# Pochopení stavů Každá faktura v Registru vydaných faktur má svůj stav. Tento stav vám říká, v jaké fázi životního cyklu se faktura nachází a jaké kroky (pokud vůbec nějaké) musíte podniknout dále. {% hint style="success" %} Existují 4 hlavní stavy: **Neodesláno, Chyba importu, Odesláno a Chyba doručení.** {% endhint %} Pochopení každého z nich vám pomůže udržet si přehled a přesně vědět, co vyžaduje vaši pozornost. *** ### Přehled stavů **Neodesláno (Unsent)** **Co to znamená:** Faktura je připravena k odeslání. Toto je první stav v procesu zpracování vydaných faktur. **Kdy se zobrazí:** * Poté, co **ručně vytvoříte** novou fakturu (bez chyb). * Poté, co **importujete fakturu přes PDF nebo API** (bez chyb). **Co dělat:** Fakturu zkontrolujte, abyste se ujistili, že je správná, a poté klikněte na **Odeslat e-fakturu,** aby byla doručena. *Příklad: Právě jste vytvořili fakturu SI-00451 pro firmu Tech Star Corp. V registru se objeví se stavem „Neodesláno“. Zkontrolujete údaje, kliknete na „Odeslat e-fakturu“ a faktura je na cestě.* *** **Chyba importu (Import issues)** **Co to znamená:** Něco se nepovedlo, když se Fitek pokoušel fakturu importovat nebo vytvořit. Faktura NEBYLA odeslána. **Kdy se zobrazí:** Tento stav je přiřazen, pokud má faktura některý z následujících problémů: * **Chybějící nebo neplatné povinné údaje:** * Povinné pole je prázdné (např. název firmy, DIČ). * Údaj má špatný formát (např. DIČ neodpovídá formátu dané země). * **Nesoulad částek (pouze pro importované faktury):** * Celková částka v hlavičce neodpovídá součtu položek faktury. * Většinou je to způsobeno chybou OCR při digitalizaci PDF. * **Duplicita:** * Stejná faktura byla importována dvakrát. * Fitek ji detekoval a označil jako duplicitní. **Co dělat:** **U ručně vytvořených faktur:** 1. Klikněte na fakturu a přečtěte si chybovou zprávu. 2. Problém opravte přímo ve Fiteku (doplňte chybějící údaje, opravte formát, opravte součet atd.). 3. Uložte změny. 4. Po opravě by se měl stav změnit na Neodesláno. 5. Následně fakturu odešlete. **U importovaných faktur:** 1. Klikněte na fakturu a podívejte se na chybovou zprávu. 2. Opravte problém ve vašem zdrojovém systému (PDF, API nebo ERP). 3. Importujte opravenou fakturu znovu do Fiteku. 4. Stav by se měl změnit na Neodesláno. 5. Následně fakturu odešlete. {% hint style="info" %} V současné době není možné importované faktury upravovat přímo v systému Fitek. Tato funkce bude dostupná v budoucích verzích. {% endhint %} #### Příklady: **Chybějící údaje:** Importujete PDF ze svého ERP systému. Fitek jej načte, ale všimne si, že chybí DIČ odběratele. Faktura se zobrazí se stavem Chyba importu (Import issues). Opravíte PDF ve svém zdrojovém systému, importujete jej znovu a nyní je stav Neodesláno (Unsent). Nyní ji můžete odeslat. **Nesoulad částek:** Importujete PDF fakturu. Fitek ji zdigitalizuje, ale celková částka v hlavičce (1 050 €) neodpovídá součtu položek (1 000 €). Pravděpodobně jde o chybu OCR. Zkontrolujete zdrojové PDF, opravíte položky nebo celkovou částku a provedete re-import. Stav se změní na Neodesláno (Unsent) a fakturu můžete odeslat. {% hint style="success" %} **Tip:** Stav Chyba importu (Import issues) obvykle znamená, že údaje chybí nebo jsou v nesprávném formátu. Chybová zpráva vám přesně řekne, co je třeba opravit. Jako první zkontrolujte údaje o odběrateli – tam bývá problém nejčastěji. {% endhint %} *** **Odesláno (Sent)** **Co to znamená:** Faktura byla úspěšně odeslána prostřednictvím sítě pro e-fakturaci. **Kdy se zobrazí:** * Poté, co u neodeslané faktury kliknete na **Odeslat e-fakturu.** * Pro faktury v síti **PEPPOL:** „Odesláno“ znamená, že faktura byla odeslána do sítě. * Pro faktury v systému **KSeF:** „Odesláno ✓“ (se zaškrtnutím) znamená, že faktura byla systémem KSeF přijata. **Co dělat:** Nic, faktura byla úspěšně doručena. V případě potřeby si můžete prohlédnout historii odesílání. *** **Chyba doručení (Delivery issues)** **Co to znamená**: Faktura byla odeslána, ale byla odmítnuta operátorem e-fakturace (PEPPOL, KSeF nebo podobná síť). Faktura NENÍ v systému vašeho odběratele. **Časté důvody chyb doručení:** * **Příjemce nebyl v síti e-faktur nalezen:** * Váš zákazník není registrován u operátora e-fakturace (PEPPOL, KSeF, RIK atd.). * NEBO se název, IČO nebo DIČ zákazníka neshoduje s tím, co má síť ve své databázi. * **Chybějící nebo nesprávně formátovaná data:** * Faktura postrádá údaje, které příjemce vyžaduje. * NEBO jsou data formátována nesprávně pro danou zemi. * Operátoři e-faktur mají složitá validační pravidla, která někdy zachytí problémy, jež Fitek nemohl předvídat. **Co dělat:** **U ručně vytvořených faktur:** 1. Klikněte na fakturu a přečtěte si chybovou zprávu od operátora e-fakturace. 2. Zjistěte, co se stalo: * Je to problém v údajích o zákazníkovi? (Špatné DIČ, špatný název?) * Jsou to data faktury? (Chybějící povinná pole?) 3. Problém opravte přímo ve Fiteku. 4. Znovu klikněte na Odeslat e-fakturu. **U importovaných faktur:** 1. Klikněte na fakturu a podívejte se na chybovou zprávu. 2. Opravte problém ve vašem zdrojovém systému. 3. Importujte opravenou fakturu znovu do Fiteku. 4. Znovu klikněte na Odeslat e-fakturu. #### Příklady: **Chyba v síti:** Ručně vytvoříte a odešlete fakturu SI-00452 zákazníkovi „Beta Corp“. PEPPOL ji odmítne s chybou: „Zákazník nebyl v síti PEPPOL nalezen“. Zkontrolujete profil zákazníka Beta Corp a zjistíte, že mají špatné DIČ. Opravíte ho ve Fiteku a znovu kliknete na „Odeslat e-fakturu“. Tentokrát ji PEPPOL přijme a stav se změní na **Odesláno.** **Chyba formátu:** Posíláte fakturu belgickému zákazníkovi. PEPPOL ji odmítne s hlášením: „Belgické registrační číslo MUSÍ být ve správném formátu“. Zkontrolujete registrační číslo zákazníka – chybí v něm počáteční kód „BE“. Přidáte „BE“ a odešlete znovu. PEPPOL fakturu přijme. {% hint style="info" %} Většina chyb doručení je způsobena nesprávnými údaji o odběrateli. Důkladně si u operátora e-fakturace ověřte, zda název, DIČ a registrační číslo (IČO) odpovídají očekávanému formátu. {% endhint %} *** #### Jak používat stavy k udržení pořádku **Najděte faktury, které vyžadují akci** **V Registru vydaných faktur použijte Filtr:** * Chcete-li najít faktury k odeslání: Nastavte filtr **Stav = Neodesláno**. Tyto jsou připraveny k expedici. * Chcete-li najít faktury s chybou při importu: Nastavte filtr **Stav = Chyba importu.** Tyto opravte jako první, než je odešlete. * Chcete-li najít faktury odmítnuté operátorem: Nastavte filtr **Stav = Chyba doručení.** Tyto opravte a odešlete znovu. **Příklad pracovního postupu:** 1. Filtr na **Chyba importu** → opravte všechny problémy. 2. Filtr na **Neodesláno** → odešlete všechny připravené faktury. 3. Filtr na **Chyba doručení** → opravte odmítnuté faktury a pošlete je znovu. Hotovo. **Sledujte, co bylo úspěšné** Nastavte filtr **Stav = Odesláno**, abyste viděli všechny úspěšně doručené faktury. U každé z nich si můžete zobrazit protokol odesílání a potvrdit si čas doručení. **Export faktur s chybami (připravovaná funkce)** V budoucnu budete moci exportovat faktury se stavy „Chyba importu“ nebo „Chyba doručení“ (včetně důvodů chyb), opravit je ve svém ERP systému a poté je znovu importovat do Fiteku. *** #### Životní cyklus stavů Takhle obvykle stavy v systému plynou: **Ruční vytvoření (úspěšné):** `Vytvořit fakturu` → `Neodesláno` → `Odeslat e-fakturu` → `Odesláno ✓` **Ruční vytvoření (odmítnuto operátorem):** `Vytvořit fakturu` → `Neodesláno` → `Odeslat e-fakturu` → `Chyba doručení` → `Oprava dat` → `Neodesláno` → `Odeslat e-fakturu` → `Odesláno ✓` **Import PDF (úspěšný):** `Import PDF` → `Neodesláno` → `Odeslat e-fakturu` → `Odesláno ✓` **Import PDF (neúplná nebo chybná data):** `Import PDF` → `Chyba importu` → `Oprava ve zdroji` → `Re-import` → `Neodesláno` → `Odeslat e-fakturu` → `Odesláno ✓` *** #### Proč jsou stavy důležité **Stavy vám pomáhají udržet si přehled a předcházet chybám:** * **Neodesláno** = „Připraveno k odeslání – nezapomeňte na mě.“ * **Odesláno** = „Úspěšně doručeno, není třeba nic dělat.“ * **Chyba importu** = „Opravte mě, importujte znovu a odešlete.“ * **Chyba doručení** = „Operátor mě odmítl, po opravě to zkuste znovu.“ Bez jasných stavů byste museli ručně sledovat, která faktura odešla, která měla problém a která čeká. Fitek to dělá za vás. *** #### Již brzy * **Sloupce s datem a kanálem odeslání:** Uvidíte přesně, kdy a přes kterou síť byla faktura odeslána. * **Přímá úprava importovaných faktur:** Opravujte chyby importu přímo v systému bez nutnosti nového nahrávání. * **Hromadný export s detaily chyb:** Exportujte faktury s chybami pro jejich hromadnou analýzu a opravu. *** #### Další kroky: * **Vytváření a odesílání faktur** – jste připraveni vytvořit svou první fakturu? * **Řešení problémů** – co dělat, když se něco nepovede. --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://fitek-learning.fitek.com/fitek-learning-space/czech-cestina/sales-invoices/zaciname/pochopeni-stavu.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.