# Gebruikersrollen Uw organisatie is uniek, en dat geldt ook voor de manier waarop uw team met facturen omgaat. Misschien heeft u een klein financieel team waarin iedereen meerdere taken vervult, of maakt u deel uit van een grotere organisatie met duidelijk omschreven goedkeuringshiërarchieën en strenge controle-eisen. Het flexibele rolensysteem van Fitek is zo ontworpen dat het aansluit bij de manier waarop uw team daadwerkelijk werkt. Iedereen krijgt precies de toegang die hij of zij nodig heeft – niet meer en niet minder. Of u nu iemand nodig hebt die alles kan zien maar niets kan wijzigen (zoals een auditor), of iemand die de dagelijkse factuurverwerking kan afhandelen maar geen systeeminstellingen mag aanpassen (zoals een toewijzer), wij hebben de oplossing voor u. ### Hoe rollen werken: **Toewijzing van rollen:** Uw beheerder wijst rollen toe op basis van wat elke persoon moet doen. De meeste mensen hebben één hoofdrol, maar sommige rollen kunnen worden gecombineerd – zo kan een goedkeurder bijvoorbeeld ook de rol „Workflow afronden“ hebben, waardoor hij of zij de uiteindelijke beslisser wordt. **Rollen combineren:** Sommige rollen vullen elkaar op natuurlijke wijze aan (zoals ‘Goedkeurder’ en ‘Workflow afronden’). Andere rollen staan op zichzelf omdat ze een ander doel dienen (zoals ‘Beoordelaar’, die zowel afzonderlijk als in combinatie met ‘Workflow afronden’ kan worden gebruikt). De rol ‘Auditor’ wordt bijvoorbeeld nooit gecombineerd met andere rollen – deze is namelijk per definitie alleen-lezen. **Wanneer rollen veranderen**: Uw beheerder kan rollen aanpassen wanneer iemand van functie verandert, wanneer er nieuwe modules worden geïntroduceerd (zoals Inkooporders of Onkosten) of wanneer uw auditvereisten veranderen. *** ### Kern rollen #### Administrator **Wie gebruikt deze rol:** Verantwoordelijken voor financiële processen, belangrijke systeemgebruikers, vertrouwde besluitvormers. **Wat beheerders kunnen doen:** * Volledige systeemcontrole: wijzig alle instellingen en configuraties * Gebruikersbeheer: nieuwe gebruikers aanmaken en bestaande accounts wijzigen * Volledig overzicht van facturen: bekijk en beheer elke factuur, ongeacht de status * Gegevensbeheer: boekhoudgegevens, rekeningnummers en dimensies wijzigen * Workflowbeheer: bevestigingsprocessen en automatische boekingen aanmaken en beheren * Geavanceerde functies: geavanceerd zoeken, handmatige factuurinvoer, export naar CSV/XLS * Opruimen: verwijder facturen indien nodig **Hoe werkt het**: Wanneer u zich aanmeldt als beheerder, krijgt u alles te zien: de volledige factuurpijplijn (nieuw, in afwachting van bevestiging, voltooid), alle systeeminstellingen en de tools voor gebruikersbeheer. Dit is het hoogste toegangsniveau in Fitek, dus het is doorgaans voorbehouden aan een klein aantal vertrouwde personen. **Voorbeeld**: Uw financieel directeur moet de goedkeuringsworkflows van het bedrijf goedkeuren, de systeeminstellingen voor een nieuwe kostenplaats aanpassen en facturen van alle afdelingen kunnen inzien. De rol van beheerder is hiervoor geschikt. *** #### Boekhouder **Wie gebruikt deze rol:** Accounts Payable team members, financiële administratief medewerkers en medewerkers van het gedeelde servicecentrum. **Wat boek kunnen doen**: * Volledig factuurbeheer: factuurgegevens bewerken, facturen verwijderen, verwerking afronden * Financieel toezicht: toegang tot boekhoudfuncties, automatiseringsregels, leveranciersgegevens * Gegevens exporteren: factuurgegevens downloaden naar CSV of XLS voor rapportage **What boekhouders niet mag:** * Gebruikersaccounts beheren * Bedrijfsbrede instellingen wijzigen * Bevestigingsprocessen configureren **Hoe werkt het**: Boekhouders zijn in feite supergebruikers voor de dagelijkse factuurverwerking. Zij beheren de volledige factuurcyclus – van ontvangst tot boeking – maar hebben geen toegang tot de organisatiestructuur of instellingen. Je kunt ze zien als de ruggengraat van de bedrijfsvoering: zij zorgen ervoor dat de factuurverwerking soepel verloopt, zonder dat ze de configuratie van het systeem hoeven aan te passen. **Voorbeeld**: De teamleider van uw AP-team maakt gebruik van de rol ‘Accountant’ om ervoor te zorgen dat facturen correct worden gecategoriseerd en om maandelijkse afstemmingsrapporten te genereren. Hij of zij stelt geen nieuwe goedkeuringsworkflows in – dat is de taak van de beheerder – maar heeft wel volledig inzicht in het factuurverwerkingssysteem. #### Toewijzer **Wie gebruikt deze rol**: Centrale factuurverwerkingsteams, AP-recepties, factuurcoördinatoren. **Wat opdrachtgevers kunnen doen:** * Stroom van facturen naar bevestiging: leid nieuwe facturen naar het juiste goedkeuringstraject * Handmatig facturen aanmaken: maak nieuwe facturen rechtstreeks in Fitek aan * Facturen bewerken: factuurgegevens en -informatie wijzigen * Zoeken in het hele bedrijf: vind elke factuur in het systeem * Documentbeheer: nieuwe documenten aan facturen toevoegen **Belangrijk**: Toewijzers mogen zelf geen deel uitmaken van het goedkeuringsproces. Als een toewijzer ook facturen moet bevestigen, moet hij of zij ook de rol van goedkeurder hebben. **Hoe werkt het**: Als uw organisatie een centraal team heeft dat beslist “naar wie moet deze factuur ter goedkeuring worden doorgestuurd?”, dan maakt dat team gebruik van de rol ‘Toewijzer’. Zij fungeren als verkeersregelaars en zorgen ervoor dat elke factuur bij de juiste goedkeurders terechtkomt. Zij zien alle facturen, maar keuren deze doorgaans niet zelf goed. **Voorbeeld**: Uw centrale factuurverwerkingsteam scant en uploadt facturen van alle afdelingen. Met behulp van de rol ‘Toewijzer’ sturen zij facturen door naar de juiste afdelingshoofden en zorgen zij ervoor dat er niets zoekraakt. Ook kunnen zij handmatig facturen invoeren die niet via uw geautomatiseerde leverancierskanalen zijn binnengekomen. *** #### Goedkeurder **Wie gebruikt deze rol:** managers, eigenaren van kostenplaatsen, afdelingshoofden met budgetverantwoordelijkheid. **Wat goedkeurders kunnen doen:** * Meldingen ontvangen: e-mailmeldingen wanneer facturen nog moeten worden bevestigd * Facturen bevestigen: facturen goedkeuren, met optionele opmerkingen * Facturen afwijzen: stuur facturen terug met de vereiste opmerkingen bij de afwijzing * Facturen opnieuw toewijzen: facturen doorsturen naar andere goedkeurders * Factuurgegevens beheren: informatie in factuurkopteksten en -regels toevoegen of bewerken * Transactiebeheer: rijen na de transactie weergeven in de gedetailleerde weergave * Documentbeheer: nieuwe documenten aan facturen toevoegen * Zoeken: blader door uw facturenregister voor eerdere goedkeuringen **Toegangsbeperkingen**: Goedkeurders zien alleen de facturen die aan hen zijn toegewezen. Ze hebben geen inzage in de facturenwachtrijen van andere afdelingen. **Hoe werkt het**: Goedkeurders zijn de besluitvormers in het factuurproces. Zij controleren facturen op juistheid, naleving van het beleid en de beschikbaarheid van budget, en keuren deze vervolgens goed of af. Elke goedkeurder ziet doorgaans zijn of haar eigen wachtrij met in behandeling zijnde facturen. **Voorbeeld**: Uw afdelingsmanager controleert elke factuur die naar hem of haar wordt doorgestuurd, gaat na of de uitgave gerechtvaardigd is en binnen het budget valt, en keurt deze goed. Als er iets niet in orde lijkt, wijst hij of zij de factuur af met een toelichting waarom. {% embed url="" %} *** #### Reviewer **Wie gebruikt deze rol**: Gebruikers die facturen moeten goedkeuren, maar deze niet mogen wijzigen. Geschikt voor secundaire goedkeurders of compliance-functies. **Wat recensenten kunnen doen:** * Facturen goedkeuren, afwijzen of overslaan * Download de bijgevoegde documenten * Transactiegegevens exporteren naar Excel * Bekijk de activiteitenhistorie en goedkeuringslogboeken * Hun eigen account beheren (naam, wachtwoord, e-mailadres) **Wat recensenten niet mogen doen:** * Factuurgegevens bewerken * Facturen aan inkooporders koppelen of ontkoppelen * Goedkeuringsprocessen aanpassen * Financiële gegevens wijzigen **Installatie**: De rol van beoordelaar kan niet worden gecombineerd met andere hoofdrollen. Als iemand toegang als beoordelaar nodig heeft, moeten zijn of haar eerdere rollen eerst worden verwijderd. Let ook op: de rol van beoordelaar wordt nog niet ondersteund in de mobiele app. **Hoe werkt het**: Beschouw de rol van ‘Reviewer’ als ‘goedkeuring zonder bewerking’. Dit is handig wanneer u iemand nodig hebt om facturen goed te keuren (controle op naleving, secundaire goedkeuring), maar die persoon mag in geen geval bedragen, rekeningen of workflows wijzigen. **Voorbeeld**: Uw interne auditor moet elke maand een steekproef van facturen controleren en goedkeuren als onderdeel van uw nalevingsproces, maar mag in geen geval factuurbedragen wijzigen of facturen aan iemand anders toewijzen. De rol van controleur is hiervoor ideaal. *** #### Completing Workflow **Wie gebruikt deze rol**: Eindverantwoordelijken, financieel controllers, CFO/hoofd Financiën. **Hoe werkt het**: Dit is geen op zichzelf staande functie – het voegt de bevoegdheid tot definitieve goedkeuring toe aan een bestaande functie (meestal ‘Goedkeurder’ of ‘Beoordelaar’). **Wat dit bijdraagt:** * Rechten voor definitieve bevestiging: zorgt ervoor dat facturen na voltooiing klaar zijn om te worden geëxporteerd * Facturen verwijderen: verwijder facturen wanneer uw interne regels dit toestaan * In combinatie met Reviewer: biedt extra rechten, waaronder het bewerken van workflows en volledig documentbeheer **Waarom zou je het gebruiken?:**Sommige organisaties hebben behoefte aan een duidelijke “eindbeslisser” in hun goedkeuringsketen. De rol ‘Workflow afronden’ wijst die persoon aan. **Voorbeeld**: Uw financieel directeur heeft de rol van goedkeurder en afhandelaar. Hij of zij kan facturen niet alleen goedkeuren, maar ook als volledig afgehandeld markeren, waardoor ze klaar zijn om naar uw boekhoudsysteem te worden geëxporteerd. *** #### Auditor **Wie gebruikt deze rol**: Interne auditors, externe auditors, compliance officers, managers die alleen inzicht nodig hebben. **Wat auditors kunnen doen:** * Alle facturen bekijken: volledige leesrechten voor alle facturen van het bedrijf * Goedkeuringen bekijken: bekijk wat goedkeurders hebben bevestigd en hun opmerkingen * Toegang tot boekhoudgegevens: bekijk de boekingsregels die aan facturen zijn gekoppeld * Blader door het facturenregister: zoek en filter alle inkoopfacturen van het bedrijf **Wat auditors niet mogen doen:** * Gegevens bewerken * Facturen verwijderen * Facturen goedkeuren of afwijzen * Breng wijzigingen aan in het systeem **Hoe werkt het**: De rol ‘Auditor’ is uitsluitend op leesbasis. Handig voor mensen die volledig inzicht nodig hebben (voor naleving, analyse of toezicht), maar geen bewerkingsrechten hebben. Perfect voor de ‘vertrouw, maar controleer’-aanpak. **Voorbeeld**: Uw externe accountant logt eens per kwartaal in op Fitek om facturen en goedkeuringsprocessen te controleren en zo te verifiëren of uw financiële controles naar behoren functioneren. De rol van accountant biedt hem volledig inzicht zonder dat er enig risico bestaat op onbedoelde (of opzettelijke) wijzigingen. *** #### Expense Creator **Wie gebruikt deze rol**: Medewerkers die onkostendeclaraties indienen. **Wat Expense Creators kan doen:** * Maak onkostendeclaraties aan en dien ze in via de mobiele app van Fitek * Rapporten indienen via het webplatform * Bekijk hun eigen ingediende rapporten **Toegang**: Alleen gegevens over persoonlijke uitgaven. **Vereisten**: De module ‘Onkosten’ moet in uw bedrijf zijn geactiveerd. **Hoe werkt het**: Als uw organisatie Fitek gebruikt om de onkosten van medewerkers te beheren, kunnen teamleden met deze rol hun bonnen en rapporten rechtstreeks via de mobiele app indienen, zonder dat ze toegang krijgen tot andere bedrijfsuitgaven. **Voorbeeld**: Uw verkoopteam gebruikt de rol ‘Expense Creator’ om tijdens zakenreizen bonnen te fotograferen en in te dienen; deze rapporten worden vervolgens automatisch doorgestuurd naar de boekhouding voor de verwerking van de onkostenvergoeding. *** #### Archive Viewer **Wie gebruikt deze rol**: Gebruikers die historische gegevens nodig hebben, maar niet betrokken zijn bij de dagelijkse verwerking. **Wat Archive Viewers kunnen doen:** * Bekijk oude facturen en inkooporders * Toegang tot gerelateerde documenten (afhankelijk van de configuratie) **Access**: Alleen-lezen toegang tot gearchiveerde gegevens. **Hoe werkt het**: Handig voor mensen die historische vragen beantwoorden of analyses uitvoeren van factuurgegevens uit het verleden, zonder dat ze daarvoor actuele goedkeuringsrechten nodig hebben. **Voorbeeld**: Uw financieel analist wil de uitgavenpatronen van vorig jaar onderzoeken. Met de rol ‘Archiefviewer’ krijgt hij toegang tot de historische gegevens, zonder dat de interface vol komt te staan met actuele facturen. **Requirements:** Your company must have the Archive module activated and archived invoices available. *** #### Inkooporder rollen Fitek biedt twee specifieke functies voor inkooporders als uw organisatie de module Inkooporders gebruikt: **Opsteller van inkooporders:** Medewerkers en afdelingen die inkooporders aanmaken en indienen. Zij kunnen alleen de inkooporders zien en beheren die zij zelf hebben aangemaakt. Inkooporder beheerder: Inkoopmanagers en leidinggevenden van inkoopteams die alle inkooporders binnen de organisatie aanmaken en bewerken. Zij kunnen inkooporders niet ter goedkeuring voorleggen – de verantwoordelijkheid voor de goedkeuring blijft bij de business owners. *** #### Beheerder verkoopfacturen **Wie gebruikt deze rol**: Medewerkers van de verkoopadministratie, teams voor debiteurenbeheer, centrale factureringsafdelingen. **Wat beheerders van verkoopfacturen kunnen doen**: * Volledige controle over verkoopfacturen: nieuwe facturen aanmaken, alle facturen bewerken (ook die van anderen) * Klantbeheer: klantgegevens toevoegen en bewerken * Configuratie van instellingen: boekhoudcodes, productcodes en alle instellingen met betrekking tot verkoopfacturen **Toegang**: Als dit de enige toegewezen rol is, krijgt de gebruiker een vereenvoudigd dashboard te zien dat gericht is op verkoopactiviteiten – zonder goedkeuringen van inkoopfacturen. **Beperkingen**: Kan niet worden gecombineerd met de rollen ‘Reviewer’ of ‘Completing Workflow’, om de verwerking van verkoop- en inkoopfacturen duidelijk gescheiden te houden. **Hoe werkt het**: Verkoopfactuurbeheerder is de rol van de ondernemer aan de verkoopzijde – parallel aan die van de boekhouder aan de inkoopzijde. **Voorbeeld**: Uw factureringsteam gebruikt deze rol om facturen voor klanten aan te maken, klantgegevens aan te passen en het rekeningstelsel te beheren dat specifiek is voor uw verkoopactiviteiten. *** ### Export Manager **Wie gebruikt deze rol**: Gebruikers die facturen die al naar uw boekhoudsysteem zijn verzonden, opnieuw moeten exporteren. **Belangrijk**: deze rol kan alleen worden toegewezen in combinatie met de rol van beheerder. **Functie**: Hiermee kunt u goedgekeurde facturen die al zijn verwerkt en geëxporteerd opnieuw exporteren, wat handig is voor correcties of herverzending. *** ### Hiërarchie van rolrechten Dit is hoe de rollen qua toegangsrechten tot elkaar verhouden: ``` Administrator (volledige controle) ↓ Accountant (bijna volledige admin) ↓ Assigner (factuurverwerking en -afhandeling) ↓ Approver (bevestiging en gegevensbewerking) ↓ Expense Creator (alleen onkostendeclaraties) ↓ Reviewer (alleen goedkeuren, niet bewerken) ↓ Auditor (alleen-lezen) ``` De hiërarchie betekent niet dat lagere functies ‘slechter’ zijn — ze zijn bedoeld voor verschillende taken. Een auditor heeft binnen uw organisatie wellicht meer bevoegdheden dan een toewijzer; de hiërarchie geeft alleen de toegangsniveaus binnen het systeem weer. *** ### **Functies combineren: wat werkt** Sommige functies gaan van nature goed samen: * **Goedkeurder + afrondende workflow:** de goedkeurder wordt de uiteindelijke beslisser * **Beoordelaar + Afrondingsworkflow:** de beoordelaar krijgt bewerkingsrechten en de bevoegdheid om definitief goed te keuren * **Administrator + Export Manager**: De beheerder kan facturen opnieuw exporteren * **Meerdere hoofdrollen voor één persoon:** sommige organisaties wijzen zowel de rol van goedkeurder als die van toewijzer toe aan dezelfde persoon als deze zowel de goedkeuring als de doorsturing voor zijn rekening neemt Rollen die niet gecombineerd kunnen worden: * **Beoordelaar + andere hoofdrollen:** De rol van beoordelaar staat op zichzelf (behalve bij het voltooien van de workflow) * **Beheerder en controleur van verkoopfacturen of afhandeling van de workflow:** zorgt ervoor dat verkoop- en inkoopactiviteiten gescheiden blijven *** ### **Rollen bijwerken** Uw beheerder kan rollen op elk moment wijzigen. Veelvoorkomende redenen zijn onder meer: * **Promotie of functiewisseling:** iemand stapt over van opdrachtgever naar goedkeurder * **Nieuwe modules:** u activeert inkooporders en wijst rollen voor het aanmaken van inkooporders toe * **Personeelswijzigingen**: u herstructureert uw goedkeuringsprocessen * **Updates op het gebied van naleving:** u voegt de rollen ‘Auditor’ of ‘Archiefbezoeker’ toe om aan nieuwe wettelijke vereisten te voldoen Vermeld bij het melden van een probleem aan de Fitek-helpdesk altijd de rol(len) van de betrokken gebruiker — dit helpt ons om problemen sneller te reproduceren en op te lossen. *** ### **De juiste rol voor uw team kiezen** Begin met de vraag: “Wat moet deze persoon eigenlijk doen in Fitek?” * **Alles bekijken en beheren:** Beheerder * **De dagelijkse facturatie afhandelen:** Boekhouder * **Facturen doorsturen naar goedkeurders:** Toewijzer * **Facturen goedkeuren en bevestigen:** Goedkeurder * **Alleen goedkeuren, niet bewerken:** Beoordelaar * **De uiteindelijke beslissing nemen:** Werkstroom voltooien toevoegen * **Toekijken, niet ingrijpen:** Auditor * **Uw eigen onkosten indienen:** Onkostenmaker * **Oude gegevens opzoeken:** Archiefbekijker Als u twijfelt, begin dan met de beperktere rol en breid de toegangsrechten indien nodig uit. Dankzij het rolsysteem van Fitek heeft uw beheerder de volledige controle om dit op elk moment aan te passen. --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://fitek-learning.fitek.com/fitek-learning-space/dutch/getting-started/handleiding/gebruikersrollen.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.