# Digitalizace Digitalizace znamená, že faktury, které obdržíte jako soubory – hlavně jako PDF obrázky – jsou automaticky převedeny na strukturovaná data, která vidíte ve Fiteku, schvalujete pomocí svých potvrzovacích procesů a exportujete do svého účetního nebo ERP systému. Místo ručního vypisování údajů z faktur vytěží digitalizační služba Fitek klíčové informace (dodavatel, částky, data, položky) a připraví je pro váš schvalovací proces. Je to most mezi papírovými nebo PDF fakturami, které posílají vaši dodavatelé, a strukturovanými daty, která potřebuje váš ERP systém. *** ### Ako digitalizace funguje ### 1. Faktury dorazí do Fiteku Máte dva hlavní způsoby, jak posílat faktury do Fiteku k digitalizaci: **E-mailová schránka** * Fitek pro vaši společnost zřídí vyhrazenou e-mailovou adresu (například ). * Tuto adresu sdělíte svým dodavatelům a oni na ni posílají své PDF faktury e-mailem. * Schránka má jasné limity: jak dlouho jsou e-maily uchovávány, maximální velikost přílohy a které typy souborů jsou akceptovány. **SFTP** * Fitek poskytne SFTP účet, kam vy (nebo váš poskytovatel ERP) ukládáte soubory do předdefinovaných složek: * **digi\_input** – pro faktury, které vyžadují digitalizaci (PDF, JPG, JPEG). * **input** – pro faktury, které jsou již ve formátu XML (není nutná digitalizace). * Fitek soubory z těchto složek zpracovává automaticky. **Přínos pro zákazníka:** Místo toho, aby faktury přicházely na různá místa, máte jeden kontrolovaný vstupní bod. Tím se omezuje počet ztracených faktur a nutnost ručního přeposílání. *** ### 2. Fitek převádí PDF a obrázky na data Jakmile faktury dorazí do Fiteku: **Předběžné zpracování** Systém zkontroluje typ, velikost a formát souboru. Vaše konfigurace určuje, které typy souborů jsou přijímány a zda mají být XML e-faktury upřednostněny před PDF. **Digitalizace (OCR)** PDF a obrázky jsou odeslány do digitalizačního modulu Fitek, který vytěží klíčová data: * Název dodavatele a jeho údaje * Číslo a datum faktury * Částky a daně * Položky faktury (produkty/služby) – pokud je to součástí vašeho balíčku Digitalizační tým Fiteku pracuje se samostatnými frontami pro každého zákazníka, takže vaše specifické potřeby a výjimky jsou správně ošetřeny. **Digitalizační balíčky: Hlavička vs. Úplný rozpis položek** **Můžete si vybrat, co se bude digitalizovat:** * **Pouze hlavička:** Zachytí se pouze celkové částky faktury a základní účetní kódy. Ve Fiteku se to zobrazí jako jeden řádek. * **Hlavička + všechny položky:** Každý řádek faktury (produkty, služby) je digitalizován a viditelný ve Fiteku. **Vybírejte podle svých potřeb:** pokud potřebujete pouze celkové součty, varianta „pouze hlavička“ je jednodušší a nákladově efektivnější. Pokud požadujete podrobnou analýzu výdajů nebo párování s nákupními objednávkami, zvolte variantu „hlavička + položky“. *** ### 3. Data jsou připravena pro Fitek a váš ERP systém Po digitalizaci: **Převod do standardního formátu** Fitek převede digitalizovaná data do formátu XML vhodného pro Fitek a váš ERP systém (například estonská e-faktura v1.2 XML). **Schválení ve Fiteku** * **Pro plnohodnotné zákazníky Fiteku:** Digitalizované faktury se objeví ve vašem registru faktur, kde je váš tým schvaluje pomocí nastavených schvalovacích procesů (workflow). * **Pro zákazníky využívající pouze digitalizaci:** Faktury procházejí Fitekem jako tranzitním systémem (bez ručního schvalování). Jsou optimalizovány pro váš ERP a odeslány přímo dál. **Export do vašeho ERP** Jakmile jsou faktury schváleny (nebo automaticky potvrzeny), jsou exportovány prostřednictvím SFTP nebo jiných integrovaných metod. Máte pod kontrolou, co všechno bude součástí: soubory PDF, XML, jednotlivé položky atd. {% hint style="success" %} **Přínos pro zákazníka:** Získáte čisté a předvídatelné XML soubory, které váš ERP systém dokáže spolehlivě importovat – i když původní PDF faktury mohou vypadat pokaždé úplně jinak. {% endhint %} *** ### Podporováne formáty a kanály **Vstupní typy souborů:** * **PDF:** Hlavní formát pro dodavatelské i vydané faktury. * **JPG/JPEG:** Podporováno pro digitalizaci prostřednictvím SFTP a u vybraných nastavení e-mailové schránky. * **XML formáty e-faktur:** Systém je rozpozná a zpracuje přímo bez nutnosti digitalizace. **Kanály:** * **E-mailová schránka pro digitalizaci:** Určena pro přílohy ve formátu PDF a obrázky. * **SFTP:** Složky určené jak pro soubory k digitalizaci, tak pro již předformátované soubory XML. *** ### Rychlost a spolehlivost: SLA pri digitalizaci **SLA (Service Level Agreement)** garantuje, jak rychle Fitek převede vaše faktury do digitální podoby poté, co dorazí do systému. **Dostupná SLA (konfigurují se během onboardingu):** * **24 hodin (výchozí)** * **8 hodin** * **6 hodin** * **4 hodiny** * **1 hodina** **Jak to funguje:** Pokud je vaše SLA nastaveno na 24 hodin, u faktur přijatých dnes se zavazujeme k jejich digitalizaci do stejné doby příštího pracovního dne. Pokud je vaše SLA 4 hodiny, digitalizace proběhne během čtyř hodin. *** ### Co se stane, když se digitalizace nezdaří Někdy soubor nelze digitalizovat – kvalita obrazu je špatná, ve skutečnosti nejde o fakturu nebo je adresována nesprávné společnosti. **Oznámení o zamítnutí** Pokud k tomu dojde, Fitek zašle vašemu týmu (obvykle do schránky závazků – AP mailbox) e-mailové oznámení, ke kterému je přiložena chybná faktura. **Váš tým pak může:** * Kontaktovat dodavatele a vyžádat si kvalitnější verzi. * Opravit adresu příjemce. * Znovu odeslat soubor. **Přínos pro zákazníka:** O problematických fakturách víte hned, nezmizí beze stop a vy můžete okamžitě jednat. *** ### Business přínosy: Proč na digitalizaci záleží #### Méně manuální práce * Před digitalizací: Faktury chodí do různých e-mailových schránek. Někdo musí údaje ručně přepisovat do ERP systému. Přílohy jsou rozptýlené na mnoha místech. * S digitalizací: Dodavatelé posílají faktury na jednu adresu. Fitek je automaticky převede. Originální PDF soubory zůstávají propojené s daty. Váš tým se soustředí na výjimky a schvalování, nikoliv na vkládání dat. > Příklad: Firma obdrží 10 000 PDF faktur ročně. Ruční přepsání jedné faktury trvá 2–3 minuty, což znamená 400–500 odpracovaných hodin za rok. S digitalizací tato manuální práce odpadá. #### Rychlejší zpracování a lepší platební podmínky Faktury se ve Fiteku nebo ve vašem ERP objeví krátce po doručení. Schvalování může začít ještě týž den. Pokud využijete kratší SLA (4 hodiny místo 24), faktury od klíčových dodavatelů jsou zpracovány téměř v reálném čase. To vám pomáhá dodržovat termíny splatnosti a vyhýbat se poplatkům z prodlení. #### Vyšší kvalita dat a lepší reporting **Digitalizace přináší:** * Konzistentní evidenci dodavatelů, čísel faktur, sazeb daně a celkových částek. * Volitelné vytěžení položek pro podrobnou analýzu nákladů. * Reporty digitalizace, které ukazují, kolik faktur prochází OCR, kolik jich přichází jako e-faktury a kolik jich bylo zamítnuto. Tato data vám pomohou v rozhodování – například které dodavatele převést na čistou e-fakturaci nebo zda je vaše současné nastavení dostačující. #### Flexibilní nastavení pro různé potřeby * Digitalizace jako konverzní služba: Pokud preferujete práci výhradně ve vlastním ERP, můžete digitalizaci využít pouze pro převod dat (služba *Bypass Fitek*). * Plnohodnotný Fitek: Faktury jsou schvalovány, doplňovány o účetní data a exportovány s bohatší strukturou. * Digitalizace odchozích faktur: Můžete digitalizovat i své vydané faktury a převádět PDF na e-faktury, které obdrží vaši zákazníci. #### Ve zkratce Vaši dodavatelé posílají faktury e-mailem nebo přes SFTP přímo do Fiteku. Fitek je automaticky převede na strukturovaná data v rámci dohodnutého časového rámce (SLA). Faktury se následně zobrazí ve Fiteku připravené ke schválení a exportu do vašeho ERP ve standardním formátu XML. Originální PDF soubory zůstávají vždy připojené. Pokud dojde k chybě, váš tým obdrží jasné upozornění, takže se žádná faktura neztratí. *** #### Příjem XML (XML intake) Příjem XML znamená, že faktury do Fiteku dorazí již jako strukturované elektronické soubory, nikoli jako PDF nebo obrázky. Místo toho, aby Fitek fakturu digitalizoval (vytěžoval), načte data přímo z XML a převede je do standardního formátu, kterému rozumí FitekIN i váš ERP systém. Představte si to jako rozdíl mezi tím, když dostanete ručně psanou fakturu, kterou musíte sami přepsat, a fakturou, která je již digitální a připravená k okamžitému použití. *** ### Jak funguje příjem XML – Došlé dodavatelské faktury Jak XML dorazí XML faktury můžete do Fiteku posílat dvěma způsoby: * **Přes SFTP:** Nahrajete XML soubory do složky input ve vašem SFTP účtu. Fitek tyto soubory rozpozná jako již strukturované faktury a okamžitě je zpracuje. * **E-mailem:** Vaše sběrná e-mailová schránka pro faktury může přijímat XML přílohy. Pokud je v nastavení schránky povoleno zpracování e-faktur, Fitek s těmito XML přílohami nakládá jako se strukturovanými fakturami. V obou případech není nutný krok digitalizace (OCR). XML jde rovnou ke konverzi. *** #### Konverze do formátu Fitek **Když XML dorazí:** 1. Fitek detekuje, že jde o XML (nikoliv PDF nebo obrázek). 2. Všechna data jsou namapována do interní struktury Fiteku: * **Strany:** Dodavatel, odběratel. * **Hlavička:** Číslo faktury, data, celkové částky, měna, platební podmínky. * **Položky:** Produkty, služby, množství, ceny. 3. Jsou přidána metadata (z jakého kanálu faktura přišla, informace, že jde o e-fakturu). 4. Zkonvertovaná faktura se zobrazí ve vašem registru faktur Fitek připravená ke schválení. > **Poznámka:** Pokud používáte konfiguraci „Bypass“ (pouze digitalizace/konverze bez schvalování ve Fiteku), faktura je automaticky nastavena do stavu k exportu a přeposlána do vašeho ERP. *** #### Přílohy u XML Dodavatelé často posílají XML společně s kopií v PDF ve stejném e-mailu. Fitek v takovém případě používá XML jako směrodatný zdroj dat a PDF ponechává jako připojenou přílohu pro vaši vizuální kontrolu. *** ### Proč na příjmu XML záleží #### Nejvyšší kvalita dat Data v XML formátu přicházejí od vašeho dodavatele nebo z jeho ERP systému již strukturovaná. Fitek nemusí nic „odhadovat“ z nejasných skenů nebo netradičních rozvržení faktur. Zcela tak odpadá riziko chyb OCR způsobených: * **Špatnou kvalitou obrazu** * **Atypickým rozložením prvků na faktuře** * **Ručně psanými poznámkami** **Výsledek:** Vyšší přesnost, méně manuálních oprav a méně zbytečné komunikace s dodavateli. *** #### Mnohem rychlejší zpracování Díky absenci digitalizačního kroku jsou XML faktury ve Fiteku k dispozici téměř okamžitě po doručení. Je vyžadováno pouze směrování, mapování a validace. **To může výrazně zkrátit dobu:** * **Od vystavení faktury dodavatelem -** po její zobrazení ve vašem Fiteku. * O**d vytvoření vydané faktury ve vašem ERP -** po její doručení zákazníkovi. *** #### Jeden konzistentní formát pro váš ERP Bez ohledu na to, jak dodavatelé naformátovali své původní faktury nebo jaký kanál použili (SFTP či e-mail), váš ERP systém obdrží vždy stejnou a předvídatelnou XML strukturu. To znamená: * **Snadnější mapování a údržbu ERP.** * **Jedno mapování na XML Fiteku** namísto mnoha mapování na různé formáty dodavatelů. * **Spolehlivější automatizaci a integrace.** *** #### Úplná transparentnost a dohledatelnost Každá faktura nese metadata o tom, přes který kanál přišla a v jakém byla formátu. Pokud něco neodpovídá vašemu očekávání, podpora Fitek může snadno prověřit celou cestu zpracování – od přijetí přes Fitek až po export. *** ### Kdy využít příjem XML (XML intake) #### Kdy je příjem XML nejvhodnější pro došlé dodavatelské faktury: * **Dodavatelé, kteří již umí posílat strukturované elektronické faktury** (buď přímo ze svého systému, nebo prostřednictvím exportu do XML). * **Dodavatelé, kteří si zatím nevybrali partnera pro e-fakturaci – příjem XML** je skvělý mezistupeň v době, kdy zvažují nebo přecházejí na plnohodnotné e-fakturační kanály. * **Strategičtí nebo velkoobjemoví dodavatelé** (např. telekomunikační operátoři nebo dodavatelé energií, kteří vystavují tisíce faktur ročně). * **Komplexní faktury s mnoha položkami**, slevami nebo složitými daňovými pravidly. * **Případy, kdy plánujete využívat automatizaci** nebo automatické párování ve Fiteku či ve vašem ERP systému. *** #### PDF + digitalizaci si ponechte pro: * **Dodavatele, kteří zatím XML neumí posílat.** * **Přechodná období**, kdy se vaši dodavatelé na zasílání XML nebo na plnohodnotnou e-fakturaci teprve připravují. *** #### Ve zkratce XML faktury přicházejí jako strukturovaná data, nikoliv jako obrázky. Fitek je převádí přímo, bez nutnosti skenování nebo vytěžování (OCR). Díky tomu získáte nejvyšší možnou kvalitu dat, rychlejší zpracování a nižší náklady, což oceníte zejména u strategických nebo velkoobjemových dodavatelů. PDF verze je v systému stále k dispozici pro vaši vizuální kontrolu. --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://fitek-learning.fitek.com/fitek-learning-space/czech-cestina/purchase-invoices/prijem-prijatych-faktur/digitalizace.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.