# Začíname ## **Výdaje** Modul Výdaje umožňuje vašim zaměstnancům odesílat vyúčtování výdajů přímo z jejich telefonů. Vyfotí účtenku, klíčová data jsou automaticky rozpoznána (pokud je funkce zapnuta) a výkaz projde stejným schvalovacím procesem jako vaše faktury – poté se exportuje do vašeho ERP. Je navržen tak, aby šetřil čas jak zaměstnancům (žádné papírové obálky, žádné ruční vypisování), tak vašemu finančnímu týmu (všechny výdaje na jednom místě, s přiloženými účtenkami). *** ### Kdo může používat Výdaje * **Tvůrce výdajů:** Hlavní role pro zaměstnance, kteří podávají vlastní výkazy výdajů. Stačí si nainstalovat mobilní aplikaci, vyfotit účtenku a odeslat. * **Účetní:** Prohlíží a zpracovává výkazy výdajů ve Fiteku podobně jako faktury. Může je schvalovat, směrovat k manažerům nebo kontrolovat podrobnosti. * **Administrátor:** Může podávat výdaje v aplikaci a spravuje nastavení na úrovni společnosti a přístup uživatelů. Role jsou přidělovány v rámci běžné správy uživatelů ve Fiteku. ### Aktivace modulu Výdaje **Kdo to provádí: Fitek** Váš administrátor může přiřadit potřebnou roli. Jakmile je modul aktivován, zaměstnanci s rolí **Tvůrce výdajů** uvidí sekci Výdaje v mobilní aplikaci. *** #### Pro zaměstnance: podání výdaje Instalace mobilní aplikace Fitek K dispozici v **App Store (iOS) a Google Play (Android).** **Přihlášení** Použijte stejné přihlašovací údaje jako do svého webového účtu Fitek. Pokud máte přístup k více společnostem, vyberte tu správnou. **Kontrola modulu** Výdaje V menu aplikace vyhledejte položku „Výdaje“. Pokud ji nevidíte, modul nemusí být pro vaši společnost aktivován nebo vaše uživatelská role nezahrnuje přístup k výdajům. *** ### **Vytvoření nového výkazu výdajů** **Krok 1:** Otevřete Výdaje Klepněte na položku Výdaje v menu aplikace. Zobrazí se seznam vašich výkazů výdajů, u každého s uvedeným stavem (Odesláno, Ke schválení, Schváleno, Zamítnuto) a základními údaji. **Krok 2:** Zahajte nový výdaj Klepněte na tlačítko „Vytvořit výdaj“ nebo na ikonu „+“. **Krok 3:** Poskytněte snímek účtenky Vyberte si: * **Fotoaparát:** pořiďte snímek účtenky právě teď * **Galerie:** vyberte existující obrázek z telefonu * **Soubory:** vyberte existující soubor z telefonu Ujistěte se, že je celá účtenka viditelná a čitelná. **Krok 4:** Nechte aplikaci vyplnit údaje (pokud je aktivní Mobile OCR) Pokud je funkce Mobile OCR aktivní, aplikace automaticky vytěží: * **Datum** * **Celkovou částku** * **Měnu** * **Informace o dani (pokud jsou viditelné)** Pokud funkce Mobile OCR není aktivována, zobrazí se prázdný formulář a všechna pole musíte vyplnit ručně. **Krok 5:** Zkontrolujte a doplňte podrobnosti výdaje Zkontrolujte a upravte tato pole: * **Datum:** Obvykle převzato z účtenky; v případě potřeby opravte * **Částka:** Celková částka výdaje * **Měna:** Měna uvedená na účtence * **Daň/DPH:** Jednoduché nebo podrobné v závislosti na nastavení vaší společnosti * **Typ platby: Jak jste platili:** * Firemní karta * Soukromá karta * Hotovost * **Kategorie/Typ nákladu:** Volitelné, v závislosti na vašem nastavení * **Popis:** Libovolný text o tom, čeho se výdaj týkal * **Dodavatel:** Vyberte ze stávajících dodavatelů nebo přidejte nového přímo za pochodu **Krok 6:** Přidejte nebo vyberte dodavatele Aplikace nyní umožňuje vytvořit nového dodavatele přímo ve formuláři výdaje: 1. Klepněte na pole Dodavatel pro zobrazení stávajících dodavatelů. 2. Klepněte na **„Přidat nového dodavatele“** v horní části. 3. Vyplňte: * **Země** (předvyplněno podle vaší společnosti, lze změnit) * **Název společnosti** (povinné; do 100 znaků) 4. Klepněte na Přidat dodavatele. Nový dodavatel se použije pro tento výkaz výdajů. Pokud bude účetní později potřebovat doplnit další údaje (DIČ, adresa), může kartu dodavatele aktualizovat ve webovém rozhraní Fitek. **Krok 7:** Uložit nebo odeslat * Uložit jako koncept (pokud je k dispozici): Ponechá výdaj ve vašem seznamu; před odesláním jej můžete později upravit. * Odeslat: Odešle výdaj do Fiteku. Po odeslání jej již v aplikaci nemůžete měnit. *** ### **Po odeslání** **Jakmile klepnete na Odeslat:** * Fotografie účtenky se přiloží jako příloha. * Výdaj se ve Fiteku zobrazí jako faktura typu „výdaj“. * Váš tým jej nasměruje do schvalovacího procesu (manažer, účetní nebo přímé schválení v závislosti na vašem workflow). * Po schválení je exportován do vašeho ERP stejně jako jakákoli jiná faktura. **Sledujte stav v seznamu Výdaje:** * Odesláno → Ke schválení → Schváleno (nebo Zamítnuto) * Klepnutím na kartu jakéhokoli výdaje zobrazíte úplné podrobnosti, snímek účtenky a aktualizace stavu. *** ### **Pro váš finanční tým: zpracování výdajů ve Fiteku** **Vyhledávání výdajů** Ve webovém rozhraní Fitek **otevřete Knihu faktur** a filtrujte nebo hledejte podle: * Typu dokumentu **(Výdaj)** * Jména dodavatele nebo zaměstnance * Data nebo částky Výdaje se zobrazují s údaji o dodavateli, částkami, informacemi o dani a přiloženou účtenkou (nebo účtenkami). **Co může váš účetní dělat Kontrola dat:** * Údaje o dodavateli * Částky a DPH * Typ platby (firemní karta, soukromá karta, hotovost) * Nákladové středisko, projekt nebo jiné dimenze **Využití AI návrhů (pokud je aktivní FitekAI):** * Automatické návrhy účetních kódů a alokací nákladů * AI se postupem času učí z vašich schvalovacích vzorců **Schválení nebo směrování:** * Přímé schválení finančním oddělením, nebo * Odeslání manažerům či vlastníkům nákladových středisek ke schválení v závislosti na vašem workflow **Export do ERP:** * Po schválení jsou výdaje zahrnuty do příštího exportu * V ERP se zaúčtují jako náklady a závazky vůči zaměstnancům (je-li to relevantní) *** ### **Proč na modulu Výdaje záleží** **Méně práce pro zaměstnance** * Žádné papírové účtenky v obálkách. * Fotka + minimální psaní namísto ručního zadávání dat. * Funkce Mobile OCR znamená ještě méně vypisování. **Rychlejší schvalování** * Výdaje se ve Fiteku objeví téměř okamžitě. * Manažeři a účetní vidí jasná data, přiložené snímky a kompletní historii. **Lepší kontrola a reporting** * Všechny výdaje jsou ve stejném systému jako faktury. * Možnost filtrovat podle zaměstnance, nákladového střediska, projektu nebo kategorie. * Export konzistentních dat do vašeho ERP pro analýzu a daňové výkaznictví. **Integrované s AI** * Pokud je aktivní FitekAI, automatické návrhy na zaúčtování výdajů snižují objem účetní práce. * AI se postupem času zlepšuje, jak se učí vaše vzorce chování. *** ### **Rychlý kontrolní seznam pro nastavení** **Pro vašeho administrátora:** * Potvrdit u Fiteku, že je modul Výdaje aktivován. * Zajistit, aby byla zapnuta funkce Mobile OCR (doporučeno). * Přiřadit roli „Tvůrce výdajů“ zaměstnancům, kteří budou výdaje podávat. * Ověřit nastavení exportu, aby se schválené výdaje dostaly do vašeho ERP. **Pro zaměstnance (před prvním použitím):** * Nainstalovat mobilní aplikaci FitekIN. * Přihlásit se pomocí přihlašovacích údajů do Fiteku. * Zkontrolovat, zda se v menu aplikace zobrazuje položka Výdaje. **Pro váš finanční tým:** * Vědět, kde v Knize faktur hledat výdaje. * Rozumět vašemu schvalovacímu workflow (přímé schválení nebo směrování na manažery). * Využívat AI návrhy, jsou-li k dispozici. --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://fitek-learning.fitek.com/fitek-learning-space/czech-cestina/expences/zaciname.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.