# Aan de slag ## Kosten Met de module ‘Onkosten’ kunnen uw medewerkers onkostendeclaraties rechtstreeks vanaf hun telefoon indienen. Ze maken een foto van een bon, de belangrijkste gegevens worden automatisch herkend (indien ingeschakeld) en de declaratie doorloopt dezelfde goedkeuringsprocedure als uw facturen – waarna deze naar uw ERP-systeem wordt geëxporteerd. Het is ontworpen om tijd te besparen voor zowel medewerkers (geen papieren enveloppen, geen handmatig invoeren) als uw financiële afdeling (alle onkosten op één plek, met bijgevoegde bonnen). *** ### Wie kan Expenses gebruiken? **Expense Creator:** de belangrijkste functie voor medewerkers die hun eigen onkostendeclaraties indienen. Installeer de mobiele app, maak een foto van een bonnetje en dien deze in. **De accountant** bekijkt en verwerkt onkostendeclaraties in Fitek, net zoals facturen. Hij of zij kan deze goedkeuren, doorsturen naar managers of de gegevens controleren. **De beheerder** kan onkosten declareren via de app en beheert de instellingen op bedrijfsniveau en de gebruikerstoegang. Rollen worden toegewezen als onderdeel van uw gebruikelijke Fitek-gebruikersbeheer. *** ### De module ‘Uitgaven’ activeren **Wie doet dit:** Fitek Uw beheerder kan de benodigde rol toewijzen. Zodra deze is geactiveerd, krijgen medewerkers met de rol ‘Expense Creator’ het gedeelte ‘Expenses’ te zien in de mobiele app. *** ### Voor medewerkers: onkosten declareren **Installeer de Fitek-app** Verkrijgbaar in de App Store (iOS) en Google Play (Android). **Inloggen** Gebruik dezelfde inloggegevens als voor uw Fitek-webaccount. Kies uw bedrijf als u toegang hebt tot meerdere bedrijven. **Controleer de uitgaven** Zoek naar “Onkosten” in het app-menu. Als u dit niet ziet, is de module mogelijk niet geactiveerd voor uw bedrijf, of heeft uw gebruikersrol mogelijk geen toegang tot Onkosten. *** ### Een nieuwe onkostendeclaratie aanmaken **Stap 1: Open 'Uitgaven'** Tik op ‘Onkosten’ in het app-menu. Je ziet dan een lijst met je onkostendeclaraties, waarbij bij elke declaratie de status (Ingediend, In behandeling, Goedgekeurd, Afgewezen) en de basisgegevens worden weergegeven. **Stap 2: Maak een nieuwe uitgave aan** Tik op de knop ‘Uitgave aanmaken’ of op het pictogram ‘+’. **Stap 3: Een afbeelding van het aankoopbewijs uploaden** Kies: * **Camera**: maak nu meteen een foto van de kassabon * **Galerij**: kies een bestaande foto op je telefoon * **Bestanden**: kies een bestaand bestand op je telefoon Zorg ervoor dat de volledige kassabon goed zichtbaar en leesbaar is. **Stap 4: Laat de app de gegevens invullen (als mobiele OCR is ingeschakeld)** Als mobiele OCR is ingeschakeld, haalt de app automatisch het volgende eruit: * Datum * Totaalbedrag * Valuta * Belastinginformatie (indien zichtbaar) Als mobiele OCR niet is ingeschakeld, krijgt u een leeg formulier te zien en moet u alle velden handmatig invullen. **Stap 5: Controleer en vul de onkostengegevens in** Controleer en pas deze velden aan: * **Datum**: meestal overgenomen van de kassabon; indien nodig corrigeren * **Bedrag**: Totaalbedrag aan uitgaven * **Valuta**: De valuta die op de kassabon staat vermeld * **Belasting/btw**: eenvoudig of gedetailleerd, afhankelijk van de structuur van uw bedrijf * **Betaalwijze**: Hoe u hebt betaald: * Bedrijfskaart * Persoonlijke kaart * Contant geld * **Categorie/kostensoort:** Optioneel, afhankelijk van uw configuratie * **Beschrijving**: Vrije tekst waarin wordt aangegeven waarvoor de uitgave was * **Leverancier**: kies uit bestaande leveranciers of voeg direct een nieuwe toe **Stap 6: Een leverancier toevoegen of selecteren** Met de app kunt u nu rechtstreeks in het onkostenformulier een nieuwe leverancier aanmaken: * Tik op het veld ‘Leverancier’ om de bestaande leveranciers te bekijken * Tik bovenaan op 'Nieuwe leverancier toevoegen' * Vul het volgende in: * **Land** (standaard ingevuld op basis van uw bedrijf, maar kan worden gewijzigd) * **Bedrijfsnaam** (verplicht; maximaal 100 tekens) * Tik op 'Leverancier toevoegen' Voor deze onkostendeclaratie wordt de nieuwe leverancier gebruikt. Mocht uw accountant later meer gegevens (btw-nummer, adres) moeten bijhouden, dan kan hij of zij de leverancierskaart in Fitek Web bijwerken. **Stap 7: Opslaan of verzenden** * **Als concept opslaan (indien beschikbaar)**: de uitgave blijft in je lijst staan; je kunt deze later aanpassen voordat je hem indient * **Indienen**: Dien de onkosten in bij Fitek. Zodra je de onkosten hebt ingediend, kun je deze niet meer wijzigen in de app *** ### Nadat je hebt verzonden Zodra je op ‘Verzenden’ tikt: * De foto van de kassabon is bijgevoegd * De uitgave wordt in Fitek weergegeven als een factuur van het type 'uitgave' * Uw team leidt het door de goedkeuringsprocedure (manager, accountant of directe goedkeuring, afhankelijk van uw workflow) * Zodra de factuur is goedgekeurd, wordt deze net als elke andere factuur naar uw ERP-systeem geëxporteerd **Status bijhouden in de lijst met uitgaven:** * Ingediend → In behandeling → Goedgekeurd (of afgewezen) * Tik op een willekeurige uitgavenkaart om alle details, de afbeelding van de bon en statusupdates te bekijken *** ### Voor uw financiële afdeling: onkosten verwerken in Fitek #### Uitgaven opzoeken Open in Fitek Web het facturenregister en filter of zoek op: * Documenttype (Onkosten) * Naam leverancier of medewerker * Datum of bedrag De uitgaven worden weergegeven met de leveranciersgegevens, bedragen, belastinggegevens en bijgevoegde bon(nen). #### Wat uw accountant voor u kan doen **Bekijk de gegevens:** * Gegevens leverancier * Bedragen en btw * Betaalwijze (bedrijfskaart, eigen kaart, contant) * Kostenplaats, project of andere dimensies **Gebruik AI-suggesties** (als FitekAI is ingeschakeld): * Automatische voorstellen voor boekhoudcodes en kostentoewijzingen * AI leert in de loop van de tijd van uw goedkeuringspatronen **Goedkeuren of doorsturen:** * Directe goedkeuring door de financiële afdeling, of * Stuur het naar managers of eigenaren van kostenplaatsen ter goedkeuring, afhankelijk van uw workflow **Exporteren naar ERP:** * Zodra de uitgaven zijn goedgekeurd, worden ze meegenomen in uw volgende exportrun * In uw ERP-systeem geboekt als kosten en verplichtingen ten aanzien van werknemers (indien van toepassing) *** ### Why the “Expenses” module is important **Minder werk voor de werknemers** * Geen papieren bonnen in enveloppen * Foto + een paar toetsaanslagen in plaats van handmatige gegevensinvoer * Mobiele OCR betekent nog minder typen **Snellere goedkeuringen** * Uitgaven verschijnen vrijwel direct in Fitek * Managers en accountants krijgen duidelijke gegevens, bijgevoegde afbeeldingen en een volledig overzicht te zien **Betere controle en rapportage** * Alle uitgaven in hetzelfde systeem als de facturen * Filter op medewerker, kostenplaats, project of categorie * Exporteer consistente gegevens naar uw ERP-systeem voor analyse en belastingaangifte **Geïntegreerd met AI** * Als FitekAI is ingeschakeld, verminderen automatische suggesties voor onkostenboekingen de boekhoudkundige rompslomp * AI wordt steeds beter naarmate het jouw patronen leert kennen *** ### Checklist voor snelle installatie **Voor uw beheerder:** * ✓Controleer of de module ‘Uitgaven’ is geactiveerd in Fitek * ✓ Zorg ervoor dat mobiele OCR is ingeschakeld (aanbevolen) * ✓ Wijs de rol ‘Opstellers van onkostendeclaraties’ toe aan medewerkers die declaraties gaan \ indienen * ✓ Controleer de exportinstellingen zodat goedgekeurde onkosten in uw ERP terechtkomen **Voor werknemers (vóór het eerste gebruik):** * ✓ Installeer de FitekIN-app * ✓ Log in met uw Fitek-inloggegevens * ✓ Controleer of ‘Uitgaven’ in het app-menu staat **Voor uw financiële afdeling:** * ✓ Ontdek waar u uitgaven kunt vinden in het facturenregister * ✓ Zorg dat u de goedkeuringsprocedure begrijpt (directe goedkeuring of doorsturen naar de \ leidinggevende) * ✓ Gebruik AI-suggesties indien beschikbaar --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://fitek-learning.fitek.com/fitek-learning-space/dutch/expences/aan-de-slag.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.