakelen. Wanneer u dit moet gebruiken: als uw gebruikers regelmatig facturen opzoeken in zowel Fitek als het ERP-systeem. *** ### Login en toegang Hiermee bepaalt u welke aanmeldingsmethoden beschikbaar zijn voor uw gebruikers. Als uw organisatie gebruikmaakt van single sign-on, kunt u andere methoden uitschakelen om het systeem eenvoudig en veilig te houden. #### Inloggen met e-mailadres en wachtwoord toestaan Hiermee kunnen gebruikers inloggen met hun e-mailadres en wachtwoord. Dit is de meest gebruikelijke manier om in te loggen. #### Inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord toestaan Hiermee kunnen gebruikers inloggen met een gebruikersnaam (in plaats van een e-mailadres) en een wachtwoord. Sommige organisaties geven hier de voorkeur aan wanneer e-mailadressen niet geschikt zijn als inloggegevens. #### Aangepaste inlog-URL Hiermee kunt u een aangepaste URL voor de inlogpagina instellen – bijvoorbeeld als u SSO gebruikt of een inlogpagina met uw eigen huisstijl wilt. Als deze optie is geconfigureerd, worden gebruikers naar deze URL doorgestuurd in plaats van naar de standaard inlogpagina van Fitek. *** ### Contactgegevens en ondersteuning van het bedrijf Deze instellingen bepalen welke contact- en ondersteuningsgegevens uw gebruikers in Fitek te zien krijgen. #### Contactgegevens van het bedrijf Slaat de contactgegevens van uw bedrijf op. Deze kunnen in de interface worden weergegeven en in exportbestanden worden opgenomen. #### E-mailadres voor ondersteuning Het e-mailadres dat aan gebruikers wordt getoond wanneer ze hulp nodig hebben. Als u een interne helpdesk heeft die vragen over Fitek behandelt, stel dit dan in op uw eigen team. Laat anders de standaard Fitek-ondersteuningsgegevens staan. #### Telefoonnummer voor ondersteuning Het telefoonnummer voor vragen aan de klantenservice. #### Begeleidende tekst Een aangepast bericht dat aan gebruikers wordt getoond in het ondersteuningsgedeelte. Je kunt dit gebruiken om nuttige achtergrondinformatie toe te voegen, zoals “neem bij dringende kwesties rechtstreeks contact op met IT” of links naar interne bronnen. #### Link naar de gebruikershandleiding Hiermee stelt u de URL in die op het dashboard verschijnt wanneer gebruikers op de helpknop klikken. U kunt deze URL laten verwijzen naar uw eigen interne documentatie of naar het Fitek-ondersteuningsportaal. Wanneer moet je dit gebruiken: Stel dit altijd in – het bespaart je team tijd als ze vragen hebben. *** ### Haal het maximale uit uw instellingen Al deze instellingen dragen op de een of andere manier bij aan de kwaliteit van je dagelijkse werk. Hier volgt een praktisch overzicht van de belangrijkste punten: * Volledige gegevens – schakel de controle van transactierijen en de CCO-controle in, zodat er geen gegevens worden geëxporteerd waarin velden ontbreken. * Tijdige export - maak gebruik van de automatische exportmodus, zodat bevestigde facturen zonder handmatige tussenkomst in uw ERP-systeem terechtkomen. * Zorg voor schone leveranciersgegevens – zorg voor het beheer van niet-geregistreerde leveranciers en controleer het handelsregister om hiaten en fouten te voorkomen. * Nauwkeurige koppeling – zorg ervoor dat uw exportgebruikers-ID’s en de eigendom van leveranciersgegevens in overeenstemming zijn met uw ERP-systeem. Als uw rapporten er vreemd uitzien, controleer dan eerst deze instellingen. Meestal is een kleine aanpassing in de configuratie voldoende. --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://fitek-learning.fitek.com/fitek-learning-space/dutch/getting-started/settings/company-settings.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.